Το τμήμα ανθρωπίνων πόρων (HR) υποστηρίζει το προσωπικό μιας εταιρείας. Οι υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού εργάζονται σε ένα ευρύ φάσμα έργων, συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων παροχής κινήτρων πρόσληψης και διατήρησης, προγραμμάτων επαγγελματικής εξέλιξης για την ενθάρρυνση του προσωπικού και τη συντήρηση αρχείων προσωπικού. Τα έργα HR παρέχουν επίσης σε τμήματα ανθρώπινου δυναμικού και στις επιχειρήσεις τους κανονιστική συμμόρφωση και αναβαθμίσεις αποδοτικότητας, όπως η ενημέρωση αρχείων προσωπικού.
Αυτο-έλεγχοι
Τα αρχεία προσωπικού πρέπει να ελέγχονται τακτικά ώστε να εξασφαλίζεται ότι όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες περιέχονται σε αυτές και τίποτε άλλο. Τα στοιχεία που απαιτούνται για τα αρχεία προσωπικού περιλαμβάνουν το ονοματεπώνυμο, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης και το έντυπο W-4 (πιστοποιητικό επιδόματος παρακράτησης του εργαζόμενου). Τα αρχεία μετανάστευσης χρειάζονται επίσης έλεγχο. Το Έντυπο I-9 (Έγγραφα Επαλήθευσης Επιλεξιμότητας για την Απασχόληση) είναι εύκολα γεμάτο από λάθη. Ελέγξτε τα έντυπα για να διασφαλίσετε ότι οι ακριβείς πληροφορίες θα τοποθετηθούν στα δεξιά πλαίσια. Συγκεκριμένα, συγκρίνετε τα έγγραφα της λίστας Α, Β και Γ στις οδηγίες με αυτά που αναφέρονται στα αντίστοιχα πλαίσια της φόρμας. Κατάλογος Τα έγγραφα περιλαμβάνουν διαβατήριο, κάρτα I-94 και νόμιμη μόνιμη κατοικία («πράσινη») κάρτα. Τα έγγραφα της λίστας Β περιλαμβάνουν την άδεια οδήγησης κράτους, τα στρατιωτικά I.D. ή εγγενή αμερικανική φυλετική τεκμηρίωση. Τα έγγραφα της λίστας Β μπορούν να επαληθεύσουν την άδεια απασχόλησης μόνο εάν συνδυαστούν με τα έγγραφα της λίστας C. Τα έγγραφα του καταλόγου Γ περιλαμβάνουν κάρτες κοινωνικής ασφάλισης, ορισμένα είδη πιστοποιητικών γεννήσεων και κάρτες εργασίας EAD.
Πληροφοριακά συστήματα HR
Τα Τμήματα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού ή Συστημάτων Διαχείρισης (HRIS ή HRMS) βοηθούν τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού να διατηρούν δεδομένα προσωπικού και μισθοδοσίας σε ένα μέρος. Το HRIS επιτρέπει στους υπαλλήλους να ενημερώσουν τα συνταξιοδοτικά τους σχέδια 401 (k), τις άμεσες καταθέσεις και τις αλλαγές διευθύνσεων. Η απόκτηση ενός HRIS είναι ένα σημαντικό έργο που αναλαμβάνουν τα τμήματα HR. Η εγκατάσταση του συστήματος HRIS απαιτεί την προετοιμασία ενός κύριου αρχείου που περιέχει όλα τα ονόματα των υπαλλήλων, τις διευθύνσεις, τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, τις πληροφορίες άμεσης κατάθεσης και τις κρατήσεις της πριμοδότησης για την υγειονομική περίθαλψη. Οι φορείς παροχής HRIS απαιτούν από τα τμήματα HR να υποβάλλουν εταιρικά οικονομικά αρχεία, αρχεία μισθοδοσίας και τριμηνιαίες εκθέσεις για τα προηγούμενα τρίμηνα του ίδιου έτους.
Προσλήψεις και διατήρηση
Η πρόσληψη νέων υπαλλήλων και η διατήρηση των σημερινών είναι απαραίτητη λειτουργία της επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι χρειάζονται για να καλύψουν συγκεκριμένες θέσεις εργασίας και η εμπειρία και η γνώση που αποκτούν ενώ εργάζονται είναι πολύτιμο πλεονέκτημα για την εταιρεία. Οι εκπρόσωποι των Ανθρωπίνων Πόρων μπορούν να αναπτύξουν προγράμματα παροχής κινήτρων τα οποία θέτουν τη δική τους εταιρεία στη βιομηχανία, διεξάγοντας έρευνα σχετικά με τα κίνητρα που προσφέρουν οι ανταγωνιστές της βιομηχανίας και αποκρυπτογραφώντας μεθόδους για να καλύψουν τα κίνητρα αυτά. Τα αποτελεσματικά προγράμματα προσλήψεων και διατήρησης ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνουν γενναιόδωρα πακέτα διακοπών και μπόνους.
