Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν συστήματα απογραφής στις παραγωγικές ή λιανικές συναλλαγές τους για τη διαχείριση των αποθεμάτων. Η απογραφή μπορεί να είναι ένα από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία μιας εταιρείας και τα συστήματα για τη διαχείριση της παρέχουν το ίδρυμα για την κάλυψη της ζήτησης των πελατών. Κάθε σύστημα απογραφής εμπίπτει σε ένα συγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής και έχει ορισμένους περιορισμούς που η διοίκηση πρέπει να καταλάβει για να επιλέξει το καλύτερο σύστημα για την εταιρεία.
Συστήματα Απογραφής
Τα συστήματα αποθέματος αποτελούν τη βάση για την καταγραφή των πωλήσεων, των αγορών. και την ποσότητα για κάθε στοιχείο στο τέλος της λογιστικής περιόδου. Τα δύο κύρια συστήματα απογραφής είναι το περιοδικό σύστημα και το διαρκές σύστημα. Το περιοδικό σύστημα καταγράφει το απόθεμα μόνο στο τέλος κάθε περιόδου, αφήνοντας το υπόλοιπο αμετάβλητο καθ 'όλη την περίοδο. Δεδομένου ότι η καταμέτρηση του αποθέματος απαιτεί χρόνο, οι μικρότερες επιχειρήσεις είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιούν το περιοδικό σύστημα. Το διαρκές σύστημα, αντίθετα, προσαρμόζει το υπόλοιπο του αποθέματος κάθε φορά που συμβαίνει μια συναλλαγή, όπως μια αγορά αποθέματος ή μια πώληση, και παρέχει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο.
Πεδίο εφαρμογής των συστημάτων απογραφής
Το πεδίο εφαρμογής ενός συστήματος απογραφής μπορεί να καλύψει πολλές ανάγκες, συμπεριλαμβανομένης της αποτίμησης του αποθέματος, της μέτρησης της αλλαγής του αποθέματος και του προγραμματισμού για μελλοντικά επίπεδα απογραφής. Η αξία του αποθέματος στο τέλος κάθε περιόδου παρέχει τη βάση για τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση στον ισολογισμό. Η μέτρηση της μεταβολής του αποθέματος επιτρέπει στην εταιρεία να προσδιορίσει το κόστος του αποθέματος που πωλήθηκε κατά τη διάρκεια της περιόδου. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να προγραμματίσει για μελλοντικές ανάγκες απογραφής.
Περιορισμοί του περιοδικού συστήματος
Οι περιορισμοί του περιοδικού συστήματος περιλαμβάνουν τη μη γνώση ενός ακριβούς αριθμού απογραφών στη μέση της περιόδου και τον κίνδυνο του αποθέματος. Με το περιοδικό σύστημα, η εταιρεία γνωρίζει το επίπεδο απογραφής με βεβαιότητα μόνο όταν μετράει φυσικά το απόθεμα στο τέλος κάθε περιόδου. Καθ 'όλη τη διάρκεια της περιόδου, η εταιρεία παίρνει παραγγελίες πελατών χωρίς να γνωρίζει τον ακριβή αριθμό των αποθεμάτων ή εάν υπάρχουν αρκετά προϊόντα για την κάλυψη της ζήτησης των πελατών.
Περιορισμοί του διαρκούς συστήματος
Οι περιορισμοί ενός συστήματος διαρκούς απογραφής περιλαμβάνουν μια ψευδή αίσθηση αξιοπιστίας και εξάρτησης από την είσοδο του ανθρώπου. Παρόλο που ένα ενημερωμένο σύστημα ενημερώνεται κάθε φορά που μια συναλλαγή εισέρχεται στο σύστημα, ενδέχεται να μην υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με κλαπέντα, κατεστραμμένα ή καταργημένα τμήματα. Η εταιρεία δεν γνωρίζει την κλοπή ή τα απόβλητα, γνωστά ως συρρίκνωση, μέχρι να πραγματοποιήσει μια φυσική μέτρηση τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Ο άλλος περιορισμός είναι ότι ένας υπάλληλος μπορεί να εισάγει δεδομένα λανθασμένα, εισάγοντας ανακριβείς πληροφορίες που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο τη λήψη αποφάσεων.
