Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης ή MIS χρησιμοποιείται από τις επιχειρήσεις για τη συγκέντρωση, τη συλλογή και την ανάλυση πληροφοριών. Σήμερα, ένα MIS είναι ιδιαίτερα ενοποιημένο με τα συστήματα πληροφορικής μιας εταιρείας, συνήθως με βάσεις δεδομένων με τεράστια ποσά δεδομένων. Ενώ ο τύπος των πληροφοριών που χρησιμοποιούνται μπορεί να διαφέρει από τη μια επιχείρηση στην άλλη και ακόμη και μεταξύ των τμημάτων, ο ρόλος των συστημάτων πληροφοριών διαχείρισης είναι σχεδόν πάντα ο ίδιος: για τη βελτίωση των λειτουργιών, των στρατηγικών και της λήψης αποφάσεων.
Ο ρόλος της MIS Σήμερα
Το ποσό των πληροφοριών που είναι διαθέσιμες σε κάθε επιχείρηση σήμερα μπορεί να είναι συντριπτική. Η διαχείριση αυτών των πληροφοριών και, κατά συνέπεια, η αξιοποίηση των καλύτερων αποφάσεων εξαρτάται από τους στόχους και τους στόχους της επιχείρησής σας. Ακριβώς όπως κανένας δύο άνθρωποι δεν χρησιμοποιούν τα κινητά τους τηλέφωνα για τα ίδια πράγματα, καμία επιχείρηση δεν χρησιμοποιεί το MIS με τον ίδιο τρόπο. Για να κατανοήσετε τις λειτουργίες των πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης σε έναν οργανισμό, το βλέπουμε καλύτερα σε τέσσερα διαφορετικά επίπεδα: συναλλαγές, λειτουργίες, διαχείριση και στρατηγική.
Ο ρόλος του MIS στις συναλλαγές
Η διαχείριση πληροφοριών αρχίζει στο επίπεδο συναλλαγής, όπου συγκεντρώνονται και αποθηκεύονται οι πληροφορίες. Αυτό σημαίνει ότι αποφασίζετε ποιες πληροφορίες είναι αρκετά σημαντικές για να συλλεχθούν και να αποθηκευτούν. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας πουλάει ρούχα στο διαδίκτυο, πιθανόν να καταγράψετε πληροφορίες για τους πελάτες, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων, των διευθύνσεων και του ιστορικού αγορών. Μόλις συγκεντρωθούν αυτές οι πληροφορίες, θα σας δώσουν μια εικόνα για τα δημογραφικά στοιχεία και τις προτιμήσεις των πελατών σας. Ωστόσο, αν έχετε καταγράψει επίσης στοιχεία που έχουν αναζητήσει, αντικείμενα που περιηγούνται για περισσότερα από λίγα δευτερόλεπτα και αντικείμενα που έχουν αφαιρέσει από τα καροτσάκια αγορών τους, θα έχετε περισσότερες πληροφορίες που θα μπορούσαν να σας πουν πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις πωλήσεις σας.
Ακόμη και σε επίπεδο συναλλαγής, ένα MIS μπορεί να διαδραματίσει ζωτικό ρόλο στον οργανισμό σας. Ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης καλεί να ρωτήσει για ένα στοιχείο.Εάν ο εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών έχει ιστορικό συναλλαγών του πελάτη στα χέρια του, θα μπορούσε να βοηθήσει ευκολότερα γνωρίζοντας αμέσως το όνομα του πελάτη, το ιστορικό αγορών και το ιστορικό επιστροφής. Γνωρίζοντας αν ο πελάτης καλεί από τη Νέα Υόρκη ή το Λος Άντζελες, ο εκπρόσωπος μπορεί να προβλέψει πιο εύκολα πόσο χρόνο θα πάρει ένα αντικείμενο για αποστολή.
MIS στις λειτουργίες και τη διαχείριση
Η ακριβής και έγκαιρη πληροφόρηση μπορεί να βοηθήσει όλες τις επιχειρήσεις μιας επιχείρησης να πάρουν καλύτερες αποφάσεις και να διασφαλίσουν ότι όλα λειτουργούν ομαλά. Γνωρίζοντας ακριβώς πόσες παραγγελίες έχουν τοποθετηθεί, το τμήμα παραγωγής θα γνωρίζει πόση δουλειά πρέπει να κάνουν σήμερα.
Οι πληροφορίες που χρησιμοποιούνται σε επίπεδο επιχειρήσεων συχνά συμβαδίζουν με καλύτερες αποφάσεις διαχείρισης. Για παράδειγμα, εάν ο διαχειριστής αποθήκης γνωρίζει ότι 500 πελάτες έχουν παραγγείλει προπληρωμένο στοιχείο που πρόκειται να φτάσει την Παρασκευή, ενδέχεται να αποφασίσει να έρθουν μερικοί εργαζόμενοι το Σάββατο για να μειώσουν το φόρτο εργασίας της Δευτέρας. Ταυτόχρονα, η λογιστική υπηρεσία θα γνωρίζει ότι θα υπάρξει εισροή μετρητών όταν όλες οι παραγγελίες πιστωτικής κάρτας της Δευτέρας υποβάλλονται σε επεξεργασία. Το τμήμα μάρκετινγκ θα είναι σε θέση να καθορίσει ποιες διαφημιστικές καμπάνιες ήταν υπεύθυνες για το μεγαλύτερο μέρος αυτών των παραγγελιών και ποιες θα έπρεπε να χρησιμοποιηθούν ξανά.
Ο ρόλος του MIS στην επιχειρησιακή στρατηγική
Ένα καλά βελτιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών μπορεί να αποπληρώσει πέρα από τις λειτουργίες και τις αποφάσεις της διοίκησης. Ως ιδιοκτήτης μιας μικρής εταιρείας, μπορείτε να ελέγξετε τις αγορές κατά το τελευταίο έτος για να προσδιορίσετε ποιες αγορές θα εξερευνήσετε στη συνέχεια. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι ο ιστότοπός σας λιανικής πώλησης αρχικά πώλησε φορέματα και άλλα ενδύματα και πέρυσι ξεκινήσατε να προσφέρετε υποδήματα με καλό περιθώριο κέρδους. Σήμερα, όμως, τα φορέματα αντιπροσωπεύουν πολύ λίγες πωλήσεις και υψηλό ποσοστό απόδοσης. Οι πωλήσεις υποδημάτων αυξάνονται σταθερά. Ταυτόχρονα, οι προγραμματιστές σας έχουν επισημάνει ότι οι "τσάντες" και οι "ζώνες" είναι πλέον τα πιο δημοφιλή προϊόντα αναζήτησης στον ιστότοπό σας. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, έχετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να βγάλετε σταδιακά τα φορέματα και να αρχίσετε να προσφέρετε αυτά τα αναζητούμενα αξεσουάρ στους πελάτες σας.
