Δεν χρειάζεστε πράσινο γραφείο για να εξοικονομήσετε χρόνο, ενέργεια και πόρους στις επιχειρηματικές επικοινωνίες σας. Βεβαιωθείτε ότι δύο άτομα λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα με τον αποδοτικότερο τρόπο απευθυνόμενοι στην ίδια επιχειρησιακή επιστολή.
Όταν έχετε δύο παραλήπτες
Φανταστείτε ότι έχετε μια συνέντευξη για τη δουλειά των ονείρων σας. Όταν εισέλθετε στο γραφείο του διαχειριστή μίσθωσης, ανακαλύπτετε ότι η συνέντευξή σας είναι με δύο διευθυντές, και όχι με ένα. Η αντιμετώπιση μιας μόνο μετά-συνέντευξης ευχαριστηρίου επιστολής προς τους δύο διευθυντές είναι πολύ πιο εύκολη από την κατασκευή δύο ξεχωριστών επιστολών. Σε αυτή την περίπτωση, και οι δύο διαχειριστές μίσθωσης λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα - ότι σας ενδιαφέρει η δουλειά και εκτιμάτε το χρόνο τους. Σε μια άλλη περίπτωση, μπορεί να θέλετε να απευθύνετε μια επιχειρησιακή επιστολή σε δύο άτομα που βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες και αυτό είναι απολύτως αποδεκτό και ακόμη προτιμότερο όταν θέλετε να μεταφέρετε ένα ταυτόσημο μήνυμα στους δύο αποδέκτες.
Η μορφή
Η μορφή της επιστολής της επιχείρησής σας σε δύο άτομα είναι ίδια με εκείνη ενός ατόμου. Η επάνω γραμμή θα πρέπει να περιέχει την ημερομηνία, τότε δύο γραμμές κάτω είναι το όνομά σας και η διεύθυνση επιστροφής. Περάστε άλλες δύο γραμμές και χρησιμοποιήστε μια γραμμή για το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη, τη διεύθυνση και τον αριθμό της σουίτας, ακολουθούμενη από την πόλη, την πολιτεία και το ZIP. Όταν προσθέτετε ένα άλλο άτομο, ξεκινήστε τις πληροφορίες του δεύτερου παραλήπτη δύο γραμμές κάτω από τον πρώτο παραλήπτη. Ελέγχετε πάντοτε τον ορθογραφικό, τον τίτλο και τη διεύθυνση αλληλογραφίας για κάθε παραλήπτη - εάν πρέπει, ζητήστε από τον ρεσεψιονίστ τις σωστές πληροφορίες. Πολλές επιχειρήσεις έχουν συγκεκριμένες διευθύνσεις αλληλογραφίας που μπορεί να διαφέρουν από τη φυσική τοποθεσία της εταιρείας.
Η σωστή τάξη
Όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή σε δύο άτομα, ακολουθήστε το ίδιο πρωτόκολλο για εισαγωγές επιχειρήσεων. Η καταχώριση των παραληπτών είναι εύκολη αν γράφετε στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και σε έναν διευθυντή τμήματος: το όνομα και η ταχυδρομική διεύθυνση του Διευθύνοντος Συμβούλου θα πρέπει να αναφέρονται πρώτα, με βάση την ιεραρχία του οργανισμού. Αν δεν γνωρίζετε τις αντίστοιχες θέσεις τους, καταγράψτε τα ονόματα με αλφαβητική σειρά, χρησιμοποιώντας το επώνυμο του ατόμου.
Το χαιρετισμό
Η σύνταξη μιας επιχειρηματικής επιστολής απαιτεί έναν επίσημο τόνο, όπως "Αγαπητέ κ. Smith" ή "Αγαπητέ κα Jones". Όταν γράφετε σε δύο άνδρες, χρησιμοποιήστε τον πληθυντικό τύπο του κ., Ο οποίος είναι κύριοι. Για παράδειγμα, ξεκινήστε την επιστολή σας με "Αγαπητοί κύριοι Smith και Jackson". Παρακολουθήστε επίσης τη στίξη σας. Ένα τετράγωνο μετά το χαιρετισμό είναι επίσημο και ένα κόμμα είναι άτυπο. Φυσικά, εάν είστε με βάση το όνομα και με τους δύο παραλήπτες, χρησιμοποιήστε το "Dear Sue and John", με κόμμα.
Ειλικρινά ή με ευγένεια;
Το κλείσιμο που επιλέγετε για την επιχειρηματική σας επιστολή σε δύο άτομα μπορεί επίσης να εξαρτάται από τη σχέση που έχετε με τους δύο και τον τύπο της επιχείρησης. "Ειλικρινά," "Αληθινά," και ακόμη και "Καλώς ήλθατε", είναι επαγγελματικοί τρόποι για να κλείσετε την επιστολή σας, αλλά "Ειλικρινά", είναι ευρέως αποδεκτό ως πρότυπο και σωστό κλείσιμο. Ένα κοινό στρατιωτικό κλείσιμο είναι "Με πολύ σεβασμό", αλλά αν γράφετε ένα ευχαριστήριο μήνυμα μετά τη συνέντευξη, "Ευχαριστώ για την εκτίμησή σας", προσθέτει μια ωραία πινελιά.
