Η διαχείριση του έργου είναι μια πειθαρχία που περιλαμβάνει τον προγραμματισμό, την οργάνωση και την παρακολούθηση ενός έργου εντός των περιορισμών του χρόνου, του προϋπολογισμού και των πόρων που διατίθενται για αυτό. Τα έργα αρχίζουν με τον καθορισμό ενός στόχου που βασίζεται σε μια αποδεδειγμένη ανάγκη και ολοκληρώνουν με την απόδειξη ότι η ανάγκη έχει επιτευχθεί αποτελεσματικά από το έργο και το στόχο που επιτεύχθηκε. Για να γίνει αυτό, το έργο καθοδηγείται μέσω των ορίων ορισμού, προγραμματισμού, εκτέλεσης και παράδοσης.
Ορισμός
Η φάση καθορισμού είναι η πρώτη και μερικές φορές αναφέρεται ως η φάση έναρξης. Σε αυτή τη φάση, ο υπεύθυνος έργου προσλαμβάνεται ή διορίζεται, και στη συνέχεια επιλέγει μια ομάδα. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, η ανάγκη να καλυφθεί το έργο καθορίζεται προσεκτικά. Απευθύνονται σε άτομα που επηρεάζονται από το πρόβλημα, συζητούνται οι ανάγκες και συζητούνται λύσεις. Η αρχική τεκμηρίωση του έργου δημιουργείται επίσης κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την επιχειρησιακή αιτιολόγηση της διαδικασίας, μια επισκόπηση του έργου και τον καθορισμό των ορόσημων. Τα ορόσημα είναι τα σημεία στα οποία το έργο μετράται για να διασφαλιστεί ότι βρίσκεται σε καλό δρόμο.
Σχεδίαση
Κατά τη φάση σχεδιασμού, τα μεμονωμένα βήματα του έργου ορίζονται από την αρχή μέχρι το τέλος. Βασικοί στόχοι, όπως ειδικοί στόχοι, επιχειρηματικά οφέλη και στόχοι έργων, καθορίζονται. η δομή διακυβέρνησης ή διαχείρισης του έργου ορίζεται επίσης. Η δομή διαχείρισης στην περίπτωση αυτή περιλαμβάνει τον ορισμό του ποιος είναι υπεύθυνος για το τι και ποιος αναφέρει σε ποιον. Ο προσεκτικός ορισμός των βημάτων του έργου, των παραδοτέων και της δομής διαχείρισης από την αρχή είναι σημαντικός, ώστε να μπορεί να διατηρηθεί η ευθύνη και η μετρησιμότητα σε όλη τη διαδικασία και οι συγκρούσεις να επιλυθούν γρήγορα.
Εκτέλεση
Η φάση εκτέλεσης του έργου είναι συνήθως η μακρύτερη φάση διαχείρισης του έργου. Όπως υποδηλώνει το όνομα, κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης πραγματοποιούνται οι εργασίες για το έργο. Ενώ οι εργασίες συνεχίζονται, οι διαχειριστές έργων παρακολουθούν την πρόοδο, δοκιμάζουν την τελική εργασία και τα πρωτότυπα και τυχόν προβλήματα που προκύπτουν επιλύονται. Καθώς η φάση εκτέλεσης κινείται προς την ολοκλήρωση, οι ομάδες που επηρεάζονται από το έργο ενημερώνονται και εμπλέκονται στο έργο για να εξασφαλίσουν ότι πληρούνται οι στόχοι, να απαντήσουν σε τυχόν ερωτήσεις που προκύπτουν και να παράγουν οποιαδήποτε απαιτούμενη τεκμηρίωση, όπως εγχειρίδια.
Αξιολόγηση και κλείσιμο
Η τελική φάση του κύκλου ζωής του έργου αναφέρεται ως φάση αξιολόγησης ή λήξης. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης παρουσιάζεται και αναλύεται το τελικό έργο για να διαπιστωθεί εάν ήταν επιτυχημένη ή όχι. Αυτή είναι και η φάση μάθησης. Εξετάζεται το συνολικό έργο προς όφελος μελλοντικών έργων. Τα τυχόν προβλήματα που προέκυψαν συζητούνται μαζί με τα διδάγματα και τους πιθανούς τρόπους με τους οποίους τα πράγματα θα μπορούσαν να γίνουν καλύτερα την επόμενη φορά. Μια τελική έκθεση και μια ανακοίνωση κλεισίματος έργου αποστέλλονται συνήθως στη διεύθυνση αυτή τη στιγμή.
