Οι περισσότερες επιχειρηματικές λειτουργίες που δεν κατευθύνονται από πολιτικές και διαδικασίες γίνονται χαοτικές και αποδιοργανωμένες. Η διατήρηση αρχείων δεν είναι μια από τις πιο συναρπαστικές πτυχές της επιχείρησης, αλλά είναι μία από τις πιο ζωτικές. Ένα οργανωμένο σύστημα αποθήκευσης εγγράφων εξαλείφει άχρηστα αρχεία και προστατεύει την επιχείρηση σε περίπτωση ελέγχου. Γνωρίζοντας πότε να το κρατήσετε και πότε να το πετάξετε είναι ένα κρίσιμο βήμα στην ανάπτυξη μιας επιτυχημένης επιχείρησης.
Πρόγραμμα καθολικής διατήρησης
Όλες οι εταιρείες θα πρέπει να αναπτύξουν ένα σύστημα για τη διατήρηση αρχείων που είναι καθολικό για όλα τα τμήματα. Παίρνει όλους στην ίδια σελίδα όταν πρόκειται για την αποθήκευση αρχείων. Ερευνήστε τους νόμους και τα καταστατικά για τον επιχειρηματικό και τον επιχειρησιακό σας τομέα. Για παράδειγμα, μια δικηγορική εταιρεία μπορεί να έχει διαφορετικές απαιτήσεις από ένα μικρό παντοπωλείο. Εάν χρειάζεται, συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο για τη δημιουργία αυτού του συστήματος. Αναφέρετε το σχέδιο με βάση τη λειτουργία και το τμήμα. Κατασκευάστε ένα πρόγραμμα και εκχωρήστε κωδικούς ταξινόμησης.
Καταγράφει τα αποθέματα
Το απόθεμα αρχείων αποτελεί ένα σημαντικό βήμα στη διαχείριση της διατήρησης. Αυτή είναι μια ακριβής λίστα όλων των αρχείων, ηλεκτρονικών και εγγράφων, μέσα στον οργανισμό σας. Η λίστα θα πρέπει να αναφέρει λεπτομερώς έναν τίτλο για κάθε εγγραφή, όπως το "Γενικό Λογιστήριο", και τη θέση του εγγράφου. Επιπλέον, συμπεριλάβετε μια ταξινόμηση για τα αρχεία. Αυτό θα είναι το σημείο αναφοράς της διατήρησης βάσει του χρονοδιαγράμματος της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, συνθέστε ένα υπολογιστικό φύλλο. η πρώτη στήλη θα είναι ένας τίτλος "Reporting Aging Reporting Reporting". Η δεύτερη στήλη της στήλης θα είναι μια ταξινόμηση, "Accounts Payable." Η τρίτη στήλη μπορεί να είναι ένα τμήμα, "Λογιστική". Το υπόλοιπο του υπολογιστικού φύλλου μπορεί να συνεπάγεται την τοποθεσία, "East Storage Room, Cabinet Four" και τον κωδικό διατήρησης, "Πρόγραμμα Α".
Αξιολογήσεις εγγράφων
Η διαδικασία αξιολόγησης συνεπάγεται την ανάλυση των επιτόπιων αρχείων για την εξάλειψη εγγράφων που υπερβαίνουν την περίοδο διατήρησης. Αυτή η μορφή καθαρισμού του σπιτιού εξαλείφει τη συσσώρευση υπερβολικών αρχείων. Χρησιμοποιώντας την καταχώριση αποθέματος αρχείων, καταστρέψτε τα έγγραφα που έχουν λήξει. Αφού ολοκληρωθεί, ελέγξτε όλο το χώρο αποθήκευσης και ενημερώστε την καταχώρηση αποθέματος. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, εξετάστε τους νόμους για να αναγνωρίσετε τυχόν αλλαγές που έχουν εκδοθεί από την τελευταία αναθεώρηση. Προγραμματίστε κριτικές ετησίως, τριμηνιαία ή μηνιαία.
