Ένα τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που ένας προμηθευτής στέλνει σε έναν αγοραστή μαζί με μια αποστολή αγαθών. Καθορίζει τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στην παράδοση και το ποσό που τους οφείλεται. Μια δήλωση είναι μια ενημερωμένη αναφορά για το τι ένας πελάτης οφείλει ακόμα έναν πωλητή στον λογαριασμό.
Διαφορές στόχων
Ο πρωταρχικός σκοπός του τιμολογίου είναι να ζητηθεί από τον αγοραστή πληρωμή. Το τιμολόγιο ενημερώνει επίσης τον αγοραστή για το κόστος κάθε στοιχείου που περιλαμβάνεται σε μια εντολή αγοράς. Είναι η ανακοίνωση του προμηθευτή σχετικά με το γιατί ο αγοραστής οφείλει ένα συγκεκριμένο ποσό. Ο πρωταρχικός σκοπός μιας δήλωσης είναι να αναγκάσει έναν αγοραστή να προβεί σε πληρωμή έναντι λογαριασμού. Ενώ μια δήλωση περιλαμβάνει τις πιο πρόσφατες χρεώσεις, ειδοποιεί επίσης τον αγοραστή για ποσά που οφείλονται σε προηγούμενες αγορές.
Στοιχεία τιμολογίου
Ένα τυπικό τιμολόγιο περιλαμβάνει ορισμένα στοιχεία που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη σειρά. Το επάνω μέρος του τιμολογίου περιλαμβάνει μια κεφαλίδα με τίτλο του τιμολογίου, στοιχεία επικοινωνίας του πωλητή και όνομα πελάτη και αριθμό. Έχει επίσης έναν αριθμό τιμολογίου για λόγους παρακολούθησης. Η ημερομηνία αγοράς, το όνομα προϊόντος, ο αριθμός προϊόντος, οι παραγγελίες ποσότητας και ανά μονάδα κόστους αναλύονται για κάθε παραγγελθέν αγαθό. Ένα υποσύνολο για όλα τα είδη που αγοράστηκαν, ένα ποσό φόρου επί των πωλήσεων και ένα τελικό σύνολο εμφανίζονται συνήθως στο κάτω μέρος του τιμολογίου. Έχει πληροφορίες σχετικά με τους όρους πληρωμής και μια διεύθυνση πληρωμής επίσης.
Στοιχεία Δήλωσης
Μια δήλωση δεν είναι συνήθως τόσο περίπλοκη ή λεπτομερής ως τιμολόγιο. Δείχνει την ημερομηνία κάθε συναλλαγής που καταγράφηκε κατά τη διάρκεια της περιόδου δήλωσης. Ορισμένες εταιρείες περιλαμβάνουν μόνο μη καταβληθέντα ποσά σε δηλώσεις, ενώ άλλες εμφανίζουν όλες τις συναλλαγές σε μια δεδομένη περίοδο. Ο αριθμός τιμολογίου και το συνολικό τιμολόγιο από κάθε τιμολόγιο αναλύονται στη δήλωση. Αυτές οι πληροφορίες επιτρέπουν στον πελάτη να ταιριάζει τα τιμολόγια πληρωμένων και μη καταβληθέντων με το τιμολόγιο και τις αποδείξεις. Η δήλωση περιλαμβάνει επίσης όρους πληρωμής και πληροφορίες εμβασμάτων.
Ημερομηνίες και πληρωμές
Το τιμολόγιο συνήθως περιλαμβάνει την ημερομηνία επεξεργασίας ή αποστολής μιας παραγγελίας, καθώς και την ημερομηνία πληρωμής. Μια δήλωση έχει "ημερομηνία δήλωσης", η οποία είναι η ημέρα οριστικοποίησης της δήλωσης και αποστολής στον αγοραστή. Είναι καλύτερο για τους αγοραστές να πληρώνουν κανονικά τα υπόλοιπα που οφείλονται όταν φθάνουν τα τιμολόγια αντί να περιμένουν δηλώσεις, συμβουλεύει τον λογιστή Harold Averkamp. Οι δηλώσεις εκδίδονται μερικές φορές πριν την επεξεργασία των πληρωμών. Έτσι, με τη συστηματική καταβολή τιμολογίων, αποφεύγετε τη σύγχυση ως προς το εάν έχει πληρωθεί ένα υπόλοιπο όταν φτάνει μια δήλωση.
