Η γνώση του ακροατηρίου σας είναι το κλειδί για τη σύνταξη μιας επιστολής για την εισαγωγή της εταιρείας ή του οργανισμού σας. Η πρόθεσή σας είναι ένα άλλο βασικό γεγονός στη συγγραφή μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής επικοινωνίας που μεταφέρει στον αναγνώστη τον σκοπό και τη δομή του οργανισμού σας. Ο σκοπός μιας εισαγωγικής επιστολής κυμαίνεται από την αναγγελία της άφιξης της εταιρείας σας στον χάρτη της κοινότητας σε μια φιλανθρωπική οργάνωση που ζητά οικονομική και σε είδος υποστήριξη από δωρητές και εθελοντές.
Συγκεντρώστε την ανώτατη εκτελεστική εξουσία της εταιρείας σας καθώς και κάποιον εξοικειωμένο με τις έννοιες μάρκετινγκ ή ένα μέλος του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την εμπορία του οργανισμού για να δημιουργήσει μια επιστολή εισαγωγής. Το διευθυντικό στέλεχος ή ο ιδρυτής της εταιρείας σας μπορεί να δώσει μια εικόνα για τον σκοπό της εταιρείας και γιατί ιδρύθηκε και ο γκουρού μάρκετινγκ σας μπορεί να ρίξει φως στο πώς να απευθυνθείτε στην πελατειακή βάση της εταιρείας.
Ψηφίστε για την καλύτερη μορφή για την εισαγωγική επιστολή σας. Εάν ο οργανισμός σας διαθέτει ισχυρό δίκτυο κοινωνικών μέσων ενημέρωσης καθώς και μια βάση πελατών που προτιμά την παραδοσιακή επικοινωνία, σχεδιάστε δύο εκδόσεις της επιστολής εισαγωγής σας. Δημιουργήστε ένα μήνυμα που πηγαίνει ιογενές και ένα άλλο που είναι πιο κατάλληλο για διάδοση σε έντυπη μορφή.
Κατασκευάστε την πρώτη παράγραφο με γνώμονα το κοινό. Απευθυνθείτε σε φιλάνθρωπους με άνοιγμα όπως "Κάθε χρόνο, το Ίδρυμα ABC βοηθά χιλιάδες εκτοπισμένες γυναίκες να ανακατασκευάσουν τη ζωή τους". Ωστόσο, οι μελλοντικοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα εκτιμήσουν την επιχειρηματική κλίση από μια εισαγωγή που εξηγεί τις ταπεινές αρχές του οργανισμού, όπως "η XYZ Corporation ξεκίνησε στο γκαράζ του Steve Wilson ως χόμπι δύο δεκαετίες πριν ο μέσος Αμερικανός μπορούσε να αντέξει έναν οικιακό υπολογιστή". Χρησιμοποιήστε το υπόλοιπο της πρώτης σας παραγράφου για να περιγράψετε την προέλευση ή την ίδρυσή σας.
Σχεδιάστε τη δεύτερη παράγραφο της εισήγησής σας για να εξηγήσετε τι κάνει η εταιρεία ή ο οργανισμός σας - εάν εκπαιδεύσετε υποαπασχολούμενους ή ανέργους, περιγράψτε τους τύπους επαγγελματικής κατάρτισης που παρέχετε. Ομοίως, αν πουλάτε προϊόντα στις παγκόσμιες αγορές, περιγράψτε τα πολλά έθνη που επηρεάζει η εταιρεία σας διανέμοντας τα προϊόντα της σε πελάτες σε όλο τον κόσμο.
Δημιουργήστε μια εικόνα της δομής του οργανισμού σας στην τρίτη παράγραφο. Αποφύγετε απλώς να αναφερθείτε σε ένα οργανωτικό διάγραμμα - η επιστολή εισαγωγής σας δεν πρέπει να έχει συνημμένα. Περιγράψτε την εκτελεστική ομάδα ηγεσίας και πώς συμμετέχει κάθε μέλος της ομάδας στην ανάπτυξη στρατηγικής εταιρείας. Ενημερώστε τους αναγνώστες σας για τις λειτουργίες του τμήματος της επιχείρησής σας και πώς αλληλεπιδρούν οι υπηρεσίες. Αναγνωρίστε το ανθρώπινο κεφάλαιό σας. να εξηγήσετε τα προσόντα και την εμπειρία των υπαλλήλων σας και τον τρόπο με τον οποίο συμβάλλουν στην επιτυχία του οργανισμού. "Οι υπάλληλοι της XYZ Corporation έχουν συνδυασμένη εμπειρία 75 ετών στη δικτύωση υπολογιστών και την ανάπτυξη λογισμικού" είναι ένα παράδειγμα αναγνώρισης της επαγγελματικής εμπειρίας των εργαζομένων σας.
Συμπληρώστε την επιστολή σας σε μια τέταρτη παράγραφο επαναλαμβάνοντας τον σκοπό της εισαγωγής σας. Εάν είστε νέοι στην επιχειρηματική κοινότητα, καλέστε τους πελάτες ή ακόμη και άλλες επιχειρήσεις να σταματήσουν από το κατάστημά σας ή να επισκεφτούν τον ιστότοπό σας. Για μια εισαγωγική επιστολή που ζητά τη δωρεά, επαναλάβετε το σκοπό του οργανισμού σας, τις προηγούμενες επιτυχίες του και ζητήστε δωρεές. Συμπληρώστε τους αναγνώστες σας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την εταιρεία και την οργάνωσή σας.
Προετοιμάστε μια γραμμή υπογραφής για την ανώτατη εκτελεστική εξουσία της εταιρείας σας ή ηγέτης οργάνωσης. Υπό την προϋπόθεση ότι είναι εφικτό, να ετοιμάσετε αντίγραφα της επιστολής για μεμονωμένες και πρωτότυπες υπογραφές - προσθέτουν μια ζεστή, προσωπική επαφή στην επιχειρησιακή επικοινωνία.
