Η σύνταξη μιας επιστολής, είτε με το χέρι είτε με δακτυλογράφηση ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μπορεί να είναι δύσκολο να γίνει καλά. Το κλειδί για την έναρξη μιας καλής επιστολής είναι να γνωρίζει τον ακριβή σκοπό και την πρόθεση της επιστολής και να προσπαθεί να το μεταφέρει στον παραλήπτη με ευγενικό τόνο. Είτε γράφετε μια επιστολή ευχαριστίας, μια συνοδευτική επιστολή για μια δουλειά ή μια συλλυπητική επιστολή, αφιερώνοντας χρόνο για να δημιουργήσετε ένα καλό άνοιγμα θα σας βοηθήσει να ακονίσετε τις δεξιότητές σας.
Αντιμετώπιση της επιστολής στον παραλήπτη. αποφύγετε γενικούς χαιρετισμούς, όπως "Αγαπητέ κύριε ή κυρία". Αν το γράμμα είναι επαγγελματικό, χρησιμοποιήστε το επώνυμο του παραλήπτη και το κατάλληλο πρόθεμα ή τιμητικό, όπως "Αγαπητέ κύριε Ackroyd". Εάν η επιστολή είναι πιο απλή, όπως μια πρόσκληση ή μια επιστολή ευχαριστίας, χρησιμοποιήστε το όνομα του παραλήπτη, εφόσον αισθάνεστε άνετα.
Γράψτε την πρώτη παράγραφο, η οποία είναι συνήθως δύο ή τρεις φράσεις μακρά. Εάν η επιστολή είναι πιο ανεπίσημη, είναι σκόπιμο να ξεκινήσετε με μια γενική έρευνα ή σχόλιο, όπως "Ελπίζω ότι αυτή η επιστολή σας βρίσκει καλά". Εάν η επιστολή είναι πιο επίσημη, είναι καλύτερο να φτάσετε στο σημείο. Και στις δύο περιπτώσεις, ο λόγος για τον οποίο γράφετε το γράμμα πρέπει να καθοριστεί σε αυτήν την παράγραφο.
Διαβάστε την παράγραφο έξω δυνατά, λαμβάνοντας υπόψη τον τόνο. Ακόμη και αν γράφετε μια επιστολή καταγγελίας ή ζητάτε οικονομική βοήθεια, ο τόνος της επιστολής σας πρέπει να είναι ευγενικός. Οι ανεπίσημες επιστολές μπορούν να είναι πιο απλές σε τόνο, ενώ οι επιστολές επιχειρήσεων πρέπει να χρησιμοποιούν μια επίσημη γλώσσα.
Συμβουλές
-
Επαναλάβετε την επιστολή σας αρκετές φορές πριν την αποστολή. Όποια και αν είναι η πρόθεση, μια επιστολή γεμάτη με τυπογραφικά λάθη και κακή γραμματική δεν θα κάνει την καλύτερη εντύπωση.
