Τα μετρητά είναι κάτι περισσότερο από απλά νομίσματα και νόμισμα στον επιχειρηματικό κόσμο. Περιλαμβάνει επίσης επιταγές, συναλλαγές με πιστωτικές κάρτες και εντολές πληρωμής. Χρησιμοποιώντας τεχνικές βέλτιστης πρακτικής για τον χειρισμό μετρητών, συμβάλλετε στη μείωση των σφαλμάτων και στη διασφάλιση λογοδοσίας, ακόμη και αν το ποσό των μετρητών που χειρίζεστε είναι χαμηλό. Με τη δημιουργία και την εφαρμογή ελέγχων χειρισμού μετρητών, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική διαδικασία για τη διαχείριση των εξερχόμενων πληρωμών και των χρημάτων που λαμβάνετε.
Λογιστική υπευθυνότητα
Παρακολουθήστε τα άτομα που έχουν πρόσβαση στα μετρητά μιας επιχείρησης και σημειώστε τις ευθύνες διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων κάθε ατόμου. Θα πρέπει να ξέρετε πού βρίσκονται τα μετρητά της εταιρείας σας ανά πάσα στιγμή και να είστε σε θέση να ανιχνεύσετε παρατυπίες σε συγκεκριμένα άτομα. Αυτό μπορείτε να το επιτύχετε βεβαιώνοντας ότι κάθε πληρωμή έχει μια απόδειξη μετρητών που έχει εκδοθεί και καταγραφεί δίνοντας στον κάθε πελάτη απόδειξη και τεκμηρίωση οποιωνδήποτε μεταφορών. Ένας προϊστάμενος θα πρέπει πάντα να εγκρίνει τις ακυρωμένες ή επιστραφείσες συναλλαγές και να ελέγχει τις καταθέσεις μετρητών.
Διαχωρισμός καθήκοντος
Όταν ένας ή δύο έχουν την ευθύνη να διαχειρίζονται μετρητά, υπάρχει μεγαλύτερος κίνδυνος απάτης. Με τον διαχωρισμό των καθηκόντων χειρισμού μετρητών μεταξύ πολλών ατόμων, ένα μόνο άτομο δεν μπορεί να έχει τον έλεγχο της διαδικασίας διαχείρισης μετρητών. Έχουν διαφορετικά άτομα να καταγράφουν πληρωμές σε μετρητά σε λογιστικά βιβλία, να λαμβάνουν χρήματα, να καταθέτουν κεφάλαια, να συμβιβάζουν πληρωμές σε μετρητά σε λογιστικά βιβλία και να εκδίδουν λογαριασμούς πληρωμών. Όταν διαχωρίζετε τα καθήκοντα χειρισμού μετρητών, κάθε άτομο είναι υπεύθυνο έναντι των άλλων στη διαδικασία διαχείρισης μετρητών.
Συμφωνία μετρητών
Όταν έχετε εφαρμόσει τις πρακτικές συμφιλίωσης μετρητών, μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι οι υπάλληλοι κατέγραψαν σωστά τις συναλλαγές μετρητών και ότι διαθέτουν σύστημα ελέγχων και υπολοίπων. Τουλάχιστον, θα πρέπει να ελέγχετε τις τραπεζικές σας καταστάσεις έναντι των εσόδων και των καταθέσεων μετρητών σε μηνιαία βάση. Εκτός από την καταγραφή πληρωμών μετρητών αμέσως μόλις τις λάβετε, μετρήστε και εξισορροπήστε τις ταμειακές σας αποδείξεις κάθε μέρα και συγκρίνετε όλες τις αποδείξεις με τα δελτία κατάθεσης. Εκτός από την προγραμματισμένη μηνιαία συμφωνία μετρητών, πραγματοποιήστε έναν τεράστιο έλεγχο των αρχείων λογιστικής κάθε μήνα.
Ασφάλεια
Κάθε φορά που μια επιχείρηση χειρίζεται μετρητά, είναι σημαντικό να κρατάτε τα χρήματα και τους υπαλλήλους ασφαλείς. Προκειμένου να προστατεύσετε τα χρηματοοικονομικά περιουσιακά στοιχεία σας, προβαίνετε πάντα σε ελέγχους ιστορικού για μελλοντικούς υπαλλήλους προτού επεκτείνετε τις προσφορές εργασίας Πάντα να κρατάτε τα χρήματα κλειδωμένα σε ασφαλές μέρος και να διευκρινίσετε την πολιτική διαχείρισης των μετρητών στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. Περιορίστε τον αριθμό των ατόμων που έχουν πρόσβαση σε μετρητά όσο το δυνατόν λιγότερα και δώστε μόνο κωδικούς πρόσβασης και συνδυασμούς σε εγκεκριμένο προσωπικό. Κάθε χρόνο ή κάθε φορά που ένας εργαζόμενος που διαχειρίζεται τα μετρητά εγκαταλείπει την εταιρεία, αλλάξτε όλους τους συνδυασμούς και τους κωδικούς πρόσβασης. Κάθε φορά που ένας υπάλληλος μετρά μετρητά, θα πρέπει να το κάνει σε μια θέση την οποία το κοινό ή οι πελάτες δεν μπορούν να δουν. Όταν παίρνετε μετρητά από το ένα μέρος στο άλλο, θέλετε να κάνετε μια κατάθεση ή εάν η επιχείρησή σας έχει μια μεγάλη πανεπιστημιούπολη, χρησιμοποιήστε το σύστημα buddy. Πάντα να ελαχιστοποιείτε το ποσό των μετρητών στην επιχείρησή σας τη νύχτα, έτσι ώστε να μην υποστείτε μεγάλη ζημιά σε περίπτωση πυρκαγιάς ή κλοπής.
