Σύμφωνα με τον ιστότοπο της ομάδας χρηστών του Microsoft Project, η διαχείριση έργου είναι μια δραστηριότητα που περιλαμβάνει προγραμματισμένα τμήματα ενός έργου σε μια λογική ακολουθία. Στη συνέχεια, το έργο διοικείται έτσι ώστε το έργο να ολοκληρωθεί εγκαίρως και με προϋπολογισμό. Η διαχείριση του έργου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος ή υπηρεσίας.
Ορισμός
Ένα έργο πρέπει να καθοριστεί έτσι ώστε η ομάδα του έργου να συνεργάζεται ως συνεκτική ομάδα και έτσι ώστε όσοι διαθέτουν πόρους στο έργο να γνωρίζουν τι να περιμένουν. Σύμφωνα με τον δικτυακό τόπο Spotty Dog, ο ορισμός του έργου περιλαμβάνει τον καθορισμό του σκοπού του έργου και των ωφελημάτων που θα προκύψουν από το έργο. Ένα άλλο στοιχείο είναι ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής του έργου. Το πεδίο εφαρμογής του έργου προσδιορίζει τι θα συμπεριληφθεί και δεν πρόκειται να συμπεριληφθεί σε ένα έργο. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει ένα σχέδιο για τη μελέτη της αποτελεσματικότητας μιας κατασκευαστικής εταιρείας με παγκόσμιες τοποθεσίες, το πεδίο εφαρμογής του έργου θα μπορούσε να οριστεί ως μόνο μελέτη της αποτελεσματικότητας των τοποθεσιών των ΗΠΑ.
Πλησιάζω
Θα πρέπει να αναπτυχθεί ένας κατάλογος με τα βήματα για την ολοκλήρωση των βημάτων ενός έργου με μια εκτιμώμενη ημερομηνία έναρξης και λήξης για κάθε βήμα. Επιπλέον, πρέπει να σημειωθεί το παραδοτέο για κάθε βήμα. Ένα παραδοτέο είναι το αποτέλεσμα ενός βήματος. Για παράδειγμα, αν ήταν ένα βήμα για την αναφορά των ευρημάτων και των συστάσεων, το παραδοτέο για αυτό το βήμα θα ήταν μια έκθεση ευρημάτων και συστάσεων. Εκτός από τα καθήκοντα, πρέπει να διευκρινιστεί η αλληλεξάρτηση κάθε εργασίας με την άλλη. Για παράδειγμα, εάν η εκκίνηση μιας εργασίας εξαρτάται από την ολοκλήρωση μιας άλλης που πρέπει να σημειωθεί. Μια άλλη σημαντική έννοια στη χαρτογράφηση των εργασιών είναι η έννοια της κρίσιμης διαδρομής. Σύμφωνα με τη Γνωσιακή Διαχείριση Έργου, η κρίσιμη διαδρομή είναι η ακολουθία εργασιών που αντιστοιχούν στο ημερολογιακό χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωση του έργου. Ένας διευθυντής έργου δίνει ιδιαίτερη προσοχή στις εργασίες που βρίσκονται κατά μήκος της κρίσιμης διαδρομής, διότι εάν κάποια από αυτές τις εργασίες καθυστερήσει, απαιτείται περισσότερος ημερολογιακός χρόνος για την ολοκλήρωση του έργου.
Στελέχωση
Μέρος της στελέχωσης ενός έργου είναι η επιλογή ενός χορηγού του έργου. Ένας χορηγός του έργου είναι ανώτερος ανώτερος υπάλληλος, ο οποίος διαβεβαιώνει ότι το σχέδιο είναι αποδεκτό από άλλους στην οργάνωση, χειρίζεται τυχόν πολιτικά ζητήματα που προκύπτουν και προωθεί το έργο με άλλους στην οργάνωση. Οι άνθρωποι που έχουν ανατεθεί σε ένα έργο είναι κρίσιμοι για την επιτυχία του. Πρέπει να επιλεγεί ένας υπεύθυνος έργου ο οποίος είναι ιδιαίτερα οργανωμένος, έχει τις δεξιότητες των ανθρώπων για να διαχειριστεί τα μέλη της ομάδας και έχει αρκετές τεχνικές γνώσεις για τους τομείς στους οποίους απευθύνεται το σχέδιο για να κατανοήσει το σχέδιο του έργου και τις συνεχιζόμενες δραστηριότητες. Τα μέλη της ομάδας του έργου θα πρέπει να επιλέγονται με βάση τις απαιτούμενες δεξιότητες - για παράδειγμα, για ένα πρόγραμμα ανάπτυξης λογισμικού, θα χρειαζόταν ένα μέλος του προσωπικού που γνώριζε τη δοκιμή του λογισμικού και τον ποιοτικό έλεγχο.
Έλεγχος Έργου
Για τον αποτελεσματικό έλεγχο του έργου, ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται συχνά είναι το λογισμικό διαχείρισης έργου. Αυτό το λογισμικό παρακολουθεί την προγραμματισμένη και πραγματική ολοκλήρωση των εργασιών του έργου και την επίδραση των καθυστερημένων εργασιών στην ολοκλήρωση του έργου. Τέτοιο λογισμικό συχνά παρακολουθεί τα πραγματικά έναντι των προγραμματισμένων εξόδων επίσης.
