Σκέψου ότι οι επίσημες επιστολές είναι παλιομοδίτικες; Ξανασκέψου το. Παρά την αφθονία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των μηνυμάτων κειμένου σήμερα, οι επίσημες επιστολές εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται συνήθως για την άσκηση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Εάν θέλετε να υποβάλετε αίτηση για μια εργασία, να καταθέσετε μια καταγγελία ή απλά να ζητήσετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με μια εταιρεία, υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε μια επιχειρησιακή επιστολή. Τα παρακάτω βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια επιχειρησιακή επιστολή σε πλήρη μορφή μπλοκ, όπου όλες οι γραμμές ευθυγραμμίζονται προς τα αριστερά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Χαρτί
Χρησιμοποιήστε επιχειρηματική επιστολή με έναν υπολογιστή. Χρησιμοποιήστε τυπωμένο επιστολόχαρτο ή λευκό χαρτί 8,5 σε 11 ιντσών.
Επιλέξτε μια γραμματοσειρά εύκολης ανάγνωσης όπως Times New Roman ή Courier με μέγεθος σημείων 10 ή 12.
Πατήστε το πλήκτρο "enter" τέσσερις έως έξι φορές από το επάνω μέρος της σελίδας. Στη συνέχεια πληκτρολογήστε το όνομα, τον τίτλο και τη διεύθυνσή σας. (Αν έχετε το δικό σας επιστολόχαρτο, αγνοήστε αυτό το βήμα.)
Περάστε άλλες τρεις γραμμές. Πληκτρολογήστε την ημερομηνία.
Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα του παραλήπτη, τον τίτλο και τη διεύθυνση μερικές γραμμές κάτω από την ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο τίτλο πριν το όνομα του παραλήπτη, όπως η κυρία, ο κ. Ή ο Δρ.
Περάστε δύο γραμμές και πληκτρολογήστε το χαιρετισμό ακολουθούμενο από ένα παχύ έντερο. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Δρ Σμιθ:" ή "Αγαπητέ κα Τζόουνς:"
Περάστε δύο ακόμη γραμμές και ξεκινήστε την επιστολή σας. Στην αρχική σας παράγραφο θα πρέπει να εξηγηθεί ο σκοπός της αλληλογραφίας σας - για παράδειγμα, "Στέκομαι για να διαμαρτύρονται για ένα από τα προϊόντα σας".
Συμπληρώστε το σώμα της επιστολής επεκτείνοντας σε αυτό που γράψατε στην πρώτη παράγραφο. Η τελευταία παράγραφο σας θα πρέπει να επαναλάβει σύντομα τον σκοπό της επιστολής σας.
Πριν ολοκληρώσετε την επιστολή σας, ανατρέξτε στα έγγραφα που συνοδεύετε - για παράδειγμα, "Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου και γράφω δείγμα".
Περάστε δύο γραμμές και ολοκληρώστε την επιστολή με ένα μήνυμα "Ευχαριστούμε" ή "Ειλικρινά" ή την επιλογή σας για επαγγελματικό κλείσιμο.
Περάστε τέσσερις γραμμές και πληκτρολογήστε το όνομά σας. Όταν εκτυπώνεται η επιστολή σας, υπογράψτε το όνομά σας στο παρεχόμενο χώρο.
Συμβουλές
-
Επαναλάβετε την επιστολή σας πριν την στείλετε. Μπορεί να είναι καλή ιδέα να έχει κάποιος άλλος να το διαβάσει επίσης. Αν δεν έχετε έναν υπολογιστή, καλέστε την τοπική βιβλιοθήκη σας. Οι δημόσιες βιβλιοθήκες προσφέρουν συχνά δωρεάν πρόσβαση στον υπολογιστή. Η συνάφεια είναι σημαντική. Προσπαθήστε να κρατήσετε την επιστολή σας σε μία σελίδα.
Προειδοποίηση
Ποτέ μην χρησιμοποιείτε βλακεία σε επαγγελματική επιστολή. Αποφύγετε αργαλειό. Μην πληκτρολογείτε όλα τα καπάκια.
