Η αποτελεσματική επικοινωνία θεωρείται συχνά ως η ζωή της επιτυχημένης οργάνωσης. Όταν οι εργαζόμενοι σε όλα τα επίπεδα επικοινωνούν καλά μεταξύ τους και με τους καταναλωτές τους, η επιχείρηση έχει περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας. Ενώ η επικοινωνία διαδραματίζει κεντρικό ρόλο στα επιτεύγματα μιας επιχείρησης, όταν γίνεται ανεπαρκώς, μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην οργάνωση.
Ταξινόμηση μέσω του όγκου του περιεχομένου
Στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον που εξαρτάται από την τεχνολογία, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιούμε οργανωτικό λογισμικό συλλογικής συνεργασίας και εφαρμογές για τη διαχείριση έργων και την εφαρμογή σχεδίων. Παρόλο που αυτά τα εργαλεία είναι εξαιρετικά χρήσιμα για την αύξηση των καναλιών επικοινωνίας, μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν τον τεράστιο όγκο του περιεχομένου. Μπορεί να είναι απίστευτα χρονοβόρο να διαβάζετε καθημερινά όλα τα μηνύματα, τις ενημερώσεις και τις σημειώσεις σχετικά με όλα τα έργα που βρίσκονται σε κίνηση, τα οποία μπορούν να μειώσουν την αποδοτικότητα των εργαζομένων. Σημαντικά μηνύματα μπορούν να χαθούν στην ομάδα πληροφοριών ή ορισμένα μηνύματα μπορούν να ξεχαστούν εξαιτίας του όγκου του εξωγενούς περιεχομένου.
Αναμονή για απάντηση
Δεν είναι όλη η επικοινωνία στιγμιαία. Μερικές φορές σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον όταν συναλλάσσεστε με συναδέλφους ή πελάτες σε διαφορετικές ζώνες ώρας ή τοποθεσίες, ίσως χρειαστεί να περιμένετε αρκετές ώρες ή ακόμα και ημέρες για μια απάντηση. Ανεξάρτητα από το αν η επικοινωνία ήταν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνητή, συχνά σημαντικά ορόσημα μπορεί να καθυστερηθούν λόγω έλλειψης επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο. Παρόλο που είναι ευγενικό να δώσουμε μια απάντηση το συντομότερο δυνατόν, δεν συμβαίνει πάντα όταν ασχολούμαστε με πολλαπλά κινούμενα μέρη σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Ο χρόνος είναι χρήμα, όπως λέει η παροιμία, και η αναμονή για την επιθυμητή απάντηση μπορεί να κοστίσει τις πωλήσεις και τα έσοδα της οργάνωσης εάν η προθεσμία είναι επείγουσα.
Αντιμετώπιση εσφαλμένων πληροφοριών
Οι πραγματικές πληροφορίες είναι επιτακτικές για την επιτυχία μιας επιχείρησης. Είτε παρέχει αριθμούς εσόδων στους μετόχους είτε μετρήσεις επιτυχίας προϊόντος στους καταναλωτές, είναι σημαντικό να λάβετε τα γεγονότα ίσια. Μερικές φορές η επικοινωνία μπορεί να είναι μειονέκτημα για έναν οργανισμό όταν είναι λανθασμένη. Εάν τα λάθη αυτά είναι τυχαία ή προορίζονται, η βλάβη της φήμης ενός οργανισμού μπορεί να είναι σοβαρή. Οι νόμοι για την αλήθεια στη διαφήμιση απαιτούν από τις επιχειρήσεις να επικοινωνούν μόνο με τις πραγματικές πληροφορίες με τους πελάτες τους. Εάν δεν το κάνετε αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλα πρόστιμα και φτωχή δημοσιότητα. Προκειμένου να επικοινωνούν αποτελεσματικά, οι πληροφορίες πρέπει να είναι ακριβείς.
Πλοήγηση στα εμπόδια στην επικοινωνία
Μερικές φορές υπάρχουν πάρα πολλά εμπόδια μέσα σε μια οργάνωση για να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία. Τα εμπόδια μπορούν να έρθουν σε πολλές διαφορετικές μορφές, όπως η σαφήνεια του μηνύματος, το μήκος του μηνύματος, ο τρόπος με τον οποίο παραδίδεται, ο τρόπος με τον οποίο ερμηνεύεται και η ανατροφοδότηση που παρέχεται στον αποστολέα. Εάν υπάρχουν πολλαπλοί φραγμοί στην επικοινωνία, το μήνυμα δεν θα συναντήσει το προβλεπόμενο, το οποίο θα είναι μειονέκτημα για την οργάνωση.
