Ένα Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης (MIS) είναι μια πολύτιμη εργαλειοθήκη που χρησιμοποιεί η εταιρεία για να μετρήσει την αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τους. Το MIS μπορεί να παρέχει αναλυτική γνώση σε ορισμένα τμήματα μιας επιχείρησης και επίσης να βοηθά τη διοίκηση να λαμβάνει σημαντικές επιχειρηματικές αποφάσεις. Ενώ το στυλ και η μορφή του MIS έχει αλλάξει με την πάροδο των ετών, η χρήση του στις αποφάσεις διαχείρισης έχει αυξηθεί σημαντικά.
Τα γεγονότα
Ένα MIS είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για να λάβει αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρηματικές δραστηριότητές της. Το MIS δεν πρέπει να ασχολείται με το εάν οι πληροφορίες μπορούν να ανακτηθούν, αλλά με το πώς και ποιες πληροφορίες πρέπει να ανακτηθούν, ώστε η διοίκηση να μπορεί να λαμβάνει αποτελεσματικές αποφάσεις. Μόλις παρέχονται πληροφορίες μέσω του MIS, μπορούν να λαμβάνονται αποφάσεις σχετικά με την αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Περιορισμοί υπάρχουν με ένα MIS, όπως το κόστος για τη δημιουργία και την εφαρμογή ενός MIS, τον χρόνο εκπαίδευσης των εργαζομένων, την έλλειψη ευελιξίας και τη λήψη λανθασμένων ή ελλιπών πληροφοριών.
MIS Expense
Η εφαρμογή του MIS μπορεί να είναι πολύ δαπανηρή για τις εταιρείες που επιθυμούν να διαχειριστούν τις λειτουργίες τους πιο αποτελεσματικά. Όλες οι διαιρέσεις και οι διαδικασίες πρέπει να επανεξεταστούν όταν καθορίζεται ποια πληροφορία θέλει να διαχειριστεί για σκοπούς λήψης αποφάσεων. Το κόστος αυτής της ανασκόπησης που ακολουθείται από το κόστος εγκατάστασης μπορεί να είναι εξαιρετικά δαπανηρό για τις μεγάλες εταιρείες. Επιπλέον, η πρόσληψη νέων υπαλλήλων ή η κατάρτιση των εργαζομένων που σχετίζονται με το MIS μπορεί επίσης να αυξήσει το κόστος υλοποίησης.
Εκπαίδευση υπαλλήλων
Οι κατάλληλα καταρτισμένοι υπάλληλοι αποτελούν κρίσιμο μέρος ενός MIS. Οι εργαζόμενοι βρίσκονται στην πρώτη γραμμή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και δημιουργούν ή διαχειρίζονται τις καθημερινές δραστηριότητες της εταιρείας. Εάν ένα MIS εντοπίσει κάποιο ελάττωμα του συστήματος ή η διοίκηση αποφασίσει να αλλάξει μια διαδικασία βασισμένη στις πληροφορίες MIS, συνήθως απαιτείται επανεκπαίδευση των εργαζομένων. Το μήκος και το βάθος της εκπαίδευσης μπορεί να διαφέρουν, καθιστώντας δύσκολη την εκτίμηση του κόστους αυτής της εκπαίδευσης. Η διοίκηση θα πρέπει επίσης να λογοδοτεί για τη χαμένη παραγωγικότητα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου κατάρτισης.
MIS Ευελιξία
Μόλις δημιουργηθεί και εγκατασταθεί ένα MIS σε μια εταιρεία, μπορεί να αποδειχθεί ένα άκαμπτο σύστημα. Η γρήγορη πραγματοποίηση αλλαγών για να αντανακλούν διακυμάνσεις στις επιχειρηματικές λειτουργίες ενδέχεται να μην είναι δυνατή ανάλογα με το στυλ και τη λειτουργικότητα του MIS. Ενώ η διόρθωση πολιτικών όπως οι εσωτερικοί έλεγχοι ή οι διαδικασίες λειτουργίας μπορεί να είναι εύκολη, αλλαγές σε επίπεδο εταιρείας, όπως οι αλλαγές υπηρεσιών, οι βελτιώσεις στην παραγωγή ή η στρατηγική μάρκετινγκ, μπορεί να μην είναι απλές. Σημαντικές αλλαγές στις επιχειρήσεις θα απαιτήσουν σημαντικές αλλαγές στο MIS, με αποτέλεσμα την αύξηση του κόστους και τον χρόνο διακοπής της πληροφόρησης.
Εσφαλμένες πληροφορίες
Το MIS έχει σχεδιαστεί για να παρέχει πληροφορίες στη διοίκηση, ώστε να μπορούν να λαμβάνονται σωστές αποφάσεις σχετικά με τις επιχειρήσεις. Το μεγαλύτερο κενό που μπορεί να έχει ένα MIS είναι η έλλειψη λανθασμένων ή ανεπαρκών πληροφοριών για τη διαχείριση. Το πρόβλημα αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη σπατάλη χρόνου και χρημάτων για την εταιρεία, οδηγώντας σε μια άλλη αναθεώρηση του MIS για να διορθώσει τις ελλείψεις πληροφοριών.
