Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή σε οποιαδήποτε από τις εκατοντάδες των ξένων προξενείων ανά τον κόσμο. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε πληροφορίες για τις θεωρήσεις ή τα ταξίδια σας, να διερευνήσετε τις δυνατότητες του εξωτερικού εμπορίου, να διεξαγάγετε έρευνα για τις εξωτερικές υποθέσεις ή να γράψετε μια συστατική επιστολή για έναν φοιτητή που ταξιδεύει στο εξωτερικό για πρακτική άσκηση.
Προσδιορίστε το όνομα, τον τίτλο και τη διεύθυνση του ατόμου στον οποίο απευθύνετε την επιστολή. Κάθε ξένο προξενείο διαθέτει έναν λεπτομερή ιστότοπο που παρέχει έναν κατάλογο προσωπικού μαζί με συνδέσμους σε διάφορα τμήματα, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε το πρόσωπο στο οποίο πρέπει να απευθυνθείτε στην αλληλογραφία σας.
Ακολουθήστε το παραδοσιακό επιχειρησιακό πρωτόκολλο κατά τη σύνταξη επιχειρηματικής επιστολής στο προξενείο. Χρησιμοποιήστε το πλήρες ονοματεπώνυμο και τον τίτλο, το τμήμα και την προξενική διεύθυνση του ατόμου, διαμορφωμένο ανά διεθνές ταχυδρομικό σύστημα της χώρας. Κάθε χώρα διαφέρει, ακολουθήστε τις οδηγίες που αναφέρονται στην ενότητα "επικοινωνήστε μαζί μας" στην ιστοσελίδα του προξενείου. Αν στέλνετε ένα έντυπο αντίγραφο, συμπεριλάβετε την ημερομηνία στην επάνω δεξιά γωνία της επιστολής σας. Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφέρετε σαφώς τον σκοπό της αλληλογραφίας σας στη γραμμή θέματος.
Γράψτε μια εισαγωγική επιστολή που περιλαμβάνει μια εξήγηση για το ποιος είστε, από πού είστε, γιατί γράφετε και αν γράφετε για λογαριασμό άλλου ατόμου ή τον εαυτό σας. Εάν γράφετε για λογαριασμό μιας εταιρείας, μιας κυβερνητικής οντότητας, ενός διεθνούς οργανισμού ή ενός εκπαιδευτικού ιδρύματος, σημειώστε την ονομασία και δηλώστε τον τίτλο και τα διαπιστευτήρια σας.
Γράψτε μια απλή δήλωση που συνοπτικά αλλά συνοπτικά περιγράφει το σκοπό της αλληλογραφίας σας. Η μεταφρασμένη ή ερμηνευμένη γλώσσα μπορεί συχνά να έχει διπλές έννοιες, οπότε φροντίστε να αποφύγετε την ορολογία ή τις ομιλίες που ίσως δεν είναι εύκολα κατανοητές από έναν ξένο αναγνώστη. Για παράδειγμα, θα πρέπει να αντικατασταθεί η φράση "Θέλω να αγγίξω τη βάση μαζί σας", "Σας γράφω για να σας ρωτήσω …"
Περιορίστε την επιστολή σας σε ένα μόνο θέμα και προσδιορίστε το αποτέλεσμα που επιθυμείτε από την αλληλογραφία.
Τερματίστε την επιστολή με μια ευχαριστία και δώστε λεπτομέρειες για το πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε. Συμπεριλάβετε πάντοτε το πλήρες όνομά σας. Ποτέ μην παραποιείτε ή κάνετε παραπλανητικές ή δυνητικά απειλητικές δηλώσεις σε μια επιστολή προς ένα ξένο προξενείο.
Συμβουλευτείτε το τοπικό σας ταχυδρομείο σχετικά με τις απαιτήσεις ταχυδρομικών αποστολών και τον εκτιμώμενο χρόνο παράδοσης. Αν περιβάλλετε ένα φάκελο με αυτοκόλλητο, σφραγισμένο φάκελο, για να εξασφαλίσετε μια γρήγορη απάντηση στην επιστολή σας, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε το κατάλληλο ταχυδρομείο των Η.Π.Α. στο φάκελο επιστροφής.
Συμβουλές
-
Οι ξένες ιστοσελίδες των προξενείων των Ηνωμένων Πολιτειών είναι γραμμένες στα αγγλικά, ενώ τα διεθνή προξενεία εξωτερικού είναι συνήθως γραμμένα στη μητρική γλώσσα της χώρας, με σύνδεση σε αγγλική έκδοση.
