Όχι κάθε εργαζόμενος ανταποκρίνεται στις προσδοκίες. Όταν συμβεί αυτό, πρέπει να γράψετε μια πειθαρχική επιστολή ή να τερματίσετε επίσημα το πρόσωπο γραπτώς. Μερικοί υπάλληλοι μπορεί να πέσουν τόσο μακριά από τις προσδοκίες σας ότι γκρινιάζεστε, αλλά πρέπει να γράψετε μια πειθαρχική επιστολή με επαγγελματικό τόνο, επειδή η επιστολή είναι εταιρική και ο τρόπος σας αντανακλά την εταιρεία. Μην συνδυάζετε την έλλειψη επαγγελματισμού του υπαλλήλου σας, ενεργώντας με μη αντιπαραγωγικό τρόπο.
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε το όνομα του υπαλλήλου και τη διεύθυνση κατοικίας του σε ξεχωριστές γραμμές. Περάστε μια επιπλέον γραμμή και πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κ. / Μ. (Επώνυμο)" ακολουθούμενο από ένα τελεία. Ακόμη και αν είστε σε σχέση με τον υπάλληλο, πρέπει να καταβάλλετε επιπλέον προσπάθειες για να είστε επαγγελματίας σε μια κατάσταση όπου ο εργαζόμενος απαιτεί πειθαρχία. Η χρήση του επωνύμου σας βοηθά επίσης να δημιουργήσετε απόσταση, η οποία είναι χρήσιμη όταν οι ειδήσεις είναι αρνητικές.
Ξεκινήστε την επιστολή εξηγώντας στον υπάλληλο ότι η απόδοσή του στην εργασία δεν ανταποκρίθηκε στις προσδοκίες και, στη συνέχεια, λεπτομερώς τα προβλήματα με την απόδοσή του με επαγγελματικό και μη μυστικό τρόπο. Εάν είναι απαραίτητο, καταχωρίστε τις ημερομηνίες και τις ώρες των μεγάλων περιστατικών, όπως καθυστέρηση ή ατυχήματα. Ανατρέξτε σε τυχόν συγκεκριμένους κανόνες που έχει παραβιάσει ο υπάλληλος.
Εξηγήστε τι θα συμβεί στη συνέχεια. Αν πειράζετε τον εργαζόμενο, εξηγήστε ότι αυτή είναι η πρώτη προειδοποίησή της και ότι τα επακόλουθα αδικήματα θα αξίζουν περαιτέρω προειδοποιήσεις με πιο σοβαρές συνέπειες, όπως η αναστολή ή η πυροδότηση. Αν τερματίζετε τον εργαζόμενο, δώστε την ημερομηνία έναρξης ισχύος και τυχόν περαιτέρω πληροφορίες που θα χρειαστεί, όπως όταν περιμένετε να εγκαταλείψει το γραφείο του.
Παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας σε περίπτωση που έχετε ερωτήσεις και περιγράψτε μια διαδικασία προσφυγής εάν έχετε κάποια. Ευχαριστήστε τον υπάλληλο για τη συνεργασία του και, εάν χρειάζεται, πείτε του ότι τον επιθυμείτε καλά στο μέλλον.
Κλείστε το γράμμα πληκτρολογώντας "Ειλικρινά" και παρακάμπτοντας τρεις διαστήματα γραμμής. Πληκτρολογήστε το όνομά σας. Εκτυπώστε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και υπογράψτε το όνομά σας πάνω από το πληκτρολόγημά σας.
