Γράφοντας επιχειρηματικές επιστολές μπορεί να είναι δύσκολο. Κάθονται για να περάσετε από μια γρήγορη επιστολή και κεραία, είσαι ακουμπισμένος ακριβώς στο χαιρετισμό. Η γραφή σε ένα άτομο έχει αρκετά προβλήματα αν δεν γνωρίζετε το όνομα ή το φύλο του ατόμου. Όταν προσθέτετε μερικούς ανθρώπους, οι ερωτήσεις πολλαπλασιάζονται. Σε πόσους ανθρώπους γράφετε; Δύο, τρία ή ένα πλήθος; Τους γνωρίζεις με το όνομα; Είναι οι στενοί φίλοι σας ή γνωστοί γνωστοί; Ευτυχώς, υπάρχουν κανόνες και κατευθυντήριες γραμμές για όλες αυτές τις καταστάσεις.
Γράφοντας σε δύο ή τρία
Εάν γράφετε σε δύο ή τρία, είναι μια εύκολη απάντηση: Απλά γράψτε τα ονόματά τους. Αν τα γνωρίζετε καλά και είστε με βάση το όνομα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρώτα τους ονόματα, όπως "Αγαπητή Βούληση, Kiersten και Pat".
Εάν δεν τα γνωρίζετε καλά ή δεν είστε σίγουροι αν τα ονόματα θα ήταν κατάλληλα, χρησιμοποιήστε περισσότερη διατύπωση: "Αγαπητέ κύριε Sothers, κα Thompson και η κ. Crump." Σε γενικές γραμμές, δεν θα σας προσβληθεί ότι είναι πολύ επίσημος, αλλά τα φρύδια θα αυξηθούν εάν είστε πολύ άτυπος.
Γράψιμο σε μια ομάδα
Όταν γράφετε σε περισσότερα από τρία άτομα, τα ορθογραφικά ονόματα εμφανίζονται δυσκίνητα. Οι άνθρωποι τείνουν να αισθάνονται σαν να είναι μόνο ένας από έναν μακρύ κατάλογο. Καλύτερα να χρησιμοποιήσετε έναν όρο ομάδας όπως "Αγαπητή ομάδα" ή "Αγαπητοί συνάδελφοι". Είναι αστείο το πώς η εξήγηση των ονομάτων μιας ομάδας μπορεί να τους κάνει να αισθάνονται σαν ένα πλήθος, αλλά η "Αγαπημένη ομάδα" τους κάνει να αισθάνονται σαν να ανήκουν στην ομάδα. είναι μέρος της ομάδας. "Αγαπητοί συνάδελφοι", λέτε ότι τους θεωρείτε άξια να είσαστε συνάδελφος, ένας ισότιμος και αξιόλογος συμμετέχων.
Μη χρησιμοποιείτε, ωστόσο, "Αγαπητοί συνάδελφοι" όταν γράφετε σε άτομα που είναι ανώτερα σε σας. Από τεχνική άποψη, είναι οι ανώτεροι, όχι οι συνάδελφοί σας. Αλλά αν είναι και στην ομάδα, τότε "Αγαπημένη ομάδα" θα λειτουργήσει καλά.
Πώς να ονομάσετε ονόματα
Γράψτε στους ανθρώπους με το όνομα αν είναι δυνατόν. Για παράδειγμα, εάν πολλοί άνθρωποι έχουν γράψει σε εσάς για ένα θέμα και θέλετε να γράψετε πίσω, κάντε την προσπάθεια να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε τα ονόματά τους. Εάν υποβάλλετε αίτηση για δουλειά ή αν βρίσκεστε σε άλλη κατάσταση όπου θέλετε να εντυπωσιάσετε κάποιον, αν ανακαλύψετε τα ονόματά τους, θα καταβάλλετε επιπλέον προσπάθειες στην εργασία σας, αν προσληφθείτε. Γνωρίζετε κάποιον στην εταιρεία που θα μπορούσε να ανακαλύψει τα ονόματα του προσωπικού ανθρώπινου δυναμικού που εμπλέκεται;
Μια άλλη ιδέα είναι να επισκεφθείτε τον ιστότοπο του οργανισμού και να δείτε αν αναφέρεται ο διευθυντής ή διευθυντής του τμήματος. Εάν αυτό είναι το μόνο όνομα που βλέπετε, μπορείτε να απευθύνετε την επιστολή ως εξής: "Αγαπητέ κύριε Μπερνς και συνάδελφοι" ή "Αγαπητέ κύριε Μπερνς και μέλη της επιτροπής επιλογής". Εάν δεν βρείτε συγκεκριμένα ονόματα, γράψτε "Αγαπητοί συνάδελφοι της επιτροπής επιλογής" θα σας εξυπηρετήσουν. Παρόλο που θα μπορούσατε να γράψετε, "Αγαπητή Επιτροπή Επιλογής", προσθέτοντας "μέλη της" δίνει μια ιδιαίτερη πινελιά. Τα μέλη αναγνωρίζουν ότι τα βλέπετε ως άτομα, όχι μόνο ως μία μεγάλη ανώνυμη επιτροπή.
Γνωρίζοντας το φύλο
Με ονόματα όπως ο John, Maryann, Wayne και Daisy, είναι εύκολο να πεις το φύλο τους. Άλλα ονόματα μπορεί να σας κρατήσουν εικασία, όπως οι Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew και Alex. Μερικές φορές η ορθογραφία τους τους απομακρύνει. Για παράδειγμα, ο Adrian είναι συνήθως άνδρας, ενώ ο Adrienne είναι γυναίκα. Αλλά τα ονόματα αψηφούν τους κοινούς κανόνες ορθογραφίας, οπότε αν δεν ξέρετε, μην υποθέσετε.
Αν κάποιος που γνωρίζετε μπορεί να γνωρίζει το συγκεκριμένο άτομο, ίσως να μπορείτε να το μάθετε. Επίσης, ελέγξτε τον ιστότοπο για να δείτε αν το άτομο είναι γραμμένο και αναφέρεται ως αυτός ή αυτή. Μια γενική αναζήτηση στο διαδίκτυο για το όνομα μπορεί επίσης να δώσει απαντήσεις. Εάν όλα αυτά δεν απαντούν στην ερώτηση σχετικά με το φύλο, είναι αποδεκτό να γράψετε "Αγαπητέ Chris Trainor".
Σε ποιον ή όχι
Ενώ η λέξη "σε ποιον μπορεί να ανησυχεί" ακούγεται άκαμπτη και πολύ επίσημη, εξακολουθεί να είναι μια αποδεκτή χαιρετισμός που πρέπει να χρησιμοποιήσετε όταν δεν έχετε καμιά ένδειξη για την οποία γράφετε.
Από την άλλη πλευρά, οι "Αξιότιμοι Κύριοι" είναι ξεπερασμένοι. Είναι μια παγίδα γραμματικής που είναι ένα απόθεμα από τις ημέρες όταν οι επιχειρήσεις ήταν ο τομέας ενός ανθρώπου. «Αγαπητοί Κύριοι» είναι ακατάλληλο σήμερα, όταν η επιστολή σας θα μπορούσε πολύ καλά να ληφθεί από μια γυναίκα. "Αγαπητοί Κύριοι ή Κυρίες" τουλάχιστον αναγνωρίζει ότι μια γυναίκα μπορεί να είναι ένας παραλήπτης, αλλά εξακολουθεί να ακούγεται ντεμοντέ. Πρώτα απ 'όλα, κανείς δεν απευθύνεται πια ως κύριος ή κυρία, εκτός ίσως από τον μπάτλερ ή τον σοφέρ. Αν δεν έχετε ονόματα και δεν έχετε ιδέα για το φύλο τους, δοκιμάστε κάτι διαφορετικό, όπως "Χαιρετισμοί" ή "Γεια σας". Αυτά είναι φιλικά προς το περιβάλλον και είναι κατάλληλα για το φύλο.
Τα πρότυπα έχουν σημασία και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Σε όλες τις εκτός από τις πιο επίσημες περιπτώσεις, είναι αποδεκτό να στείλετε μια επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να στείλετε την επιστολή. Πολλές δημοσιεύσεις θέτουν μια απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια πιο χαλαρή μορφή επικοινωνίας, αλλά όπως σε μια συνοδευτική επιστολή, εξακολουθούν να ισχύουν οι κανόνες της γραμματικής και της εθιμοτυπίας. Θα παρατηρηθούν σφάλματα και ορθογραφικά λάθη και θα τα κρίνετε.
Οι ίδιες οδηγίες ισχύουν και όταν γράφετε σε δύο ή τρία άτομα ή σε μια ομάδα. Ωστόσο, κατά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να τοποθετήσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "bcc" και όχι στο πεδίο "Προς". Πολλοί άνθρωποι δεν θέλουν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους να γίνουν γνωστές στο κοινό, ειδικά όταν είναι τόσο εύκολο να προωθήσετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με τις πληροφορίες επαφής όλων σε απλή ματιά. "bcc", που σημαίνει "τυφλό αντίγραφο άνθρακα", σημαίνει ότι μπορείτε να δείτε τη διεύθυνση, αλλά οι άλλοι παραλήπτες δεν μπορούν.
