Μια αναφορά επίτευξης αναφέρει λεπτομερώς τους στόχους που επιτεύχθηκαν σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Για τις μικρές επιχειρήσεις, αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την παρακολούθηση των επιτυχιών, τη διασφάλιση κερδοφορίας και τη βελτίωση διαδικασιών και διαδικασιών. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να γνωστοποιήσετε τα επιτεύγματά σας στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, στους επενδυτές και στους πελάτες.
Προετοιμασία για να γράψετε μια αναφορά επίτευξης
Οι εκθέσεις για την ολοκλήρωση απαιτούν μεγάλη συγκέντρωση πληροφοριών και προετοιμασία εργασιών. Είναι σημαντικό να έχετε τα απαραίτητα δεδομένα στο χέρι πριν ξεκινήσετε. Αν γνωρίζετε ότι θα γράψετε μια αναφορά επιτυχίας για το επόμενο οικονομικό έτος, για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε την καταγραφή όλων των σημαντικών επιτευγμάτων που συμβαίνουν σε ένα περιοδικό. Με αυτόν τον τρόπο, όταν έρθει η ώρα να γράψετε την έκθεσή σας, θα έχετε ολοκληρώσει πολλές προετοιμασίες.
Είναι επίσης καλή ιδέα να ορίσετε σαφώς το κοινό για την αναφορά σας. Για παράδειγμα, θα αποσταλεί η αναφορά σας στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου για τη μικρή επιχείρησή σας ή θα χρησιμοποιηθεί μόνο εσωτερικά για τους υπαλλήλους; Θα απελευθερώσετε την αναφορά επιτυχίας σας στο κοινό ή θα είναι μόνο για επενδυτές και επιχειρηματίες κεφαλαίων; Απαντώντας σε αυτούς τους τύπους ερωτήσεων, μπορείτε να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπεριλάβετε. Εάν θα καταστήσετε δημόσια την έκθεση επίτευξης, τότε ίσως θελήσετε να μην συμπεριλάβετε στην έκθεση σας οποιεσδήποτε ιδιοκτησιακές ή εμπιστευτικές πληροφορίες.
Αποφασίστε το χρονικό πλαίσιο για την αναφορά σας. Ορισμένες οργανώσεις δημοσιεύουν μια έκθεση επίτευξης κάθε δημοσιονομικό ή ημερολογιακό έτος, ενώ άλλοι προτιμούν να το κάνουν τριμηνιαία ή δύο φορές. Λαμβάνοντας υπόψη το χρονικό πλαίσιο, θα γνωρίζετε πότε θα ξεκινήσετε την καταγραφή των επιτευγμάτων.
Πληροφορίες προς Συμπερίληψη
Ο στόχος μιας έκθεσης επίτευξης είναι να δείξει στον αναγνώστη τι έχει επιτύχει η επιχείρησή σας εντός δεδομένης χρονικής περιόδου. Ξεκινήστε με μια σύντομη περίληψη, η οποία δίνει μια εικόνα για την απόδοση της επιχείρησής σας και παρέχει μια επισκόπηση του τι θα βρεθεί στην αναφορά. Η δομή της αναλυτικής αναφοράς θα πρέπει να περιλαμβάνει στόχους που ο ίδιος ο ίδιος ορίζει για τον εαυτό του, τον τρόπο με τον οποίο επιτεύχθηκαν, συγκεκριμένες μετρήσεις επιτυχίας, προκλήσεις που αντιμετώπισε η επιχείρησή σας, συγκεκριμένες αλλαγές που έκανε ο οργανισμός σας στον κλάδο σας και την αξία της επιχείρησής σας στο σύνολό της. Συμπεριλαμβανομένου του επιχειρηματικού σας οράματος και των δηλώσεων αποστολής σας είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος να ενημερώσετε τον αναγνώστη σχετικά με το τι είναι ο οργανισμός σας.
Να είστε βέβαιος να συμπεριλάβετε παραδείγματα ουσιαστικού επιτεύγματος σε όλη την έκθεση, να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, εάν ένας από τους κύριους επιχειρηματικούς στόχους σας ήταν να υπογράψετε 25 ολοκαίνουργους λογαριασμούς πελατών, και πέτυχε αυτόν τον στόχο υπογράφοντας το 30, μπορείτε να δώσετε λεπτομέρειες για το πώς το κάνατε αυτό. Όχι μόνο έχετε επιτύχει το στόχο σας, αλλά το ξεπεράσατε αλλάζοντας τη στρατηγική πωλήσεων σας, προσλαμβάνοντας έναν νέο διευθυντή μάρκετινγκ και αναπτύσσοντας μια στενή διοχέτευση πωλήσεων. Αυτό όχι μόνο δείχνει στον αναγνώστη ότι ικανοποιήσατε τους στόχους σας, αλλά τους λέει περισσότερα για την αξία που η εταιρεία σας φέρνει στο επιχειρηματικό τοπίο. Με λεπτομερείς λεπτομέρειες, παρουσιάζετε τη στρατηγική πίσω από τις ενέργειες.
Πώς να μορφοποιήσετε μια αναφορά ολοκλήρωσης
Αντί να γράφετε αρκετές σελίδες πυκνών παραγράφων, οι οποίες μπορεί να είναι δύσκολο να απορροφηθούν, είναι καλύτερο να διαφοροποιήσετε τη μορφοποίηση της αναφοράς σας. Συμπεριλάβετε φωτογραφίες της επιχείρησής σας και των εργαζομένων σας που βοήθησαν στην επίτευξη των στόχων σας. Δημιουργήστε ενημερωτικά στοιχεία που εμπλέκουν τον αναγνώστη και μοιραστείτε μια ιστορία σχετικά με τα επιτεύγματα. Χρησιμοποιήστε λογισμικό έκδοσης desktop για να δημιουργήσετε ένα γυαλισμένο και επίσημο έγγραφο που καλεί τον αναγνώστη να ασχοληθεί με όλο το περιεχόμενο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε χρησιμοποιήσει έναν συνδυασμό σημείων παραγράφου και σημείων κουκκίδων καθώς και μια ποικιλία επικεφαλίδων για την οργάνωση της αναφοράς σας.
