Αν και μόνο μια σημασιολογική διαφορά για ορισμένους, η βιομηχανία γενικά και ιδιαίτερα οι εταιρείες πληροφορικής (IT) διαφοροποιούν τη διαχείριση προγραμμάτων και έργων με βάση το εύρος ευθύνης, το χρονικό πλαίσιο των δραστηριοτήτων και την ευθυγράμμιση με τους στρατηγικούς και τους τακτικούς στόχους. Η διαχείριση του προγράμματος διαρκεί και συνδέεται στενά με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού. Τα έργα συγκεντρώνονται στο πλαίσιο προγραμμάτων και συνήθως έχουν σύντομη διάρκεια και συγκεκριμένο αποτέλεσμα.
Σημασία
Η διαφοροποίηση της διαχείρισης του προγράμματος από τη διαχείριση του έργου έχει λάβει ευνοϊκή θέση κατά την τελευταία δεκαετία ως πρόσφορη στενογραφία για να επισημάνει τις διαφορές στις προτεραιότητες και τις ευθύνες μέσα σε έναν οργανισμό που έχει πολλαπλά προγράμματα. Η αποδοχή της διαφοράς δεν είναι καθολική και ορισμένοι οργανισμοί εξακολουθούν να χρησιμοποιούν τους όρους εναλλακτικά.
Λειτουργία
Σύμφωνα με τα έργα ανάπτυξης της IBM, "η διαχείριση έργων αφορά τη δυναμική κατανομή, χρήση και κατεύθυνση των πόρων (τόσο ανθρώπινων όσο και τεχνικών) και με το χρόνο - σε σχέση με τις μεμονωμένες προσπάθειες και το πρόγραμμα παράδοσης προϊόντων …" από την άλλη πλευρά, συμμετέχουν στον "καθορισμό και την αναθεώρηση των στόχων, στον συντονισμό των δραστηριοτήτων σε όλα τα έργα και στην επίβλεψη της ενσωμάτωσης και επαναχρησιμοποίησης των προσωρινών προϊόντων και αποτελεσμάτων της εργασίας".
Χρονικό πλαίσιο
Τα έργα έχουν καθορισμένη ημερομηνία έναρξης και λήξης και επικεντρώνονται στην παράδοση ενός προϊόντος που κατασκευάζεται με προδιαγραφές μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα. Τα προγράμματα διαρκούν περισσότερο με ευρύτερους τομείς ευθύνης και ενδιαφέροντος.
Χαρακτηριστικά
Ένας διαχειριστής έργου ασχολείται με το εύρος της προσπάθειας, τον προϋπολογισμό για την εκπλήρωση των καθηκόντων και την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος και τον διαθέσιμο χρόνο για να πετύχει. Οι διαχειριστές έργων επενδύονται άμεσα στην κατανομή πόρων για συγκεκριμένες εργασίες. Οι διαχειριστές προγραμμάτων θα ανησυχούν για τη διαθεσιμότητα πόρων σε πολλά έργα.
Τα έργα βασίζονται σε λεπτομερή σχέδια, σχέδια και χρονοδιαγράμματα για την επίτευξη ενός στόχου μιας φορά. Τα προγράμματα έχουν συνήθως ευρύτερο πεδίο εφαρμογής και οδηγούνται από στόχους που ευθυγραμμίζονται με τη στρατηγική σκέψη, όπως η βελτίωση της αποτελεσματικότητας, η αύξηση του μεριδίου αγοράς ή η δημιουργία μιας νέας γραμμής παραγωγής. Οι προσπάθειες σε επίπεδο οργάνωσης για την αλλαγή στυλ, συμπεριφορών ή εστίασης εμπίπτουν στο πεδίο της διαχείρισης του προγράμματος.
Μια άλλη γενική διαφορά είναι ότι τα έργα εστιάζονται στην επίτευξη στόχων εντός των καθιερωμένων προϋπολογισμών, ενώ τα προγράμματα αξιολογούνται με βάση την απόδοση της επένδυσης. Οι διαχειριστές προγραμμάτων είναι συχνά υπεύθυνοι για πολλά έργα.
Παρόλο που είναι λίγο ευρύ, θα μπορούσε κανείς να σκεφτεί έναν διαχειριστή του έργου ως υπεύθυνο για ένα παραδοτέο προϊόν και έναν υπεύθυνο προγράμματος για μια διαδικασία.
Οφέλη
Τα άτομα πρέπει να κατανοήσουν το κριτήριο βάσει του οποίου αξιολογείται η επίδοση της εργασίας τους. Αν αναμένετε να κάνετε ένα έργο σωστά, έγκαιρα και με προϋπολογισμό, τότε έχετε σαφή καθοδήγηση για τον καθορισμό των προτεραιοτήτων σας. Εάν, από την άλλη πλευρά, η απόδοσή σας μετράται στο πλαίσιο της συνολικής απόδοσης της επένδυσης, μπορείτε να λάβετε διαφορετικές αποφάσεις, να κάνετε αντιστάθμιση μεταξύ των έργων για βασικούς πόρους και θα έχετε διαφορετικές προτεραιότητες για να δαπανήσετε το χρόνο και την προσπάθειά σας.
Ο διαχωρισμός της ευθύνης για τα προγράμματα και τα προγράμματα βοηθάει τα άτομα να κατεβαίνουν και να κατεβάζουν την αλυσίδα διαχείρισης, για να γνωρίζουν το καταλληλότερο άτομο για να επιλύσουν τις συγκρούσεις και τους πρόσθετους πόρους.
