Οι προσφορές των συμβάσεων αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας ανάθεσης ιδιωτικών ή δημόσιων συμβάσεων σε εταιρείες που πληρούν τις προϋποθέσεις. Οι εταιρείες, οι οργανισμοί και τα άτομα διαφημίζουν τα έργα που πρέπει να κάνουν κάνοντας τις απαιτήσεις και ανοίγοντας τη διαδικασία στην υποβολή προσφορών. Οι εργολάβοι που μπορούν να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις εργασίας υποβάλλουν προσφορές με συμβάσεις που περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο προτείνουν την ολοκλήρωση του έργου και σε ποια τιμή. Μετά τη λήξη της περιόδου υποβολής προσφορών, η σύμβαση ανατίθεται στον υποψήφιο με τη χαμηλότερη προσφορά. Οι προσφορές για συμβάσεις μπορούν να καλύψουν ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων των κατασκευαστικών εργασιών, των προμηθευτών, των ηλεκτρικών, των υδραυλικών εγκαταστάσεων και των δημόσιων έργων. Οι μεγαλύτεροι τομείς της προσφοράς συμβάσεων είναι σε ομοσπονδιακές, κρατικές και τοπικές κυβερνήσεις, όπου η σύναψη δημοσίων συμβάσεων απαιτείται συνήθως από το νόμο.
Λειτουργία
Η λειτουργία μιας δημόσιας σύμβασης είναι η παροχή μιας δίκαιης διαδικασίας χορήγησης συμβάσεων. Οι προσφορές της σύμβασης επιτρέπουν σε κάθε εταιρεία που μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της εταιρείας ή του οργανισμού που προσφέρει την σύμβαση να δοκιμάσει και να προσγειωθεί στην εργασία χωρίς να χρειάζεται να ανησυχεί για κομματιαστικές ή αθέμιτες πρακτικές ανταγωνισμού. Οι προσφορές συμβολαίου επιτρέπουν επίσης σε κάποιον που αναζητεί έναν εργολάβο να κάνει τη δουλειά στη χαμηλότερη δυνατή τιμή. Αυτό ενθαρρύνει τον ανταγωνισμό, ο οποίος είναι απαραίτητος σε μια ανοικτή οικονομία της αγοράς. Όσον αφορά τις κρατικές και ομοσπονδιακές συμβάσεις, η διαδικασία βοηθά να κρατηθεί η ανάθεση των συμβάσεων στο κοινό και να εξοικονομηθούν δολάρια των φορολογουμένων.
Τύποι
Οι προσφορές των συμβάσεων έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να πληρούν τις απαιτήσεις των τριών βασικών προτάσεων υποβολής προσφορών. Ορισμένες προσφορές των συμβάσεων είναι σφραγισμένες και άλλες είναι ανοικτές για αναθεώρηση. Οι τρεις τύποι προσφορών είναι: Οι προσκλήσεις υποβολής προσφορών (IFP) είναι επίσης γνωστές ως σφραγισμένες προσφορές και χρησιμοποιούνται γενικά από εταιρείες ή πρακτορεία που αναζητούν προμηθευτές προμηθειών ή υπηρεσίες κατασκευών. Η πρόταση του IFP περιλαμβάνει τις προδιαγραφές της σύμβασης και οι υποψήφιοι πρέπει να πληρούν αυτές τις απαιτήσεις προκειμένου να είναι επιλέξιμες για εξέταση. Αυτοί οι τύποι προσφορών συμβολαίου σφραγίζονται μόλις υποβληθούν και δεν μπορούν να τροποποιηθούν κατά τη διάρκεια ή μετά τη διαδικασία υποβολής προσφορών. Η έλλειψη διαπραγμάτευσης το καθιστά μια πολύ ανταγωνιστική μορφή υποβολής προσφορών, στην οποία ο κάτοχος της σύμβασης διατηρεί στενό έλεγχο σε ολόκληρη τη διαδικασία. Η αίτηση για προσφορά (RFQ) είναι παρόμοια με τον ΙΡΡ, όπου οι προδιαγραφές της σύμβασης περιγράφονται λεπτομερώς στην πρόταση. Ωστόσο, με RFQ, οι διαγωνιζόμενοι μπορούν να συναντηθούν με την εταιρεία ή τον οργανισμό πριν υποβάλουν προσφορά για να υποβάλουν ερωτήσεις ή να συζητήσουν διάφορα θέματα. Αυτές οι προσφορές είναι μερικές φορές ανοικτές για αναθεώρηση και τροποποίηση μετά την υποβολή τους. Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP) είναι μια πρόταση σύμβασης που χρησιμοποιείται συνήθως για μια εξειδικευμένη υπηρεσία όπου είναι δύσκολο για έναν κάτοχο σύμβασης να υπολογίσει ένα συγκεκριμένο ποσό δολαρίου. Η εταιρεία ή ο οργανισμός που προσφέρει τη σύμβαση δίνει μια γενική ιδέα για τις υπηρεσίες που αναζητά στην αρχική της πρόταση. Οι υποψήφιοι των συμβάσεων συνήθως καλούνται να παρακολουθήσουν συναντήσεις πριν από την υποβολή προσφορών όπου συζητούνται και ορίζονται περαιτέρω οι απαιτήσεις της σύμβασης. Ο διαγωνιζόμενος υποβάλλει προσφορά, η οποία περιέχει τις προδιαγραφές για το έργο και ορίζει το ποσό του δολαρίου. Οι προσφορές σύμβασης RFP είναι συχνά ανοικτές για επαναδιαπραγμάτευση κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων και μετά τη σύναψη της σύμβασης.
Χρονικό πλαίσιο
Οι περισσότερες διαδικασίες υποβολής προσφορών αφορούν ένα χρονικό πλαίσιο που μπορεί να διαρκέσει για μερικές εβδομάδες έως μερικούς μήνες. Η συνήθης διαδικασία υποβολής προσφορών έχει ως εξής: 1. Η πρόταση για προσφορά διαφημίζεται δημόσια, συνήθως είτε σε εφημερίδες είτε σε ιστότοπο. Οι προτάσεις μπορούν να διαφημιστούν για μια εβδομάδα ή μέχρι ένα μήνα. Η πρόταση περιλαμβάνει τις προδιαγραφές της σύμβασης και παρέχει οδηγίες σχετικά με τον τρόπο λήψης ενός πακέτου προτάσεων. 2. Οι εταιρείες υποβάλλουν τις προσφορές τους. Μερικές φορές απαιτείται διάσκεψη πριν από την προσφορά, όπου τα δύο μέρη μπορούν να συναντηθούν και να συζητήσουν τα στοιχεία της σύμβασης. 3. Οι προσφορές ανοίγονται σε προκαθορισμένη ημερομηνία. Διαβάζουμε και η προσφορά που πλησιάζει περισσότερο τις απαιτήσεις της πρότασης στη χαμηλότερη τιμή απονέμεται στη σύμβαση. Ο νικητής του διαγωνισμού κοινοποιείται συνήθως μέσω επιστολής ανάθεσης.
Σκέψεις
Υπάρχουν πολλά σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν δημιουργείτε μια προσφορά επικοινωνίας. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να εξετάσετε είναι πώς το προφίλ της εταιρείας του προσφέροντα ταιριάζει στις ανάγκες του υποψήφιου πελάτη. Για παράδειγμα, οι περισσότερες ομοσπονδιακές και κρατικές κυβερνητικές υπηρεσίες εξετάζουν προσφορές που υποβάλλονται από εταιρείες που ανήκουν σε γυναίκες ή μειονότητες ενώπιον άλλων υποψηφίων. Λαμβάνουν επίσης υπόψη εταιρείες με μεγάλο εργατικό δυναμικό μειοψηφίας και εταιρείες από γεωγραφικές περιοχές που έχουν χαρακτηριστεί ζώνες οικονομικής ανάπτυξης. Άλλα πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την υποβολή μιας προσφοράς περιλαμβάνουν: τον εξοπλισμό που μπορεί να χρειαστεί να αγοραστεί ή η αξία απόσβεσης σε εξοπλισμό που ήδη ανήκει, τα χρονοδιαγράμματα πληρωμών, το κόστος εργασίας συμπεριλαμβανομένης της μισθοδοσίας, οι φόροι και τα οφέλη, τα γενικά έξοδα, περιθώριο. Σχεδόν όλα τα πακέτα προσφορών συμβολαίου πρέπει να περιέχουν αυτά τα στοιχεία, συνήθως σε αναλυτικό φύλλο προσφοράς. Ένα άλλο έντυπο που περιλαμβάνεται στις περισσότερες προσφορές συμβολαίου είναι μια επιπλέον εργασία και αλλαγή κατανομής. Σε αυτή τη μορφή, ο υποψήφιος πρέπει να εξετάσει τι συμβαίνει εάν υπάρχει επιπλέον εργασία που απαιτείται για την ολοκλήρωση του έργου που δεν ήταν λεπτομερής στην αρχική πρόταση. Ο πλειοδότης πρέπει να σχεδιάσει ένα σχέδιο που θα δίνει μια χονδρική εκτίμηση του κόστους και του χρόνου σε περίπτωση εμφάνισης τέτοιου γεγονότος ή εάν απαιτούνται ξαφνικά αλλαγές τελευταίας στιγμής.
Προειδοποίηση
Στις περισσότερες περιπτώσεις συμβάσεων προσφορών, ο χαμηλότερος πλειοδότης απολαμβάνει το συμβόλαιο, αλλά για πρώτη φορά εισέρχεται στη διαδικασία υποβολής προσφορών, πολλοί υποψήφιοι κάνουν συχνά το λάθος να μην υποβάλουν προσφορά σε μια πρόταση σύμβασης. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα η εταιρεία να χάσει χρήματα ή να μην είναι σε θέση να εκπληρώσει τις απαιτήσεις του έργου. Οι υποψήφιοι πρέπει να εξετάσουν προσεκτικά πόσο θα κοστίσει η σύμβαση από πλευράς εργατικού δυναμικού και προμηθειών, ενώ παραγωγοί θα εξακολουθήσουν να παράγουν περιθώριο κέρδους. Ένας τρόπος για να αποφύγετε την υποβολή προσφορών είναι να ερευνήσετε πόσο άλλες εταιρείες χρεώνουν να εκτελούν παρόμοιες υπηρεσίες. Στην περίπτωση των κρατικών συμβάσεων, οι οργανισμοί υποχρεούνται να δημοσιεύουν προηγούμενες συμβάσεις, οι οποίες επιτρέπουν στις εταιρείες να δουν πόσο άλλες εταιρείες έχουν υποβάλει προσφορές για παρόμοιες συμβάσεις.
