Η επικοινωνία είναι το κλειδί για την επιτυχή ηγεσία είτε σε εταιρικό επίπεδο είτε σε μια μικρή επιχείρηση. Μια ισχυρή επικοινωνιακή στρατηγική θα διασφαλίσει ότι το μήνυμά σας λαμβάνεται και κατανοείται από το κοινό που επιθυμείτε. Σύμφωνα με τον Lee Froschheiser, Πρόεδρο και Διευθύνοντα Σύμβουλο της Map Consulting (MAP), οι έξι βασικές λειτουργίες της διοίκησης οδηγούν, σχεδιάζουν, οργανώνουν, στελέχονται, ελέγχουν και επικοινωνούν. Η Froschheiser δηλώνει ότι η ύπαρξη μιας σαφούς επικοινωνιακής στρατηγικής συνδέει αυτές τις λειτουργίες μαζί και είναι η πιο σημαντική ποιότητα σε μεγάλη ηγεσία. Μια γραπτή στρατηγική επικοινωνίας είναι ένα έγγραφο που δηλώνει τους στόχους σας, τους στόχους σας, προσδιορίζει το κοινό σας, προσφέρει εργαλεία και χρονοδιάγραμμα, και σχεδιάζει αξιολογήσεις. Μια στρατηγική επικοινωνίας περιλαμβάνει όλες τις μορφές επικοινωνίας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Δήλωση αποστολής
-
Έλεγχος επικοινωνίας
-
Έρευνες μελών και ομάδων εστίασης
-
Επιτροπή και συμβολή στην ηγεσία
-
Άλλα στοιχεία προσωπικού και τμήματος
Εξετάστε το κοινό σας για να ανακαλύψετε πώς λαμβάνεται η τρέχουσα επικοινωνία. Πρέπει να ξέρετε τι κάνει κάθε κλάδος της εταιρικής δομής σχετικά με την επικοινωνία. Πολλές επιχειρήσεις προσλαμβάνουν εξωτερική βοήθεια για αυτό το μέρος της διαδικασίας, αλλά είναι ακριβό. Πρόκειται για μια λεπτομερή αξιολόγηση που εξετάζει την επικοινωνία από την κορυφή προς τα κάτω σε κάθε τμήμα για να ανακαλύψει το σκοπό και την επιτυχία της τρέχουσας διαδικασίας επικοινωνίας. Συγκεντρώστε τις πληροφορίες που χρειάζεστε από συνεντεύξεις προσωπικού, ομάδες εστίασης, έρευνες, συνεδρίες προβληματισμού και πελάτες.
Καταγράψτε τους στόχους και το σκοπό σας. Για να δημιουργήσετε μια ευρεία εταιρική στρατηγική, πρέπει να ορίσετε τους στόχους σας και να δηλώσετε σαφώς το επιθυμητό αποτέλεσμα. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια εσωτερική στρατηγική επικοινωνίας καθώς και μια εξωτερική στρατηγική επικοινωνίας. Εσωτερικά οι στόχοι σας μπορεί να είναι η ενημέρωση των ομάδων εργαζομένων, η βελτιστοποίηση της παράδοσης των προϊόντων και η δημιουργία ενός αποτελεσματικού κέντρου επικοινωνιών. Εξωτερικά μπορεί να θέλετε να αυξήσετε την πελατειακή σας βάση, να προσεγγίσετε κυβερνητικούς πελάτες, να δημιουργήσετε ορατότητα στον κλάδο σας κ.λπ.
Προσδιορίστε το κοινό σας. Το ακροατήριό σας αποτελείται από άτομα και εταιρείες με τις οποίες ασχολείτε. Πρέπει να συμπεριληφθούν κυβερνητικές συμβάσεις καθώς και ιδιωτικοί πελάτες. Καταγράψτε κάθε πηγή με την οποία αλληλεπιδρά η επιχείρησή σας. Κάθε ομάδα μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες επικοινωνίας.
Περιγράψτε και περιγράψτε τα εργαλεία που θα χρησιμοποιήσει η εταιρεία σας για να επικοινωνήσει. Αυτά τα εργαλεία μπορεί να είναι το λογισμικό, το μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα φυλλάδια, οι διαφημιστικές πινακίδες, τα ενημερωτικά δελτία, οι τηλεδιάσκεψεις, η διαφήμιση στο Διαδίκτυο και πολλά άλλα. Κάθε πιθανή ευκαιρία επικοινωνίας πρέπει να εξεταστεί κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας.
Καθορίστε μια χρονολογική σειρά. Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο με προθεσμίες έργου για κάθε έργο στη λίστα σας. Οι στόχοι πρέπει να οργανώνονται σε εβδομαδιαίες και μηνιαίες χρονικές περιόδους.
Συμπεριλάβετε μια μέθοδο για την αξιολόγηση της στρατηγικής επικοινωνίας σας για μετρήσιμα αποτελέσματα. Δημιουργήστε δύο εβδομαδιαίες ή μηνιαίες εκθέσεις προόδου, επίσημες εκθέσεις για συναντήσεις προσωπικού, περιοδικές ενημερώσεις για τους επικεφαλής τμήματος και στελέχη επιχειρήσεων και μια ετήσια έκθεση τέλους του έτους.
