Οι οργανισμοί που εφαρμόζουν μια διαδικασία διαχείρισης συμβάσεων μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα και, συνεπώς, να έχουν ένα πλεονέκτημα στην αγορά. Στον πυρήνα μιας υγιούς διαδικασίας διαχείρισης συμβάσεων είναι μια κεντρική τοποθεσία όπου όλες οι συμβατικές γλώσσες είναι εύκολα προσβάσιμες.
Αναλύστε τη σύμβαση
Ελέγξτε τη σύμβαση για να βεβαιωθείτε ότι περιέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες. Μια σταθερή σύμβαση ορίζει σαφώς τους ρόλους και τις ευθύνες των οργανισμών και των ατόμων. Θα πρέπει να αναφέρει λεπτομερώς όλα τα χρονικά πλαίσια και τις προθεσμίες, να προσδιορίσει τον τρόπο μέτρησης των παραδοτέων και να διευκρινίσει σαφώς τις ρυθμίσεις πληρωμής.
Κατανοήστε το φόντο
Λαμβάνοντας χρόνο για να συζητήσετε εντός του οργανισμού ο ρόλος του παρόχου υπηρεσιών και η σχέση που έχει αναπτύξει θα βοηθήσει στον καθορισμό των όρων της σύμβασης. Αν χρειαστεί, επικοινωνήστε με τον πάροχο υπηρεσιών για να εντοπίσετε τυχόν εκκρεμή ζητήματα. Μια σταθερή σχέση με τον πάροχο υπηρεσιών μπορεί να συμβάλει στη διαμόρφωση μιας σύμβασης που είναι επωφελής και για τα δύο μέρη.
Καθιέρωση πρωτοκόλλων παρακολούθησης
Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν συστήματα για τη συλλογή δεδομένων, την παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων, την αναφορά των επιδόσεων και τη διευθέτηση των λογιστικών βιβλίων. Καλά καθορισμένες διαδικασίες εξοικονομούν χρόνο και χρήμα.
Αποκτήστε την απαραίτητη τεκμηρίωση
Είναι ζωτικής σημασίας κατά την έναρξη της σύμβασης να εντοπίζονται όλες οι απαραίτητες άδειες και τεκμηρίωση, να επιβεβαιώνεται ότι όλες οι πληροφορίες είναι τρέχουσες και να μοιράζονται αυτές τις πληροφορίες με τον πάροχο υπηρεσιών.
Ενημερώστε όλα τα μέρη
Τα μέλη της ομάδας διαχείρισης συμβολαίων και άλλων ενδιαφερομένων πρέπει να ενημερώνονται αρχικά για τις ευθύνες τους στη διαδικασία σύναψης συμβάσεων. Οι ευθύνες καθ 'όλη τη διάρκεια της σύμβασης θα πρέπει να περιγράφονται σαφώς έτσι ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να κατανοούν τις ευθύνες τους.
Διαχείριση θεμάτων
Όταν υπογραφεί η σύμβαση, πρέπει να αντιμετωπιστούν τυχόν ανεπίλυτα ζητήματα, ώστε να μην δημιουργηθούν προβλήματα κατά τη διάρκεια της σύμβασης. Τα ανεπίλυτα ζητήματα κατά την υπογραφή της σύμβασης πρέπει να καταγράφονται και να συμφωνείται η λύση και το χρονοδιάγραμμα. Αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να εντοπίσετε τα στοιχεία της σύμβασης που θα αφεθούν για μελλοντική ανάπτυξη. Οποιοδήποτε στοιχείο που απαιτεί διαφοροποίηση της αρχικής σύμβασης πρέπει να καταγράφεται και να διαχειρίζεται προσεκτικά.
Αξιολογήστε τη μετάβαση
Σε ορισμένες συμβάσεις θα υπάρξει φάση μετάβασης. Στο τέλος αυτής της φάσης, τα μέρη πρέπει να συνεδριάσουν για να αξιολογήσουν τη συνολική απόδοση της σύμβασης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η μεταβατική περίοδος είναι όταν οι τελικές λεπτομέρειες της σύμβασης σφυρηλατούνται. σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι κρίσιμη η διεξοδική αξιολόγηση της μεταβατικής περιόδου. Αυτός είναι και ο χρόνος για τον καθορισμό των συμβατικών ρυθμίσεων, όπως οι πόροι που θα χρειαστούν.
Αξιολογήστε την απόδοση
Η διαχείριση της απόδοσης πρέπει να είναι συνεχής καθ 'όλη τη διάρκεια της σύμβασης. Η συνεχής αξιολόγηση των δεδομένων απόδοσης, η συνέχιση των εργασιών και η διόρθωση των περιπτώσεων που δεν συμβαίνουν, θα συμβάλουν στην επαναφορά των όρων των συμβάσεων που ωφελούν όλα τα μέρη.
Διαχείριση διακυμάνσεων
Όλες οι συμβάσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν διατάξεις για τροποποιήσεις, οι οποίες πρέπει να επιτρέπονται μόνο σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Οι τροποποιήσεις των συμβάσεων πρέπει πάντοτε να καθορίζονται εγγράφως με επίσημη τροπολογία. Για όλες τις παραλλαγές θα πρέπει να υπάρχει μια τυπική διαδικασία διαχείρισης αλλαγών.
