Οι όροι "κόστος έργου" και "προϋπολογισμός έργου" συχνά ρίχνονται χαλαρά κατά τη διάρκεια των σταδίων προγραμματισμού του έργου. Ενώ ορισμένοι πιστεύουν ότι οι δύο όροι είναι εναλλάξιμοι, άλλοι γνωρίζουν ότι υπάρχει μια διαφορά μεταξύ των δύο. Είναι σημαντικό ο διαχειριστής του έργου να κατανοεί την έννοια αυτών των όρων και να γνωρίζει πώς να τα χρησιμοποιήσει κατάλληλα για να αποφύγει οποιαδήποτε σύγχυση κατά τη διαχείριση του έργου και την επικοινωνία με στελέχη της εταιρείας σχετικά με την εξέλιξη του.
Προϋπολογισμός έργου
Ο όρος "προϋπολογισμός έργου" αναφέρεται σε έναν προϋπολογισμό που δείχνει πώς θα διατεθούν τα χρήματα που δόθηκαν για το έργο. Αναλύει τις οικονομικές λεπτομέρειες σχετικά με τις δαπάνες και τις αγορές που απαιτούνται για την επιτυχία του έργου. Ο προϋπολογισμός θα δείξει, για παράδειγμα, μισθούς εργαζομένων, αγορές μηχανημάτων, προμήθειες, εργαλεία και μίσθωμα για προσωρινές θέσεις γραφείων. Με άλλα λόγια, ο υπεύθυνος του έργου θα είναι σε θέση να λογοδοτεί για κάθε πένα που δαπανάται για το έργο.
Έξοδα έργου
Ο όρος "κόστος έργου" αναφέρεται στο συνολικό ποσό του σχετικού έργου που θα κοστίσει η εταιρεία. Τα στελέχη χρησιμοποιούν αυτό το ποσό για να κάνουν αλλαγές στους άλλους προϋπολογισμούς της εταιρείας, όπως οι επιχειρησιακοί προϋπολογισμοί, ο κύριος προϋπολογισμός και οι προϋπολογισμοί δαπανών για να δώσουν περιθώρια για το εν λόγω έργο. Το συνολικό κόστος του έργου υπολογίζεται προσθέτοντας το συνολικό κόστος στον προϋπολογισμό του έργου, έτσι ώστε οι ιδιοκτήτες των επιχειρήσεων να γνωρίζουν πόσο να αφήσουν κατά μέρος.
Ανάπτυξη Έργων και Αλλαγές
Το συνολικό σχέδιο κόστους έργου επηρεάζεται εάν ο προϋπολογισμός του έργου προσαρμοστεί κατά την ανάπτυξη και εκτέλεση του έργου. Για παράδειγμα, το έργο ενδέχεται να επηρεαστεί από απρόβλεπτες καταστάσεις όπως οι κακές καιρικές συνθήκες ή η έλλειψη εργατικού δυναμικού στον τομέα. Ο προϋπολογισμός μπορεί να αλλάξει εάν οι μηχανές σπάσουν και πρέπει να αντικατασταθούν. Εάν αλλάξει ο προϋπολογισμός μετά την έγκρισή του, προσαρμόζεται επίσης το συνολικό σχέδιο κόστους του σχεδίου.
Χρησιμοποιώντας το κόστος και τον προϋπολογισμό
Τα στελέχη της εταιρείας θα διατηρήσουν το αρχικά προγραμματισμένο κόστος του έργου και το τελικό κόστος του έργου για μελλοντικό προγραμματισμό. Η διαφορά στο κόστος θα δείξει πού ο σχεδιασμός είχε ελαττώματα, κάτι που είναι επωφελές για μελλοντικά έργα. Είναι επίσης χρήσιμο όσον αφορά τη διαχείριση κινδύνων και τα μέτρα πρόληψης, επομένως ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι ακριβέστερος για μελλοντικά έργα ή καθήκοντα.
