Οι επιστολές επιχειρήσεων προς τους διευθυντές γράφονται για να τους ενημερώσουν για τις σημαντικές λεπτομέρειες της επιχείρησης. Γίνονται γενικά από τους ιδιοκτήτες της εταιρείας, μέλη του διοικητικού συμβουλίου, πελάτες ή άλλες επιχειρήσεις. Η γραφή επιστολών επιχειρήσεων αντικατοπτρίζει έναν μοναδικό σκοπό και τονίζει την εξειδίκευση. Γράψτε την επαγγελματική επιστολή επίσημα και επαγγελματικά, και πάντοτε κατευθείαν στο σημείο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Στυλό
Γράφοντας μια Επιχειρηματική Επιστολή
Καθορίστε τον λόγο για τον οποίο γράφετε το γράμμα. Όταν γράφετε μια επιστολή στους διαχειριστές μίας επιχείρησης, καθορίστε έναν σαφή και συνοπτικό λόγο για τη σύνταξη της επιστολής και να την περιορίσετε σε ένα συγκεκριμένο σημείο ή σύνολο σημείων. Οι διαχειριστές επιχειρήσεων είναι γενικά περιορισμένοι εγκαίρως και θέλουν αυστηρά να γνωρίζουν την κατώτατη γραμμή κατά την ανάγνωση μιας επιστολής.
Συστήνω την επιστολή. Στο επάνω μέρος της επιστολής, συμπεριλάβετε την ημερομηνία και το όνομα και τη διεύθυνση της επιχείρησης. Συμπεριλάβετε ένα όνομα επαφής αν το γράμμα είναι για συγκεκριμένο διαχειριστή. Συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος κάτω από αυτές τις πληροφορίες. Αυτό βοηθά τον διευθυντή να καταλάβει τι είναι το γράμμα πριν από την ανάγνωσή του.
Γράψτε ένα χαιρετισμό. Ξεκινήστε με τη λέξη "Αγαπητέ" και χρησιμοποιήστε έναν επίσημο τίτλο, όπως ο κ. Ή η κυρία, ή εάν ένα όνομα δεν είναι γνωστό ή είναι για ένα ολόκληρο τμήμα γράψτε "Σε ποιον μπορεί να αφορά".
Διευθύνετε τους πόντους σας. Να δηλωθεί σαφώς ο σκοπός της επιστολής. Δηλώστε τα απαραίτητα στοιχεία που υποστηρίζουν το λόγο της επιστολής. Αν κάνετε προτάσεις, συμπεριλάβετε τους λόγους για τους οποίους κάνετε αυτές τις προτάσεις και τα οφέλη των προτάσεών σας.
Γράψτε χρησιμοποιώντας αντωνυμίες και αποφύγετε την παθητική φωνή. Εάν ένα άτομο γράφει την επιστολή, το άτομο χρησιμοποιεί "Ι". Εάν η επιστολή προέρχεται από μια επιχείρηση, ανατρέξτε στην επιχείρηση ως "εμείς". Γράψτε την επιστολή με μια ενεργή φωνή, είναι πολύ σαφής για τα σημεία που απευθύνεστε.
Πληκτρολογήστε το γράμμα με συγκεκριμένα πρότυπα. Χρησιμοποιήστε μια επιστολή μπλοκ στυλ επειδή φαίνεται πιο επαγγελματική. Ενιαίος χώρος οι φράσεις μέσα στις παραγράφους και ο διπλός χώρος μεταξύ ξεχωριστών παραγράφων.
Κλείστε την επιστολή με "Ευχαριστούμε" ή "Ειλικρινά" Πληκτρολογήστε και υπογράψτε το όνομά σας.
