Ο έλεγχος είναι μια επιχειρηματική λειτουργία που εξετάζει εσωτερικές διαδικασίες ή λειτουργίες. Οι εσωτερικοί έλεγχοι παρέχουν πληροφορίες στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις οδηγίες για την εργασία τους. Οι ιδιοκτήτες μπορούν επίσης να βρουν περιοχές που χρειάζονται αλλαγές για να βελτιώσουν ή να ενισχύσουν τις επιχειρηματικές λειτουργίες. Η προμήθεια είναι μια λειτουργία που είναι υπεύθυνη για την πραγματοποίηση σημαντικών αγορών ή εξαγορών για την εταιρεία. Αυτή η λειτουργία αντιμετωπίζεται λεπτομερώς επειδή συνεπάγεται τη δαπάνη του κεφαλαίου της εταιρείας. Η υπεραξία μπορεί να μειώσει τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας για μελλοντική χρήση.
Εντολή αγοράς
Η διαδικασία παραγγελίας μιας επιχείρησης είναι συχνά η αρχή της διαδικασίας προμήθειας. Οι ελεγκτές θα επανεξετάσουν το σύστημα εντολών αγοράς, ο οποίος εγκρίνει εντολές αγοράς και εάν το έγγραφο αυτό χρησιμοποιείται στη διαδικασία παραλαβής και πληρωτέων λογαριασμών. Επειδή κάθε εντολή αγοράς δεν μπορεί να αναθεωρηθεί στη διαδικασία ελέγχου, συνήθως επιλέγεται ένα δείγμα μεταξύ μιας μεγάλης ομάδας παραγγελιών αγοράς. Οι ελεγκτές χρησιμοποιούν αυτό το δείγμα για να διαπιστώσουν αν υπάρχουν ελλείψεις και εάν επιτρέπουν στους υπαλλήλους να κάνουν κατάχρηση του συστήματος εντολής αγοράς.
Λήψη
Η παραλαβή είναι η διαδικασία που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για να ελέγξει φυσικά τα αγαθά και να τα αποθηκεύσει στις εγκαταστάσεις της εταιρείας. Οι ελεγκτές αναθεωρούν αυτή τη διαδικασία για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι δεν κλέβουν αντικείμενα και ότι όλα τα αγαθά είναι σε αποδεκτή κατάσταση. Οι εταιρείες πρέπει επίσης να διασφαλίζουν ότι οι όροι που παρατίθενται στα παραστατικά παραλαβής - όπως η αποστολή δηλωτικού ή διαλογής εισιτηρίων - ταιριάζουν με τις πληροφορίες που αναγράφονται στην εσωτερική εντολή αγοράς της εταιρείας.
Πληρωτέοι λογαριασμοί
Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι μια λογιστική λειτουργία που είναι υπεύθυνη για την πληρωμή του τιμολογίου σχετικά με τις εξαγορές των προμηθειών. Οι ελεγκτές θα διασφαλίσουν ότι η εταιρεία εφαρμόζει μια διαδικασία αντιστοίχισης για να εξασφαλίσει ότι ο λογιστής συγκρίνει την εντολή αγοράς, τη λήψη πληροφοριών και το τιμολόγιο προμηθευτή πριν πραγματοποιήσει τις πληρωμές. Το τιμολόγιο αντιπροσωπεύει τον τελικό λογαριασμό για προϊόντα ή υπηρεσίες από πωλητή ή προμηθευτή. Ο έλεγχος αυτής της διαδικασίας πραγματοποιείται και πάλι μέσω μιας διαδικασίας δειγματοληψίας για να εξασφαλιστεί ότι οι ελεγκτές μπορούν να αναθεωρήσουν μερικά κομμάτια πληροφοριών.
Διαχείριση
Οι ελεγκτές θα λάβουν επίσης συνέντευξη από τη διοίκηση της εταιρείας κατά τη διάρκεια του ελέγχου των δημόσιων συμβάσεων για να προσδιορίσουν πόσο καλά παρακολουθούν αυτή τη λειτουργία Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές είναι συνήθως υπεύθυνοι για τη δημιουργία εσωτερικών ελέγχων που προστατεύουν την ακεραιότητα των πληροφοριών για τις δημόσιες συμβάσεις. Οι ελεγκτές συνεντεύουν τη διοίκηση για να καθορίσουν τις γνώσεις τους σχετικά με τη διαδικασία, τον σκοπό των εσωτερικών ελέγχων και πόσο συχνά αυτοί εποπτεύουν τους υπαλλήλους.
