Ένα σύστημα αρίθμησης για τις πολιτικές και τις διαδικασίες βοηθά τους χρήστες στην πλοήγηση σε ένα χαρτί ή ηλεκτρονικό εγχειρίδιο. Ένα τυποποιημένο σύστημα παρέχει τόσο λογική οργάνωση όσο και εξασφαλίζει ότι ο χρήστης μπορεί να βρει πληροφορίες χωρίς να χρειάζεται να σαρώσει κάθε σελίδα και επικεφαλίδα. Η οργάνωση των τμημάτων και ένα αριθμητικό ή αλφαριθμητικό σύστημα αρίθμησης είναι απλοί αλλά αποτελεσματικοί τρόποι για να βεβαιωθείτε ότι μια πολιτική ή μια διαδικασία μπορεί να έχει μόνο μία πιθανή θέση στο εγχειρίδιο.
Διάταξη πολιτικής και αρίθμηση σελίδας
Οργάνωση πολιτικών αλφαβητικά, συμπεριλαμβανομένου καθενός ως χωριστού κεφαλαίου, και αριθμός κάθε κεφαλαίου χρησιμοποιώντας έναν σύνθετο αριθμό, όπως 1.0 και 2.0. Για παράδειγμα, εάν η πολιτική του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού καταλαμβάνει το κεφάλαιο πέντε, χρησιμοποιήστε το "5.0 - Ανθρώπινο Δυναμικό" ως επικεφαλίδα κεφαλαίου. Καταχωρίστε τις σελίδες σε κάθε κεφάλαιο με διαδοχική σειρά, όχι με διαδοχική σειρά από την αρχή μέχρι το τέλος του εγχειριδίου.
Αρίθμηση για διαδικασίες
Δημιουργήστε αριθμούς για διαδικασίες προσθέτοντας αριθμούς κεφαλαίων. Για παράδειγμα, αν το "5.0 - Ανθρώπινο δυναμικό" περιλαμβάνει έξι διαδικασίες, αριθμείτε αυτούς από 5.1 έως 5.6 και περιλαμβάνει το όνομα κάθε διαδικασίας. Χρησιμοποιήστε εσοχή, μικρά γράμματα και πεζά αριθμούς για να προσδιορίσετε τα βήματα και τα δευτερεύοντα βήματα σε κάθε διαδικασία. Για παράδειγμα, αν οι διαδικασίες τερματισμού καταλαμβάνουν τη θέση 5.2, χρησιμοποιήστε τα γράμματα "a, b και c" για να προσδιορίσετε τα βήματα για τον τερματισμό ενός υπαλλήλου. Εάν κάποιο από αυτά τα βήματα περιλαμβάνει υπο-βήματα, ταυτοποιήστε αυτά χρησιμοποιώντας μικρούς αριθμούς λατινικούς χαρακτήρες όπως "i, ii, iii".
Σύστημα αρίθμησης
Παρόλο που ένα καλό σύστημα αρίθμησης επιτρέπει αναθεωρήσεις, δεν είναι απολύτως ανόητο όσον αφορά τις προσθήκες. Εάν είναι δυνατόν, συναρμολογήστε το εγχειρίδιο και δημιουργήστε το σύστημα αρίθμησης μόνο αφού ολοκληρώσετε τη δημιουργία όλων των απαραίτητων πολιτικών και διαδικασιών. Διαφορετικά, θα χρειαστεί να προσθέσετε νέες πολιτικές στο τέλος του εγχειριδίου ή να επαναριθμήσετε τα πάντα για να διατηρήσετε την αλφαβητική σειρά.
