Κατά τη διάρκεια των περισσότερων επιχειρηματικών συναλλαγών, οι πελάτες αναμένεται να πληρώσουν κατά την αγορά των αγαθών ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν στους πελάτες να αποστείλουν πληρωμή μετά το γεγονός, ενώ άλλες επιτρέπουν στους πελάτες να πραγματοποιούν πληρωμές δόσεων με την πάροδο του χρόνου. Αυτό λειτουργεί καλά τις περισσότερες φορές και λίγες επιχειρήσεις έχουν προβλήματα με μεγάλο αριθμό μη πληρωτέων πελατών. Ωστόσο, όταν προκύπτουν προβλήματα πληρωμής πελατών, οι επιχειρήσεις πρέπει να λάβουν τα κατάλληλα μέτρα για να λάβουν πληρωμές. Ένα από τα πρώτα βήματα είναι συχνά μια επιστολή που απαιτεί πληρωμή.
Βάλτε το όνομά σας ή το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, τα στοιχεία επικοινωνίας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την ημερομηνία στην επάνω δεξιά πλευρά της σελίδας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το επιστολόχαρτο της εταιρείας στο κέντρο της σελίδας, αντί να πληκτρολογήσετε τις πληροφορίες σας, αλλά πρέπει να συμπεριλάβετε την ημερομηνία στη δεξιά πλευρά.
Τοποθετήστε το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό του πελάτη, εάν υπάρχουν, έξι γραμμές από την κορυφή της σελίδας, στην αριστερή πλευρά.
Δώστε το ποσό που οφείλει ο πελάτης στην πρώτη παράγραφο. Ξεκινήστε την επιστολή με μια δήλωση όπως "Αυτή η επιστολή είναι να ζητήσετε πληρωμή στο ποσό του (κενό)." Ενημερώστε στον πελάτη την ημερομηνία που υποτίθεται ότι έχει αποστείλει πληρωμή.
Ενημερώστε στον πελάτη την ημερομηνία με την οποία πρέπει να σας στείλει την πληρωμή. Αναφέρετε εάν επιθυμείτε να αποδεχθείτε μικρότερη πληρωμή ή να επεξεργαστείτε ένα πρόγραμμα πληρωμών.
Ενημερώστε τον πελάτη σχετικά με τις συνέπειες της συνεχιζόμενης μη καταβολής της πληρωμής στη δεύτερη παράγραφο. Αυτό περιλαμβάνει αμοιβές, αυξήσεις επιτοκίων, αγωγές ή αποστολές λογαριασμών σε πρακτορεία είσπραξης.
Ευχαριστώ τον πελάτη για την επιχείρησή του και για την έγκαιρη προσοχή του στο θέμα στην τελευταία παράγραφο. Ζητήστε από αυτόν να επικοινωνήσει μαζί σας με ερωτήσεις. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας και τον τίτλο εργασίας σας στο κάτω μέρος της σελίδας. Βάλτε την υπογραφή σας πάνω από το δακτυλογραφημένο σας όνομα.
