Κατά τη διάρκεια του επιχειρηματικού μήνα μιας εταιρείας, οι λογιστές πραγματοποιούν διάφορες καταχωρίσεις στο λογιστικό σύστημα. Ορισμένες από αυτές τις καταχωρίσεις εμφανίζονται ως καταχωρήσεις στο βιβλίο που ονομάζονται "καταχωρήσεις περιοδικών", οι οποίες γίνονται απευθείας στο γενικό μητρώο. Ορισμένες από αυτές τις καταχωρίσεις, όταν εισάγονται σε ένα μήνα, πρέπει να αντιστραφούν τον επόμενο μήνα για να καταργήσετε τον λογαριασμό. Ένας τομέας στον οποίο ισχύει αυτό είναι οι μηνιαίες προσαυξήσεις.
Αναστροφή εγγραφών
Μια καταχώρηση που απαιτεί αντιστροφή περιλαμβάνει ποσά που έχουν καταχωρηθεί στο λογιστικό σύστημα για την κατανομή των δαπανών που καλύπτουν δύο λογιστικές περιόδους. Για παράδειγμα, αν ένα τιμολόγιο για πληρωμή δανείου μόνο για τόκους οφείλεται κάθε μήνα τον 15ο, μόνο το ήμισυ της εγγραφής ισχύει για τον τρέχοντα μήνα, ενώ το άλλο μισό της εγγραφής ισχύει για τον επόμενο μήνα. Για να δεχτεί αυτή τη συναλλαγή, ο λογιστής θα δαπάνησε το ήμισυ του ποσού τον τρέχοντα μήνα και θα έκανε μια προσαρμογή για το δεύτερο μισό του ποσού. Στις αρχές του επόμενου μήνα, ο λογιστής θα χρειαστεί να αντιστρέψει την προσαρμόσιμη καταχώρηση για να εκκαθαρίσει το λογαριασμό. Το πλεονέκτημα της χρήσης αναδρομικών εγγραφών είναι ότι επιτρέπει στον λογιστή να αντανακλά τις δαπάνες κατά την περίοδο που συμβαίνουν.
Δεδουλευμένες
Οι λογιστές δημιουργούν καταχωρίσεις για στοιχεία που δεν έχουν ληφθεί. Για παράδειγμα, εάν χρεώσατε έναν πελάτη για $ 500, αλλά χρειάστηκε να πληρώσετε έναν πωλητή $ 100 για την ολοκλήρωση των εργασιών για αυτό το τιμολόγιο και δεν λάβατε το τιμολόγιο του πωλητή, θα πρέπει να συγκεντρωθείτε γι 'αυτό. Σκοπός είναι να διασφαλιστεί ότι για τα έσοδα που προκύπτουν, τα έξοδα καταγράφονται επίσης. Για τον μήνα που χρεώσατε τον πελάτη $ 500, θα συγκεντρώσετε ένα κόστος $ 100 για τον προμηθευτή, το οποίο απαιτεί μια καταχώρηση αντιστροφής στον επόμενο μήνα. Ωστόσο, όταν συγκεντρώνετε και αντιστρέφετε τις καταχωρίσεις, δεν μπορείτε να ξεχάσετε να κάνετε την είσοδο αντιστροφής ή ο λογαριασμός εξόδων σας να υπερεκτιμηθεί. Ένα μειονέκτημα της χρήσης αναστροφών είναι η πιθανότητα να ξεχάσετε να τα κάνετε.
Διπλή εργασία
Η πραγματοποίηση αναστροφής καταχωρήσεων απαιτεί ένα σύστημα για την παρακολούθηση τους για να εξασφαλιστεί ότι ολοκληρώνονται με επιτυχία. Χωρίς να παρακολουθείτε καταχωρήσεις αντιστροφής σε ένα υπολογιστικό φύλλο, δεν θα ξέρετε τι να αντιστρέψετε στην επόμενη περίοδο. Τα λογιστικά συστήματα που απαιτούν να εισαγάγετε καταχωρήσεις αντιστροφής, απαιτούν από το λογιστή να κάνει διπλή εργασία. Για κάθε καταχώρηση που απαιτεί αντιστροφή κατά την επόμενη περίοδο, ο λογιστής πρέπει να κάνει δύο καταχωρήσεις, μία σε κάθε περίοδο. Αυτό μπορεί να είναι μια δυσκίνητη εργασία και απαιτεί την παρακολούθηση τυχόν σφαλμάτων, επειδή τα ποσά που εισάγονται σε μια περίοδο και αντιστρέφονται στο επόμενο πρέπει να είναι τα ίδια για μηδενισμό.
Υπερβεβαιωμένοι ή υποτιμημένοι λογαριασμοί
Ένα άλλο μειονέκτημα στη χρήση καταχωρήσεων αντιστροφής είναι ότι τα σφάλματα μπορούν να υπερεκτιμήσουν ή να υποτιμήσουν το λογαριασμό. Ενώ οι δεδουλευμένοι λογαριασμοί επιτρέπουν σε έναν λογιστή να παρακολουθεί σωστά τα εισοδήματα ή τα έξοδα που δεν έχουν εισπράξει, ξεχνώντας ότι η αντιστροφή αυτή μπορεί να καταλήξει σε υπερτιμημένο ή υποτιμημένο ποσό στο λογαριασμό, επειδή η εγγραφή στην αντιστροφή θα απουσίαζε.
Περισσότερες καταχωρήσεις, περισσότερα σφάλματα
Η χρήση καταχωρήσεων αντιστροφής διπλώνει το έργο του λογιστή και η πιθανότητα για σφάλματα αυξάνεται όταν η χειροκίνητη εργασία αυξάνεται. Ένα σύστημα που προβλέπει την αυτόματη αναστροφή των δεδουλευμένων καταχωρήσεων μπορεί να είναι το πιο αποδοτικό, επειδή η αρχική καταχώρηση πρέπει να γίνει μόνο μία φορά. Αν και ο λογιστής θα εξακολουθεί να εξετάζει τις καταχωρήσεις αντιστροφής, δεν θα χρειαζόταν να διπλασιάσει την εργασία του.
