Η επικοινωνία επιτρέπει σε έναν οργανισμό να συντονίζει και να ενοποιεί για να επιτύχει έναν κοινό στόχο, είτε ο οργανισμός είναι μια επιχείρηση, μια κρατική οντότητα, μια οντότητα δημόσιας υπηρεσίας ή μια θρησκευτική ομάδα. Υπάρχουν τρεις κύριοι δίαυλοι επικοινωνίας σε μια οργάνωση οποιουδήποτε μεγέθους, επιτρέποντας όχι μόνο την επικοινωνία μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων, αλλά και μεταξύ συνομηλίκων εντός του οργανισμού.
Επίσημος
Η επίσημη επικοινωνία, ανεξάρτητα από τη μορφή, χρησιμοποιεί την ιεραρχική δομή μιας οργάνωσης για να κατανείμει πληροφορίες ή οδηγίες από την κορυφή του οργανισμού. Με άλλα λόγια, οι υφιστάμενοι είναι ενημερωμένοι για αλλαγές πολιτικής, ανακοινώσεις ή άλλες πληροφορίες που αφορούν την οργάνωση από τους άμεσους επιβλέποντες. Η μεσαία διοίκηση λαμβάνει την επικοινωνία από την ανώτερη διοίκηση και στη συνέχεια γυρίζει γύρω και παραδίδει τις πληροφορίες στα χαμηλότερα επίπεδα της οργάνωσης. Η επίσημη επικοινωνία μπορεί επίσης να προέλθει από τα χαμηλότερα επίπεδα της οργάνωσης, φθάνοντας σε ανώτατο επίπεδο διαχείρισης, αλλά για να θεωρηθεί επίσημη, η επικοινωνία πρέπει να περάσει από τη μεσαία διοίκηση.
Ατυπος
Η άτυπη επικοινωνία πραγματοποιείται εκτός της ιεραρχικής δομής του οργανισμού. Ένα μέλος χαμηλού επιπέδου του οργανισμού μπορεί να επικοινωνεί απευθείας με έναν ανώτερο διευθυντή σχετικά με μια ανησυχία ή ακόμα και μια ιδέα για να ωφελήσει τις δραστηριότητες του οργανισμού. Η ανεπίσημη επικοινωνία έχει πλεονέκτημα έναντι της επίσημης επικοινωνίας, καθώς επιταχύνει τη διαδικασία επικοινωνίας. Αν όμως χρησιμοποιείται πάρα πολύ σε έναν οργανισμό, υπονομεύει τη δομή διαχείρισης του οργανισμού.
Ανεπίσημος
Τα κουτσομπολιά ή οι φήμες αποτελούν μέρος της ανεπίσημης επικοινωνίας σε έναν οργανισμό. Οι πληροφορίες μπορούν να εξαπλωθούν ανεπίσημα από οποιοδήποτε επίπεδο ενός οργανισμού, χρησιμοποιώντας έναν ιστό χωρίς επαφές μεταξύ των συναδέλφων του οργανισμού. Όλοι δεν περιλαμβάνονται σε ανεπίσημα κανάλια επικοινωνίας, πράγμα που σημαίνει ότι η πληροφορία μπορεί να φτάσει μόνο ένα μέρος του οργανισμού. Επειδή η επικοινωνία δεν τιμωρείται, η εγκυρότητα των πληροφοριών που κοινοποιούνται ανεπίσημα μπορεί να είναι αμφισβητήσιμη. Αν όμως η διοίκηση είναι σε θέση να αξιοποιήσει τα ανεπίσημα κανάλια επικοινωνίας, μπορούν να κατανοήσουν τις αξίες των στάσεων ή των αξιών των υφισταμένων τους, καθώς και να αντιμετωπίσουν τυχόν ψευδείς πληροφορίες που διαδίδονται μέσω ανεπίσημων επιπέδων επικοινωνίας.
Μέσα επικοινωνίας
Οποιοσδήποτε από τους τρεις τύπους καναλιών επικοινωνίας χρησιμοποιεί διάφορα μέσα ή εργαλεία επικοινωνίας για την εξάπλωση πληροφοριών. Οι λεκτικές μορφές επικοινωνίας περιλαμβάνουν αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο σε ομάδες ή μεμονωμένα, τηλεφωνικές συνομιλίες, κλήσεις συνδιάσκεψης και Webinars. Οι γραπτές μορφές επικοινωνίας περιλαμβάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ενημερωτικά δελτία οργανισμού, τις θέσεις του πίνακα ανακοινώσεων σε ένα δωμάτιο ή άλλο κοινόχρηστο χώρο, τα μηνύματα πληρωμής, τα ενημερωτικά δελτία των συνδικάτων, τα άμεσα μηνύματα, τις χειρόγραφες σημειώσεις και τα πλαίσια προτάσεων. Ορισμένα μέσα επικοινωνίας μπορεί να μην τιμωρούνται από τον οργανισμό, καθιστώντας τους ευνοούμενες μεθόδους ανεπίσημης επικοινωνίας.
