Η καλή τήρηση αρχείων είναι απαραίτητη για την επιτυχία μιας επιχείρησης. Η ακριβής καταγραφή των αποθεμάτων είναι απαραίτητη για τους φόρους, τη λογιστική, το προβλεπόμενο εισόδημα και τα επιχειρηματικά σχέδια. Αν θέλετε να υποβάλετε αίτηση για επιχειρηματικό δάνειο, θα πρέπει να γνωρίζετε το μέγεθος του αποθέματός σας. Ένα αποτελεσματικό σύστημα απογραφής είναι αυτό που αποδίδει έναν μοναδικό αριθμό αποθέματος σε κάθε στοιχείο στον κατάλογο προϊόντων σας. Με τους μοναδικούς αριθμούς αποθέματος που είναι διαδοχικοί, θα μπορείτε να δείτε με μια ματιά πόσο είναι στο απόθεμά σας.
Επιλέξτε ένα σύστημα αρίθμησης για το απόθεμά σας. Τα συστήματα αρίθμησης των αποθεμάτων μπορούν να είναι αριθμητικά, αλφαριθμητικά ή ανά κατηγορία. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να αριθμήσετε τα αντικείμενά σας από το 1 έως το x σε ένα σύστημα αριθμητικής αρίθμησης ή θα μπορούσατε να τα αριθμήσετε A1 μέσω Axe to Z1 through Ax. Η αντιστοίχιση ενός αριθμητικού συστήματος αρίθμησης είναι χρήσιμη αν έχετε ξεχωριστές κατηγορίες σε απογραφή, όπως υπολογιστές, βιβλία και αναλώσιμα γραφείου.
Προσθέστε μια υποκατηγορία στο σύστημα απογραφής σας, αν είναι λογικό για την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να πουλήσετε δύο διαφορετικές μάρκες υπολογιστών. Αν έχετε αποφασίσει να επισημάνετε όλους τους υπολογιστές A1 μέσω Axe, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε AA1 έως AAx για το εμπορικό σήμα 1 και AB1 έως ABx για το εμπορικό σήμα 2.
Ορίστε έναν ξεχωριστό αριθμό σε κάθε στοιχείο του αποθέματός σας, ακόμα και αν τα στοιχεία είναι ίδια. Για παράδειγμα, αν έχετε 100 ταυτόσημα γραφικά στοιχεία, θα πρέπει να δοθεί σε κάθε ένα από τα 100 γραφικά στοιχεία έναν αριθμό αποθέματος.
Όταν λάβετε ένα νέο στοιχείο ή πουλήσετε ένα στοιχείο, καταγράψτε τον αριθμό αποθέματος και το στοιχείο στο σύστημά σας. Μην παραλείψετε αριθμούς. Για παράδειγμα, αν έχετε χρησιμοποιήσει τους αριθμούς Α1 έως Α101 στο σύστημα αρίθμησης, το επόμενο στοιχείο πρέπει να είναι αριθμημένο A102.
Συμβουλές
-
Μια εξαίρεση από τον κανόνα ενός αριθμού ανά στοιχείο μπορεί να βρεθεί σε ορισμένα μηχανογραφικά συστήματα απογραφής. Εάν το λογισμικό σας εκχωρεί μονάδες αποθήκευσης (SKU), παρόμοια στοιχεία έχουν το ίδιο SKU και παρακολουθούνται από την ποσότητα που καταχωρίσατε.
