Οι εξωτερικοί έλεγχοι αποτελούν ουσιαστικά εκτιμήσεις για κάποια πτυχή της λειτουργίας μιας εταιρείας. Ο έλεγχος μπορεί να εστιάζεται στη δομή και την καταλληλότητα των οικονομικών της εταιρείας, στη νομική και δεοντολογική συμμόρφωση με τα νομικά και βιομηχανικά πρότυπα που σχετίζονται με τις επιχειρησιακές διαδικασίες ή στην αξιολόγηση της συμμόρφωσης του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης. Ένας εξωτερικός έλεγχος διεξάγεται πάντοτε από ένα μέρος που δεν έχει προσωπικό ή οικονομικό συμφέρον στην επιχείρηση ή τις δραστηριότητές της. Ανεξάρτητα από το είδος του εξωτερικού ελέγχου, υπάρχουν μερικές βασικές διαδικασίες που θα εμπλέκονται πάντοτε.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Σύνδεση στο Internet
-
Χαρτί και μολύβι
-
Πρόσβαση σε βασικούς υπαλλήλους
-
Εταιρικά αρχεία
Συναντήστε με τη διοίκηση της εταιρείας ή / και στελέχη για να καθορίσετε τις περιφέρειες του ελέγχου. Εάν ο έλεγχος επικεντρώνεται κυρίως στα οικονομικά, αυτό συνεπάγεται συνάντηση με τον οικονομικό διευθυντή του οργανισμού, καθώς και με το βασικό λογιστικό προσωπικό. Σε άλλες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού ή υπαλλήλους που εποπτεύουν τις καθημερινές εργασίες του δαπέδου παραγωγής.
Εξερευνήστε την εταιρεία στο διαδίκτυο. Μάθετε τι μπορείτε να βρείτε σε αναφορές πολυμέσων, πίνακες μηνυμάτων και σε άλλα μέρη γύρω από το Διαδίκτυο που μπορεί να σχετίζονται με τη διαδικασία ελέγχου. Αυτό βοηθά κυρίως κατά τη διεξαγωγή ελέγχων που σχετίζονται με θέματα εκτός από τη λογιστική, παρόλο που η έρευνα θα μπορούσε να αποδώσει ορισμένα σημαντικά στοιχεία που σχετίζονται με τον οικονομικό έλεγχο.
Συγκεντρώστε σχετικά έγγραφα και δεδομένα. Αυτό σημαίνει την απόκτηση πρόσβασης τόσο σε έγγραφα χαρτιού όσο και σε οποιαδήποτε ηλεκτρονικά συστήματα που χρησιμοποιούνται για τη συγκέντρωση των σχετικών πληροφοριών. Τα δεδομένα μπορεί να προέρχονται από ντουλάπια αρχείων, εσωτερική ηλεκτρονική αποθήκευση ή περιλαμβάνουν την εξασφάλιση πιστοποιήσεων πρόσβασης σε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε απομακρυσμένο διακομιστή.
Διαβάστε όλα τα σχετικά δεδομένα. Αυτά περιλαμβάνουν έντυπα αντίγραφα καθώς και ηλεκτρονικά αρχεία. Η εξοικείωση τόσο με τον τύπο της τεκμηρίωσης που γίνεται όσο και με το πόσο λεπτομερείς είναι οι πληροφορίες που θα προκύψουν θα αποτελέσει τη βάση για να κατανοήσετε τι πρέπει να αναζητήσετε και πού να βρείτε αυτό που χρειάζεστε.
Προετοιμάστε μια λίστα ερωτήσεων και παρουσιάστε τις επαφές σας στον οργανισμό. Οι ερωτήσεις θα έχουν έρθει στο μυαλό κατά την ανάγνωση μέσω των παρεχόμενων δεδομένων. Αυτό μπορεί να σας επιτρέψει να βρείτε περισσότερες πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να συμπληρώσετε τα κενά στα δεδομένα που έχετε ήδη ελέγξει.
Οργανώστε τα δεδομένα και τις απαντήσεις στις ερωτήσεις. Ο συνδυασμός όλων των εισροών σε μια μορφή με την οποία μπορείτε εύκολα να εργαστείτε θα επιταχύνει τη διαδικασία του ελέγχου.
Αξιολογήστε τα δεδομένα με τα δάχτυλά σας. Αυτό θα σημάνει τον εντοπισμό τομέων όπου η εταιρεία φαίνεται να συμμορφώνεται, καθώς και την επισήμανση τομέων που δεν συμμορφώνονται και θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν κάποια πρόσθετη προσοχή.
Προτάσεις για βελτίωση. Αν και αυτό δεν είναι πάντοτε η λειτουργία ενός εξωτερικού δημοσιονομικού ελέγχου, είναι όλο και πιο κοινό για τους ελεγκτές να παρέχουν συμβουλές σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης των υπαρχόντων συστημάτων, ώστε η πράξη να είναι περισσότερο σύμφωνη με τα πρότυπα της βιομηχανίας ή των κυβερνήσεων.
Συμβουλές
-
Καθορίστε τις περιφέρειες του ελέγχου πριν ξεκινήσετε την εργασία. Δεν έχει νόημα να εστιάζουμε στα οικονομικά όταν ο σκοπός του ελέγχου είναι να αξιολογήσει την ποιότητα των προσπαθειών του Οργανισμού για Ανθρώπινο Δυναμικό.
Προειδοποίηση
Βεβαιωθείτε ότι όλες οι αξιολογήσεις και οι προτάσεις ανταποκρίνονται στα νομικά πρότυπα και κανονισμούς που σχετίζονται με τη δικαιοδοσία στην οποία εδρεύει ή / και λειτουργεί ο οργανισμός. Εάν δεν το κάνετε, θα οδηγήσει σε φθορά για τον ελεγκτή και θα μπορούσε να οδηγήσει σε κάποιο είδος προσφυγής.
