Οι προμήθειες έργων είναι η αγορά ή η πώληση προϊόντων ή υπηρεσιών για την εκτέλεση διαφόρων εργασιών όπως ορίζονται στα έγγραφα του σχεδίου. Υπάρχουν διάφορα βήματα για να διασφαλιστεί ότι αυτό γίνεται σωστά. Σύμφωνα με τα παγκοσμίως αναγνωρισμένα πρότυπα που έθεσε το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI) στο βιβλίο "Ένας οδηγός του οργανισμού διαχείρισης γνώσης του έργου" (PMBOK), υπάρχουν έξι ομάδες διαδικασιών που σχετίζονται άμεσα με τη διαχείριση προμηθειών. Αυτές οι ομάδες διεργασιών περιλαμβάνουν κάθε πτυχή μιας σύμβασης από τη συλλογή πληροφοριών έως την ολοκλήρωση της σύμβασης.
Προμήθειες σχεδίου
Η διαδικασία προμήθειας σχεδίου συμβαίνει στη φάση προγραμματισμού ενός έργου. Σε αυτή τη διαδικασία, ο Π.Μ. συνεργάζεται με την ομάδα για να προγραμματίσει τι θα αγοραστεί ή / και θα αποκτήσει. Τα εργαλεία και οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται είναι μια ανάλυση make-or-buy, η κρίση εμπειρογνωμόνων και οι τύποι συμβολαίων. Ο στόχος είναι να γίνει όσο το δυνατόν πιο μορφωμένος σε όλες τις δυνατότητες. Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία, η ομάδα PM μπορεί να αρχίσει να περιορίζει τις βασικές πληροφορίες.
Προγραμματική σύμβαση
Το συμβόλαιο του προγράμματος μπορεί να οριστεί με τη χρήση των πληροφοριών από τη φάση των προμηθειών του σχεδίου για να περιοριστούν οι πληροφορίες και να εντοπιστούν πιθανοί πωλητές. Αυτό συμβαίνει στη φάση εκτέλεσης ενός έργου. Τα εργαλεία και οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας είναι τυποποιημένες μορφές και κρίση εμπειρογνωμόνων.
Ζητήστε απαντήσεις πωλητή
Η διαχείριση των προμηθειών γίνεται στη φάση εκτέλεσης ενός έργου. Η ομάδα PM έχει δημιουργήσει μια σαφή εικόνα του τι θα χρειαστεί να κάνει το έργο. Η ομάδα συλλέγει και εξετάζει τις προσφορές, τις προσφορές και τις προτάσεις για να λάβει τεκμηριωμένη απόφαση. Τα εργαλεία και οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνουν διαλέξεις υποψηφίων, διαφήμιση και λίστα ειδικών πωλητών.
Επιλέξτε Προμηθευτές
Μόλις η ομάδα αποφασίσει, επιλέγουν τους πωλητές και ξεκινούν τις διαπραγματεύσεις με τις συμβάσεις. Υπάρχουν πολλά εργαλεία και τεχνικές για αυτή τη διαδικασία. Περιλαμβάνουν σύστημα ζύγισης, ανεξάρτητες εκτιμήσεις, σύστημα ελέγχου, διαπραγματεύσεις συμβάσεων, σύστημα αξιολόγησης πωλητών, αξιολόγηση εμπειρογνωμόνων και τεχνικές αξιολόγησης προτάσεων. Αυτά τα εργαλεία και οι τεχνικές βοηθούν την ομάδα να ζυγίζει όλους τους παράγοντες και να λαμβάνει τεκμηριωμένη απόφαση.
Διαχείριση συμβάσεων
Η διαχείριση της σύμβασης συμβαίνει κατά τη διάρκεια της φάσης παρακολούθησης και ελέγχου του έργου. Αυτό είναι όπου το έργο γίνεται. Η κύρια λειτουργία του PM είναι να διαχειρίζεται τη σχέση μεταξύ αγοραστή και πωλητή και να διασφαλίζει ότι τηρούνται οι συμβατικές υποχρεώσεις και όροι. Τα εργαλεία και οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αυτής είναι το σύστημα ελέγχου αλλαγών σύμβασης, οι αξιολογήσεις επιδόσεων που διενεργούνται από τον αγοραστή, οι επιθεωρήσεις και οι έλεγχοι, η αναφορά απόδοσης, το σύστημα πληρωμών, η διαχείριση απαιτήσεων, το σύστημα διαχείρισης αρχείων και η τεχνολογία πληροφοριών.
Σύναψη συμβάσεων
Η διαδικασία κλεισίματος των συμβάσεων συμβαίνει στη φάση κλεισίματος του έργου. Οι εργασίες έγιναν και τώρα η ομάδα θα κλείσει τυχόν ανοικτά ζητήματα καθώς και να αναθεωρήσει τη σύμβαση για να βεβαιωθεί ότι πληρούνται όλοι οι όροι και ότι όλες οι αλλαγές που ζητήθηκαν κατά τη διάρκεια του έργου ολοκληρώθηκαν και αντικατοπτρίζουν τις τροποποιήσεις της σύμβασης. Ο PM θα χρησιμοποιήσει δύο εργαλεία και τεχνικές για αυτή τη διαδικασία, τους ελέγχους προμηθειών και ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων. Η παρακολούθηση των διδαγμάτων θα βοηθήσει τα μελλοντικά έργα.
