Οι περισσότερες σύγχρονες εταιρείες έχουν ηλεκτρονικές ή μηχανογραφικές μεθόδους για την παρακολούθηση των ωρών εργασίας των εργαζομένων. Αυτό δεν ισχύει πάντα για τις μικρότερες επιχειρήσεις και είναι σπάνιο για ανεξάρτητους εργολάβους. Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε με ακρίβεια τις ώρες εργασίας που εργάστηκαν για σκοπούς μισθοδοσίας, καθώς και για τα φορολογικά αρχεία. Βρείτε το σύστημα που λειτουργεί για εσάς και κολλήστε με αυτό με συνέπεια όλο το χρόνο για τα καλύτερα και πιο ακριβή αρχεία.
Μελετήστε διάφορες μεθόδους παρακολούθησης και αποφασίστε ποια θα είναι η καλύτερη για τον εργασιακό σας χώρο. Πολλές πολύ μικρές επιχειρήσεις περνούν με ένα αρχείο χαρτιού εργασίας, με φύλλα κάθε εβδομάδας σε ένα δακτυλιοειδές δέσιμο. Εάν διαθέτετε έναν υπολογιστή στον ιστότοπο, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα Excel που έχει σχεδιαστεί για την καταγραφή μισθοδοσίας. Επιλέξτε τη μέθοδο που είναι ευκολότερη για όλους να χρησιμοποιούν με συνέπεια.
Καταγράψτε όλους τους κανόνες σχετικά με την παρακολούθηση των ωρών και τις δημοσιεύστε σε μια εξέχουσα θέση. Περιλάβετε λεπτομέρειες για το τι πρέπει να κάνετε εάν ελέγχετε νωρίς ή αργά, εάν θα χρησιμοποιήσετε στρατιωτικό ή πολιτικό χρόνο, κανόνες για τη στρογγυλοποίηση των λεπτών και οποιουσδήποτε άλλους κανονισμούς που επιθυμείτε να επιβάλλετε.
Διατηρήστε το στοιχείο τήρησης αρχείων όπου όλοι έχουν πρόσβαση σε αυτό. Διατηρήστε ένα συνδετικό φύλλο με φύλλα χρόνου σε ένα ράφι στο γραφείο ή πάνω από τον κύριο κατάλογο. Επιτρέψτε σε όλους να έχουν πρόσβαση στον υπολογιστή με το πρόγραμμα Excel ή στα φύλλα χρόνου, εάν μεταφερθούν στο πρόγραμμα από διαχειριστή.
Ελέγξτε τη μέθοδο παρακολούθησης σε εβδομαδιαία βάση για να καταγράψετε τις συνολικές ώρες για κάθε εργαζόμενο. Αναζητήστε λάθη στην τήρηση αρχείων, όπως οι εργαζόμενοι που ξεχνούν να κάνουν check in ή έξω, και να εφαρμόσουν μεθόδους για τη διόρθωση αυτών των προβλημάτων.
