Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης ανοίγει μια εταιρεία, μισθώνει τους υπαλλήλους, πωλεί προϊόντα στους πελάτες και πληρώνει τους λογαριασμούς. Αλλά, κάνει κάποια κέρδη; Ο τραπεζικός λογαριασμός θα έχει αρκετά χρήματα για να πληρώσει όλους τους λογαριασμούς; Υπάρχουν επαρκείς πρώτες ύλες στην απογραφή για να καλύψουν τη ζήτηση για τα προϊόντα; Ο ιδιοκτήτης δεν γνωρίζει γιατί δεν έχει κανένα σύστημα αναφοράς που να του λέει τι συμβαίνει στην επιχείρησή του. Αυτό είναι όπου ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών καθίσταται απαραίτητο.
Συμβουλές
-
Ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών παρέχει τα δεδομένα για τον εντοπισμό μη αποδοτικών περιοχών και οδηγεί σε καλύτερη παραγωγικότητα και αποδοτικότητα των επιχειρήσεων, καλύτερη λήψη αποφάσεων, καλύτερη επικοινωνία και καλύτερη πληροφόρηση και καλύτερη γνώση των αναγκών των πελατών.
Τι είναι το Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης;
Οι βιβλιοπώλες προετοιμάζουν τα αρχεία για τους φόρους, τους δανειστές και τους μετόχους. Αλλά, αυτού του είδους οι πληροφορίες δεν είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για τους σκοπούς της διαχείρισης.
Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζονται οι διαχειριστές για να αποκτήσουν μια αίσθηση για την απόδοση της επιχείρησής τους. Τα συστήματα αυτά συγκεντρώνουν στοιχεία για διαφορετικούς τομείς μιας επιχείρησης, όπως:
- Ανθρώπινο δυναμικό
- Πωλήσεις και μάρκετινγκ
- Τον έλεγχο της απογραφής
- Κέρδη
- Εξοδα
- Χρέη
- Ροή εγγράφων
- Φόροι
- Ταμειακά υπόλοιπα
- Λογαριασμοί εισπρακτέοι
- Πληρωτέοι λογαριασμοί
Τι είδους δεδομένα παρέχει ένα MIS;
Το MIS υπερβαίνει την τυπική αναφορά που καταρτίζει οι λογιστές. Οι ιδιοκτήτες πρέπει να έχουν πιο συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως τα ακόλουθα παραδείγματα:
- Πόσες απαιτήσεις έχουν λήξει;
- Ποιο είναι το μικτό κέρδος στα μπλε widget της εταιρείας;
- Πόσες ημέρες χάθηκαν λόγω ασθένειας των εργαζομένων;
- Πόσα χρήματα είναι στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας;
- Ποιο είναι το ποσό των παραγγελιών που αναμένουν την αποστολή;
- Πόσες ήταν οι πωλήσεις την περασμένη εβδομάδα ή τον περασμένο μήνα;
Αυτό είναι το είδος των πληροφοριών που οι διαχειριστές θέλουν να τρέξουν τις επιχειρήσεις τους. Χρειάζονται πληροφορίες που προσδιορίζουν τυχόν προβληματικούς τομείς που απαιτούν προσοχή. Οι τομείς προβλημάτων είναι εκείνοι στους οποίους οι πραγματικές επιδόσεις έχουν αποκλίνει από το αναμενόμενο επίπεδο και χρειάζονται διορθωτικές ενέργειες για να επιστρέψουν στην πορεία.
Οι εκθέσεις MIS οργανώνονται έτσι ώστε οι διαχειριστές να μπορούν εύκολα να αξιολογήσουν διάφορες πτυχές της απόδοσης μιας επιχείρησης. Οι διαχειριστές καθορίζουν τις μετρήσεις που θέλουν να βλέπουν τακτικά. Είναι σαν να κοιτάς τα όργανα και τα όργανα μέτρησης στο ταμπλό ενός αυτοκινήτου, αλλά αυτά τα όργανα MIS είναι τοποθετημένα στο μπροστινό μέρος του γραφείου.
Ποια είναι τα οφέλη ενός MIS;
Το να μην έχει ένα αποτελεσματικό, λειτουργικό MIS αφήνει τους διαχειριστές να μαντεύονται στο σκοτάδι. Οι εργαζόμενοι είναι απασχολημένοι να περνούν τις εργάσιμες τους χωρίς κατεύθυνση ή σκοπό. Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης παρέχει τα δεδομένα για τον εντοπισμό μη αποδοτικών περιοχών και οδηγεί στα ακόλουθα οφέλη:
Βοηθά στην επίτευξη υψηλότερου επιπέδου αποτελεσματικότητας: Οι διευθυντές διαθέτουν τις απαραίτητες πληροφορίες για τον εντοπισμό των πλεονεκτημάτων και των αδυναμιών μιας εταιρείας.
Βελτιώνει την ποιότητα των αποφάσεων: Η καλύτερη διαθεσιμότητα των πληροφοριών μειώνει την αβεβαιότητα και επιτρέπει στους διαχειριστές να λαμβάνουν πιο ορθολογικές αποφάσεις βάσει αξιόπιστων δεδομένων.
Προωθεί την καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων σε ένα χώρο εργασίας: Όταν οι διευθυντές, οι διευθυντές των τμημάτων και οι εργαζόμενοι μοιράζονται τις ίδιες πληροφορίες, υπάρχει καλύτερη επικοινωνία μεταξύ τους για τον εντοπισμό προβληματικών περιοχών και την εξεύρεση λύσεων αμοιβαία αποδεκτών.
Παρέχει μια πλατφόρμα για την εξερεύνηση διαφορετικών σεναρίων για διάφορες εναλλακτικές λύσεις και οικονομικά περιβάλλοντα: Η διοίκηση είναι σε θέση να διερευνήσει διάφορες εναλλακτικές λύσεις για να δει τα πιθανά αποτελέσματα πριν από τη λήψη αποφάσεων και δεσμεύσεων.
Βελτιώνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων: Οι εργαζόμενοι είναι πιο παραγωγικοί επειδή δεν χρειάζεται να ξοδεύουν χρόνο για τη συλλογή των δεδομένων που θέλει η διοίκηση. Ένα καλά σχεδιασμένο MIS θα συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα χωρίς περισσότερες εισροές από τους υπαλλήλους.
Ενισχύει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μιας εταιρείας: Η λειτουργία μιας αποδοτικότερης επιχείρησης μειώνοντας και εξαλείφοντας τις αδυναμίες και τις μη αποδοτικές περιοχές αυξάνει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μιας εταιρείας έναντι των αντιπάλων της.
Αποκαλύπτει περισσότερα δεδομένα σχετικά με τους πελάτες: Με περισσότερα δεδομένα σχετικά με τις ανάγκες των πελατών, η διοίκηση είναι πιο ικανή να βελτιώσει την εξυπηρέτηση των πελατών και να σχεδιάσει πιο αποτελεσματικές εκστρατείες μάρκετινγκ και προώθησης.
Ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών είναι απαραίτητο για κάθε ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης, ο οποίος είναι σοβαρός για τη βελτίωση της απόδοσης της εταιρείας του. Χωρίς ένα καλό MIS, τα διευθυντικά στελέχη διαχειρίζονται με δοκιμές και λάθη αντί να λαμβάνουν έξυπνες αποφάσεις με βάση μια προσεκτική ανάλυση των δεδομένων.
