Είτε πρόκειται για μια συνοδευτική επιστολή για μια αίτηση θέσης εργασίας είτε για την εισαγωγή ενός νέου προϊόντος σε υπάρχοντες πελάτες, γνωρίζοντας πώς να γράψετε μια συναρπαστική επιστολή εισαγωγής είναι μια σημαντική δεξιότητα για τους εργαζόμενους σε σχεδόν οποιοδήποτε εμπόριο. Οι καλύτερες εισαγωγικές επιστολές είναι ανώτερες όχι μόνο σε μορφή και εμφάνιση, αλλά και σε στυλ γραφής.
Θέμα
Το θέμα μιας εισαγωγικής επιστολής είναι προφανώς αυτό που εισάγεται, είτε πρόκειται για ένα άτομο, μια εταιρεία, ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Επομένως, κάθε πρόταση που γράφετε στην επιστολή σας πρέπει να έχει σαφή εστίαση σε αυτό το θέμα, ώστε να μην χάνεται ο χρόνος του παραλήπτη. Οι καλύτερες επιστολές υποστηρίζουν τυχόν ισχυρισμούς που κάνουν στην εισαγωγή με γεγονότα. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε την επιχείρησή σας σε έναν υποψήφιο πελάτη και ισχυρίζεστε ότι προσφέρετε εξαιρετικές υπηρεσίες με γνώμονα τα αποτελέσματα, επιστρέψτε αυτή την δήλωση με τον αριθμό των πελατών που έχετε προσγειωθεί σε συνεντεύξεις χάρη στα βιογραφικά που έχετε παραδώσει με τους.
Περιεχόμενο
Όταν ένας παραλήπτης λαμβάνει μια εισαγωγική επιστολή, είναι πιθανό να σαρώσει αντί να διαβάσει προσεκτικά και θα εκτιμήσει ότι είναι σε θέση να βρει τις απαραίτητες πληροφορίες με μια ματιά. Συμπεριλάβετε ένα επιστολόχαρτο ή επικεφαλίδα στην κορυφή της επιστολής εισαγωγής με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης αλληλογραφίας, του αριθμού τηλεφώνου και της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν υπάρχουν βασικά σημεία, όπως οι προθεσμίες, οι ημερομηνίες και οι οικονομικές στατιστικές που είναι ζωτικής σημασίας για την εισαγωγή, χρησιμοποιήστε μια λίστα με κουκκίδες ή / και ένα έντονο ή πλάγια κείμενο στο σώμα της επιστολής για να δώσετε προσοχή στα σημεία αυτά.
Στυλ
Τα δύο βασικά στυλιστικά χαρακτηριστικά των καλύτερων επιστολών εισαγωγής είναι ότι η γραφή είναι σύντομη και πειστική. Ένας πολυάσχολος παραλήπτης θα εκτιμήσει ένα γράμμα που διατηρείται σε μία σελίδα και σφραγισμένο ώστε να παρέχει μόνο τις πιο απαραίτητες πληροφορίες. Από τη φύση σας, όταν εισάγετε ένα πρόσωπο, μια ομάδα ή ένα στοιχείο σε μια επιστολή που προσπαθείτε να την πουλήσετε με κάποιο τρόπο, όπως ένας αιτών που πωλεί τον εαυτό του ως τον καλύτερο υποψήφιο για τη δουλειά ή μια εταιρεία που πωλεί το νέο του προϊόν ως κάτι που χρειάζεται ο παραλήπτης. Επομένως, ένας ελαφρώς πειστικός τόνος είναι ιδανικός για αυτόν τον τύπο επιστολής.
Σχέδιο
Όλες οι επιστολές εισαγωγής πρέπει να ακολουθούν τη σωστή μορφή επιστολών επιχειρήσεων. Σύμφωνα με το εργαστήριο Purdue Online Writing Lab, ολόκληρο το γράμμα πρέπει να είναι απλό σε απόσταση, με ένα διάστημα μεταξύ των παραγράφων και πριν και μετά το άνοιγμα των χαιρετισμών. Συμπεριλάβετε τέσσερα κενά μετά το χαιρετισμό κλεισίματος και πριν από το πληκτρολόγημά σας για να κάνετε χώρο για την υπογραφή σας. Πληκτρολογήστε την τρέχουσα ημερομηνία σε διπλό διάστημα κάτω από το επιστολόχαρτο και εισαγάγετε την εσωτερική διεύθυνση (όνομα, τίτλο, όνομα εταιρείας και διεύθυνση του παραλήπτη) ως αριστερό πλαίσιο, κάτω από την ημερομηνία. Να απευθύνετε πάντα μια εισαγωγική επιστολή, τόσο στην εσωτερική διεύθυνση όσο και στο χαιρετισμό, σε ένα συγκεκριμένο άτομο.
