Η αγορά είναι ένα τμήμα στο χρηματοοικονομικό τμήμα μιας εταιρείας που εξασφαλίζει την αποτελεσματική προμήθεια προμηθειών και υλικών που απαιτούνται από άλλα τμήματα. Όλα τα παραγγελθέντα για κάθε τμήμα πρέπει να περάσουν από το τμήμα αγοράς. Παρόλο που οι εταιρείες έχουν διαφορετικές οδηγίες αγοράς, όλες οι εταιρείες έχουν πρότυπες διαδικασίες αγοράς.
ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ
Κάθε υπηρεσία, υλικό ή προμήθεια που ζητείται από κάθε τμήμα πρέπει να υποβληθεί ως εντολή αγοράς. Αυτή η εντολή αγοράς είναι ένας λογιστικός αριθμός που διασφαλίζει ότι το σωστό ποσό καταβάλλεται στον πωλητή ή τον προμηθευτή. Ο αριθμός επίσης παρακολουθεί τη σειρά για να σιγουρευτεί ότι λαμβάνεται έγκαιρα καθώς και στην επιθυμητή ποιότητα και ποσότητα που χρειάζονται. Η εντολή αγοράς χρησιμοποιείται επίσης από τον πωλητή ή τον προμηθευτή κατά την τιμολόγηση της εταιρείας μετά την παράδοση της παραγγελίας.
Αποσπάσματα αγοράς
Το τμήμα προμηθειών είναι υπεύθυνο για την εύρεση του ζητούμενου προϊόντος, υπηρεσίας ή προμηθειών. Ένας αγοραστής βρίσκει διαφορετικούς προμηθευτές, αποστέλλει εισαγωγικά και αποφασίζει ποιος πωλητής ανταποκρίνεται στις ανάγκες των αιτημάτων του τμήματος. Η διαδικασία αγοράς περιγράφει τη διαδικασία με την οποία το τμήμα προμηθειών υποβάλλει αιτήσεις παραπόνων από προμηθευτές και πωλητές. Κάθε υπεύθυνος τμήματος πρέπει να ενημερώσει το τμήμα προμηθειών σχετικά με το ακριβές στοιχείο που απαιτείται, τις ιδιαιτερότητες των επιθυμητών αντικειμένων και την ποσότητα που απαιτείται για τη λειτουργία του αντίστοιχου τμήματος.
Διαδικασία παρακολούθησης
Αφού τα τμήματα έχουν δώσει στο τμήμα προμηθειών τις πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, τα αναλώσιμα ή το υλικό που απαιτείται, ο πράκτορας αγορών παρακολουθεί τη σειρά καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Ο πράκτορας αγορών που έχει ανατεθεί στην εντολή πρέπει να ακολουθήσει τον πωλητή σε περίπτωση αλλαγής ή ενημέρωσης και να παρακολουθήσει την παραγγελία έως ότου ληφθεί. Μετά την παραλαβή του στοιχείου, το τμήμα αγοράς διασφαλίζει ότι η παραγγελία είναι σωστή και εντός των συμβατικών προδιαγραφών.
