Το γενικό βιβλίο είναι όπου συγκεντρώνονται όλα τα πληροφοριακά στοιχεία και τα αρχεία του λογιστικού συστήματος μιας εταιρείας και όπου δημοσιεύονται όλες οι συναλλαγές. Είναι επίσης όπου προέρχονται οι πληροφορίες της οικονομικής κατάστασης (ισολογισμός, κατάσταση αποτελεσμάτων και κατάσταση ταμειακών ροών). Το γενικό μητρώο πρέπει να διατηρείται ισορροπημένο και ενημερωμένο ώστε τα λογιστικά αρχεία να είναι πλήρη και ακριβή.
Προσδιορίστε αν το γενικό βιβλίο βρίσκεται σε ισορροπία. Περιοδικά, συνήθως μηνιαία, τα βιβλία μιας εταιρείας θα είναι ισορροπημένα και κλειστά. Αυτό σημαίνει ότι γίνονται οι απαραίτητες προσαρμογές για την ισορροπία του γενικού ημερολογίου. Οι οικονομικές καταστάσεις προέρχονται από το γενικό βιβλίο. Οι καταχωρίσεις κλεισίματος γίνονται για να καθορίσουν τα υπόλοιπα έναρξης για την επόμενη περίοδο - δηλαδή, να ενημερώσουν το γενικό μητρώο. Οι καταχωρίσεις κλεισίματος δεν θα πρέπει να γίνονται μέχρι να ολοκληρωθεί ο γενικός λογαριασμός για την τρέχουσα περίοδο. Εάν τα αρχικά υπόλοιπα είναι λανθασμένα για τις επόμενες περιόδους, θα συνεχίσουν να ισχύουν για όλες τις επόμενες περιόδους μέχρι να γίνουν οι σωστές προσαρμογές.
Εκτελέστε μια δοκιμαστική αναφορά ισορροπίας που εμφανίζει τα αρχικά υπόλοιπα και το τέλος των υπολοίπων. Εάν τα σύνολα ισοζυγίου έναρξης δεν είναι μηδέν, εκτελέστε ξανά την αναφορά ισορροπίας δοκιμής.Η περίοδος κατά την οποία το αρχικό υπόλοιπο ισούται με το μηδέν είναι εκεί όπου το πρόβλημα της εκτός ισολογισμού αρχικά εμφανίζεται.
Χρησιμοποιώντας το εν λόγω εύρος ημερομηνιών, εκτυπώστε την αναφορά πηγής λεπτομερειών γενικού ημερολογίου για όλα τα περιοδικά και τις παρτίδες.
Ελέγξτε την αναφορά προέλευσης λεπτομέρειας γενικού ημερολογίου και προσδιορίστε τυχόν καταχωρήσεις που δεν είναι διπλής όψης. Όταν βρείτε μια καταχώρηση που δεν είναι διπλής όψης, θα πρέπει να ανατρέξετε στην αρχική εκτύπωση του μητρώου για να προσδιορίσετε ποιο τμήμα της καταχώρισης λείπει.
Θα χρειαστεί μια καταχώρηση μονής όψης για να εισάγετε το τμήμα που λείπει από την καταχώριση. Για να κάνετε μια είσοδο μονής όψης, πιθανώς θα χρειαστείτε δικαιώματα εποπτείας στο σύστημα.
Για να κάνετε την προσαρμογή στη γενική εφημερίδα, εισαγάγετε από το μητρώο το αρχικό περιοδικό, τον αριθμό παρτίδας και την ημερομηνία απόσπασης. Στα πεδία εισαγωγής δεδομένων, καταχωρίστε μόνο τους λογαριασμούς και τα δεδομένα που λείπουν. Αφού ολοκληρωθούν αυτές οι καταχωρίσεις, εκτυπώστε το γενικό περιοδικό και ενημερώστε το.
Βεβαιωθείτε ότι δεν είστε πλέον εκτός ισορροπίας. Συγκρίνετε τις τελικές ισορροπίες για τη δοκιμαστική αναφορά για αυτήν την περίοδο.
Επαναλάβετε ολόκληρη τη διαδικασία για κάθε επόμενη περίοδο μέχρι να φτάσετε στην τρέχουσα περίοδο και δεν είναι πλέον εκτός ισορροπίας. Πηγαίνοντας προς τα εμπρός, θα πρέπει να εργαστείτε μόνο με την τρέχουσα περίοδο, αφού έχετε διορθώσει όλες τις προηγούμενες περιόδους και δεν θα κλείσετε τα βιβλία χωρίς πρώτα να εξισορροπήσετε το γενικό μητρώο.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το γενικό βιβλίο μπορεί να ισορροπήσει και να είναι ακόμα λανθασμένο, αυτό συμβαίνει όταν οι χρεώσεις ισοδυναμούν με πιστώσεις αλλά έχουν καταγραφεί λάθος λογαριασμοί.
