Ένα σχέδιο προμηθειών έργου περιγράφει και τεκμηριώνει όλες τις αγορές από εξωτερικούς προμηθευτές που θα χρειαστούν για την υποστήριξη των αναγκών ενός συγκεκριμένου έργου. Ένα έργο μπορεί να χρειαστεί υπολογιστές, χαρτί ή άλλες προμήθειες ανάλογα με τη φύση του έργου. Η περιγραφή των αναγκών του έργου και του τρόπου με τον οποίο θα προμηθεύονται οι προμήθειες θα επιτρέψει τον επαρκή προϋπολογισμό και τον κατάλληλο προγραμματισμό. Ένα καλό σχέδιο προμηθειών θα δώσει επίσης συγκεκριμένα μέτρα για τον τρόπο έναρξης και εκτέλεσης των αγορών. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι όλες οι προσφορές θα χορηγούνται δίκαια και θα εξυπηρετούν το συμφέρον της εταιρείας.
Καθορίστε τις απαιτήσεις του σχεδίου. Συμπεριλάβετε όλους τους στόχους του σχεδίου. Για παράδειγμα, η απόκτηση αγαθών από τους καλύτερους προμηθευτές με το χαμηλότερο κόστος.
Κατάλογος της ομάδας προμηθειών. Ο κατάλογος αυτός θα περιλαμβάνει όλα τα μέρη που θα συμπεριληφθούν στις αποφάσεις για τις δημόσιες συμβάσεις. Συμπεριλάβετε ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας για κάθε άτομο ή ομάδα.
Εγγράψτε την αιτιολόγηση της προμήθειας. Συμπεριλάβετε τους λόγους για τους οποίους χρειάζονται τα αναλώσιμα και πώς θα χρησιμοποιηθούν. Προσδιορίστε τα στοιχεία που θα αγοραστούν κατά τη διάρκεια του έργου. Συμπεριλάβετε την ποσότητα των αντικειμένων που χρειάζεστε.
Δημιουργήστε μια χρονική γραμμή που θα προσδιορίζει όλες τις αγορές που θα γίνουν κατά τη διάρκεια του έργου. Η αγορά προμηθειών χύδην ή σε ορισμένες περιόδους του έτους μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα εξοικονόμηση. Συμπεριλάβετε αυτά τα χαρακτηριστικά ως μέρος της χρονικής γραμμής.
Ορίστε τη διαδικασία επιλογής προμηθευτή. Αυτό περιλαμβάνει όλα τα βήματα που απαιτούνται για την απόκτηση προσφορών. Προσδιορίστε έναν ελάχιστο αριθμό προσφορών που θα ληφθούν πριν επιλέξετε έναν προμηθευτή. Καταγράψτε κάθε σύμβαση ή όρους πληρωμής που πρέπει να συμφωνηθούν πριν επιλέξετε τον προμηθευτή.
Δημιουργήστε μια λίστα με τις εργασίες που θα πρέπει να εκτελεστούν για την αγορά ενός στοιχείου. Προσδιορίστε όλα τα έγγραφα που πρέπει να συμπληρωθούν για να επεξεργαστεί μια παραγγελία αγοράς. Οι εντολές αγοράς ίσως χρειαστεί να εγκριθούν από τη διοίκηση.
Συμβουλές
-
Ελέγξτε τακτικά το σχέδιο προμηθειών. Οι αλλαγές στους όρους των προμηθευτών και σε άλλους παράγοντες της αγοράς ενδέχεται να έχουν θετικό ή αρνητικό αντίκτυπο στο σχέδιο. Προσαρμόστε το σχέδιο ώστε να ταιριάζει καλύτερα στις επιχειρηματικές ανάγκες.
