Η καταχώρηση ψηφίων του τερματικού είναι ένα σύστημα αρχειοθέτησης που λειτουργεί χρησιμοποιώντας τους δύο τελευταίους αριθμούς στα αρχεία για να τα οργανώσει. Στη συνέχεια ακολουθεί τους αριθμούς με αντίστροφη σειρά για να εντοπίσει το αρχείο που χρειάζεται. Ως αποτέλεσμα, αυτό το αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης είναι αποτελεσματικό για πολλές μεγάλες εταιρείες. Η καταχώρηση ψηφιακού τερματικού έχει τέσσερα κύρια πλεονεκτήματα που το διακρίνουν από άλλα συστήματα αρχειοθέτησης.
Απλή διαχείριση
Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της καταγραφής τερματικού ψηφίου είναι ότι είναι σχετικά απλό να το διαχειριστείτε. Δεδομένου ότι τα αρχεία χωρίζονται αριθμητικά, είναι εύκολο για το προσωπικό να εντοπίσει ένα αρχείο σε σύντομο χρονικό διάστημα. Όλα τα άτομα πρέπει να κάνουν είναι να παρακολουθούν τους αριθμούς με αντίστροφη σειρά μέχρι να βρεθεί το αρχείο.
Εταιρείες μεγάλης κλίμακας
Εάν μια επιχείρηση χρειάζεται να αποθηκεύσει πάνω από 10.000 αρχεία, είναι ιδανικό το σύστημα αρχειοθέτησης τερματικού ψηφίου. Ο σχεδιασμός αυτού του συστήματος αρχειοθέτησης είναι ιδανικό για τη διαχείριση χιλιάδων αρχείων και τη διατήρηση της οργάνωσης. Ενώ άλλα συστήματα, όπως η αλφαβητική ή η έγχρωμη κωδικοποίηση, μπορούν να χειριστούν μόνο ένα μικρό αριθμό αρχείων, η καταχώρηση τερματικών ψηφίων μπορεί να χειριστεί σημαντικά περισσότερα. Ως αποτέλεσμα, αυτή η μορφή αρχειοθέτησης είναι συχνά η επιλογή μεγάλων νοσοκομείων.
Προστατεύει το Crowding
Ένα επιπλέον πλεονέκτημα είναι ότι εμποδίζει επίσης τον συνωστισμό γύρω από το σύστημα αρχειοθέτησης. Δεδομένου ότι η καταχώρηση τερματικού ψηφίου διατηρεί τα αρχεία ευρέως διανεμημένα διαιρώντας τα σε 100 τμήματα, δημιουργεί περισσότερο χώρο και βοηθά στην αποτροπή του πολυσυλλεκτικού προσωπικού να συγκεντρώνει γύρω από μια συγκεντρωμένη περιοχή. Με τη σειρά του, εξοικονομείται χρόνος και η ροή εργασίας μιας επιχείρησης μπορεί να τρέξει πιο ομαλά από ό, τι θα έκανε με ένα εναλλακτικό σύστημα αρχειοθέτησης, όπως ένα αλφαβητικό.
Αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης
Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι ότι η παρακολούθηση των ατόμων μέσω αριθμών κοινωνικής ασφάλισης είναι ιδανική για καταχώρηση τερματικού ψηφίου. Η εργασία προς τα πίσω από την τελική μονάδα στη δευτερεύουσα μονάδα στην κύρια μονάδα καθιστά εύκολη την εύρεση του αρχείου ενός ατόμου. Αυτό καθιστά την καταχώρηση τερματικών ψηφίων τέλεια για κυβερνητικούς οργανισμούς.
