Οι κυβερνητικές υπηρεσίες, οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις και ορισμένες εταιρείες μπορεί να έχουν μια πολιτική που σας εμποδίζει να δεχτείτε δώρα. Αν σας προσφερθεί ένα δώρο και επιθυμείτε ή πρέπει να το απορρίψετε, μπορείτε να γράψετε μια επιστολή στο πρόσωπο που εξηγεί γιατί δεν μπορείτε να το δεχτείτε. Εάν εξηγήσετε τον λόγο για την παρακμή του δώρου, ο δωρητής μπορεί να καταλάβει πιο ξεκάθαρα γιατί τον απέρριψε. Προσφέροντας αυτή την ευγένεια, μπορεί να βοηθήσει το άτομο να αποφύγει να αισθάνεται απορριπτέο ή να παραβιάζεται.
Αντιγράψτε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της επιχείρησής σας ή του οργανισμού σας. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, το όνομα, τον τίτλο, την εταιρική επωνυμία και τη διεύθυνση του ατόμου που σας έστειλε το δώρο. Ξεκινήστε την επιστολή γράφοντας "Αγαπητέ κύριε ή κυρία" και να περιλαμβάνει το επώνυμο του προσώπου στο χαιρετισμό.
Ευχαριστώ τον δωρητή για τη στοχαστικότητα του δώρου που ετοίμασε ή αγόρασε για εσάς. Μην ενοχλείτε τον δωρητή, οπότε επιλέξτε λέξεις που δείχνουν την αληθινή ευγνωμοσύνη σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Ήμουν ευχάριστα έκπληκτος όταν έλαβα το στοχαστικό δώρο που στείλατε." Αν το δώρο ήταν κάτι ακατάλληλο ή κάτι που έδειχνε ένα σεξουαλικό μήνυμα, γράψτε απλά: "Σας ευχαριστούμε για τη στοχαστικότητα που εμφανίζατε στέλνοντας αυτό το δώρο."
Εξηγήστε ότι δεν μπορείτε να δεχτείτε το δώρο. Δείξτε τη λύπη σας όταν εξηγείτε ότι πρέπει να απορρίψετε το δώρο. Συμπεριλάβετε το λόγο για τον οποίο δεν μπορείτε να το δεχτείτε. Χρησιμοποιήστε εργασία που αποτρέπει το άτομο να αισθάνεται άβολα.
Να είστε άμεσοι, αλλά ευγενικοί. Εάν σας δώσατε μια ακριβή ζωγραφική για παράδειγμα, γράψτε, "Σας ευχαριστώ για το στοχαστικό δώρο σας, είναι όμορφο. Λυπάμαι, αλλά δεν μπορώ να δεχτώ ένα δώρο τόσο υψηλής αξίας".
Εξηγήστε ότι το επιστρέψατε ή θα το επιστρέψετε. Συμπεριλάβετε μια πρόταση που εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να επιστρέψετε το δώρο.
Συμβουλές
-
Μια επιστολή που απορρίπτει ένα δώρο είναι θέμα ευγένειας. Μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε θετικές σχέσεις με τους πελάτες, ακολουθώντας τα πρότυπα του οργανισμού σας για τέτοια αντικείμενα.
Προειδοποίηση
Εάν το άτομο που στέλνει το δώρο έχει κάνει ακατάλληλες προκαταβολές σε εσάς με το δώρο ή άλλοτε, πρέπει να το συζητήσετε με τον επαγγελματία του ανθρώπινου δυναμικού σας ή με τον διευθυντή σας.
