Κατά τη διαχείριση ενός έργου, η κατώτατη γραμμή είναι να γνωρίζουμε τι συνεπάγονται τα παραδοτέα. Τα "Παραδοτέα" είναι ένας όλος όρος που πάντα ακούει στην επιχείρηση και θα ήταν εύκολο να σκεφτεί κανείς ότι αναφέρεται στα φυσικά προϊόντα που λαμβάνει κανείς, αλλά είναι πολύ πιο ευρύτατο από αυτό.
Ποια είναι τα Παραδοτέα;
Ουσιαστικά, τα παραδοτέα είναι το αποτέλεσμα ενός έργου. Υπάρχουν όμως ορισμένα είδη παραδοτέων προϊόντων: εσωτερικά και εξωτερικά παραδοτέα, καθώς και παραδοτέα έργων και διαδικασιών.
Τα εξωτερικά παραδοτέα είναι οι υπηρεσίες ή τα προϊόντα που ένας πελάτης ή πελάτης έχει προσλάβει μια εταιρεία για να παρέχει. Είναι κάτι που η επιχείρησή σας δημιουργεί προς πώληση για να δημιουργήσει εισόδημα για την εταιρεία.
Τα εσωτερικά παραδοτέα είναι εργασίες και εργασίες που ολοκληρώνονται εντός της επιχείρησης, η οποία δεν βασίζεται στον πελάτη, αλλά η απαίτηση για την επιτυχή λειτουργία της επιχείρησης. Η κατάθεση φόρων, η πραγματοποίηση γραφειοκρατίας και η διαχείριση λογαριασμών θεωρούνται όλα εσωτερικά. Τα εσωτερικά παραδοτέα δεν θα περάσουν ποτέ από το γραφείο ενός πελάτη αλλά μπορούν να παραχθούν για αρχές όπως το IRS ή οι οργανισμοί αδειοδότησης. Είναι ακόμα μέσα (εσωτερικά) στην εταιρεία σας ή είναι απαραίτητα για τη λειτουργία της εταιρείας σας.
Τα παραδοτέα του έργου και τα παραδοτέα της διαδικασίας εμπίπτουν στην κατηγορία των εξωτερικών παραδοτέων δεδομένου ότι σχετίζονται με εργασίες που βασίζονται σε πελάτες.Τα παραδοτέα του έργου είναι αποτελέσματα κατευθυνόμενα από τον πελάτη. τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που πρέπει να παρασχεθούν στον πελάτη ως αποτέλεσμα του έργου.
Τα παραδοτέα των διαδικασιών, από την άλλη πλευρά, είναι οποιαδήποτε από τις εργασίες που εκτελούνται για την ολοκλήρωση του παραδοτέου έργου. Πρόκειται για έγγραφα, σχέδια, μακέτες, τυχόν διευκρινίσεις σχετικά με το πεδίο εφαρμογής και ακόμη και τις κατανομές των δομών εργασίας που δημιουργούνται για την εσωτερική ομάδα.
Κατανόηση των παραδοτέων του έργου
Όταν οι πελάτες ή οι πελάτες ασχολούνται με μια επιχείρηση για να παρέχουν μια υπηρεσία ή να πουλήσουν ένα προϊόν σε αυτά, το αποτέλεσμα που λαμβάνουν είναι το παραδοτέο έργο. Μπορεί να είναι ένα φυσικό προϊόν, αλλά μπορεί επίσης να είναι κάτι άυλο, όπως μια υπηρεσία, μια αναφορά ή ένα αρχείο υπολογιστή.
Για παράδειγμα, όταν μια αεροπορική εταιρεία αναθέτει στη Boeing να βρει ένα νέο αεροσκάφος γι 'αυτούς, θα διευκρινίσει τι απαιτεί από το αεροπλάνο - από το μέγεθος, το κάθισμα και το σχεδιασμό. Το αεροπλάνο γίνεται το παραδοτέο. Και αν μια εταιρεία έχει ένα εσωτερικό συνέδριο και προσλαμβάνει έναν μεταγραφέα για την καταγραφή και τεκμηρίωση του συμβάντος, τα αρχεία μεταγραφής είναι επίσης παραδοτέα.
Τα παραδοτέα μπορεί να είναι δημιουργική παραγωγή, υλικό, λογισμικό, έγγραφα, εξοπλισμός και άλλες υπηρεσίες. Μπορούν να είναι βραχυπρόθεσμες θέσεις εργασίας ή μαζικά πολύπλοκα μακροπρόθεσμα έργα.
Όσο πιο σαφείς παραδοτέα καθορίζονται στις συμβάσεις έργων, τόσο πιο ομαλή είναι η διαδικασία παράδοσης.
Ορισμός των παραδοτέων του έργου
Δεν αρκεί να πούμε τι πρόκειται να παραδοθεί στο τέλος του έργου. Είναι σημαντικό να έχουμε ένα σαφές πεδίο εφαρμογής, το κόστος και τα χρονοδιαγράμματα που ορίζονται στη σύμβαση παραδοτέων προϊόντων, έτσι ώστε και τα δύο μέρη να συμφωνήσουν για το τι θα παραδοθεί, πότε θα παραδοθεί και για πόσο.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι αναθέτετε την παράδοση ενός νέου εταιρικού ιστότοπου για την εταιρεία σας. Όσο πιο συγκεκριμένα μπορείτε να παρέχετε για ό, τι χρειάζεστε από τον ιστότοπο, τόσο πιο πιθανό είναι να έχετε τα παραδοτέα που επιθυμείτε.
Επομένως, η περιγραφή των παραδοτέων θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις πτυχές που θα χρειαστείτε από τον ιστότοπο:
- Μια δυναμική πύλη ηλεκτρονικού εμπορίου όπου οι πελάτες μπορούν να δουν ρούχα σε πολλαπλές προβολές με δυνατότητες ζουμ.
- Οι πελάτες μπορούν να αγοράσουν online με πιστωτικές κάρτες, PayPal και Interac σε πολλαπλά νομίσματα.
- Η ενοποίηση της συστοιχίας λίστας αλληλογραφίας βρίσκεται στη λίστα επιθυμιών του τμήματος μάρκετινγκ.
- Το τμήμα προϊόντων θέλει να ενημερώνεται εύκολα ο ιστότοπος με νέο προϊόν, αλλά πρέπει επίσης να προσαρμόζει το απόθεμα της εταιρείας 24 ώρες το 24ωρο, ώστε τα προϊόντα να μην έχουν υπερβεί ή να μην έχουν αποσταλεί λόγω κακής παρακολούθησης δεδομένων.
Κάθε μία από αυτές τις πτυχές μπορεί να αναλυθεί στη σύμβαση έργου. Τα παραδοτέα των διαδικασιών θα αποφασίζονται εσωτερικά από την ομάδα του έργου με τρόπο που να προωθεί γρήγορα το έργο, έτσι ώστε να μπορούν να ικανοποιηθούν οι προθεσμίες των εξωτερικών παραδοτέων.
Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί να υπάρχουν περισσότερα από ένα παραδοτέα. Το πρώτο μπορεί να είναι η μακέτα του σχεδιασμού της ιστοσελίδας και το δεύτερο παραδοτέο θα είναι ο λειτουργικός ιστότοπος ή το σύρμα. Το πρώτο παραδοτέο θα χρειαστεί έγκριση πριν να μπορέσει να δημιουργηθεί το δεύτερο παραδοτέο και η σύμβαση θα πρέπει να διευκρινίσει τα κριτήρια αποδοχής παραδοτέων.
Βήματα στον καθορισμό των παραδοτέων
Οι δύο πιο σημαντικές λέξεις που πρέπει να έχετε κατά νου όταν ορίζετε τα παραδοτέα είναι "συγκεκριμένα" και "μετρήσιμα".
Τα συγκεκριμένα στοιχεία έρχονται στη φάση προγραμματισμού του έργου και είναι όπου οι λεπτομέρειες θα καθοριστούν για το τι πρέπει να είναι το αποτέλεσμα. το παραδοτέο. Μόλις επιβεβαιωθούν οι ιδιαιτερότητες, μπορούν να υπολογιστούν το κόστος και η εργασία και να εγκριθεί ένας προϋπολογισμός πελάτη.
Τα ορόσημα αποτελούν μέρος της "μετρήσιμης" πτυχής των παραδοτέων, αλλά είναι για εσωτερική χρήση - τα παραδοτέα των διαδικασιών - μόνο ένα σημείο ελέγχου που βρίσκεται στο δρόμο για την ολοκλήρωση του έργου και την απελευθέρωση του έργου του πελάτη.
Μια άλλη πτυχή του μετρήσιμου μέρους των παραδοτέων του έργου είναι ότι πρέπει να πληρούν τα κριτήρια αποδοχής. Για το σκοπό αυτό, ο πελάτης πρέπει να είναι σαφής σε ό, τι χρειάζονται κατά τη σύναψη της σύμβασης, ή μπορεί να έχουν λίγη ανταμοιβή εάν τα παραδοτέα τους δεν επαρκούν για αυτό που οραματίστηκαν.
Βασικές γραμμές και ορόσημα
Είτε εργάζεστε σε ένα έργο που απαιτεί παραδοτέα, είτε είστε έτοιμοι να λάβετε παραδοτέα. Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, το έργο χρειάζεται γραμμές βάσης και ορόσημα για να εξασφαλίσει επιτυχία.
Οι βασικές γραμμές του έργου μπορούν να είναι είτε η γραμμή βάσης του πεδίου εφαρμογής, η βασική γραμμή του προγράμματος είτε η βασική γραμμή κόστους. Μαζί, είναι βασικές γραμμές μέτρησης επιδόσεων και δεν καθορίζονται μέχρι να ολοκληρωθεί ο σχεδιασμός του έργου. Πρέπει να αποτελέσουν ένα πλαίσιο εποπτείας καθώς το έργο ξεκινάει.
Η βασική τιμή κόστους είναι ο αναμενόμενος προϋπολογισμός. Το πεδίο εφαρμογής καλύπτει το πλήρες φάσμα του έργου και ποιες είναι οι προσδοκίες και τα αποτελέσματα. Το χρονοδιάγραμμα είναι το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης και παράδοσης. Εάν ή πότε αλλάξουν οι λεπτομέρειες του έργου, πρέπει να σημειωθεί και οι βασικές γραμμές θα πρέπει να αλλάξουν.
Κατά την παρακολούθηση της ακρίβειας των γραμμών βάσης, τα ορόσημα είναι σημαντικά. Τα ορόσημα είναι καθήκοντα ή επιτεύγματα τα οποία όταν ολοκληρωθούν βοηθούν στην επιτάχυνση των τελικών παραδοτέων οποιουδήποτε έργου. Τα ορόσημα μπορεί να είναι μεγάλα επιτεύγματα, όπως η ολοκλήρωση του πλαισίου σε μια νέα αποθήκη ή κάτι σαν υπογραφή σύμβασης. Γενικά, τα ορόσημα είναι μια εσωτερική λειτουργία, ένα μέσο παρακολούθησης της προόδου που βοηθά την ομάδα του έργου να παραμείνει στο στόχο για τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης.
Εάν τα ορόσημα ενός έργου χάνονται ή οι γραμμές βάσης μετατοπίζονται, σημαίνει ότι τα παραδοτέα ενδέχεται να μην τηρούν την προθεσμία.
Διαχείριση Παραδόσεων Έργου
Η εμβέλεια της εμβέλειας μπορεί να εκτροχιάσει τα παραδοτέα αν το πεδίο εφαρμογής του έργου επεκταθεί μετά την έναρξη των εργασιών. Για να περιοριστεί αυτό, να είναι σαφές σχετικά με τα παραδοτέα που σχετίζονται με την αρχική συμφωνία έργου και να χτίσει επιπλέον χρόνο και προϋπολογισμό, όπως απαιτείται, εάν προστεθούν νέα παραδοτέα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει έγκριση από όλους τους ενδιαφερόμενους σε αυτές τις περιπτώσεις.
Οι πελάτες και οι άλλοι ενδιαφερόμενοι μπορούν να βελτιώσουν την επιτυχία του έργου μέσω της εισήγησής τους σχετικά με τα κριτήρια αποδοχής. Να είστε σαφείς σχετικά με την προοριζόμενη τελική χρήση του παραδοτέου και ποιος είναι ο σκοπός του, για να διασφαλίσετε ότι ικανοποιείτε τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των παραδοτέων.
Χρησιμοποιήστε το λογισμικό διαχείρισης έργων για να κρατήσετε τους πάντες στο στόχαστρο και ενημερωμένοι σχετικά με την πρόοδο του έργου και πόση περισσότερη δουλειά πρέπει να γίνει για να ολοκληρωθεί. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα παραγωγικό όταν υπάρχουν περισσότερα από ένα εξωτερικά παραδοτέα. Εξασφαλίστε ότι οι διαδικασίες, τα χρονοδιαγράμματα και οι στόχοι είναι σαφείς και απλές και αναθέστε καθήκοντα.
