Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να γράψετε μια καλά κατασκευασμένη επιχειρησιακή επιστολή. Αν υποβάλλετε αίτηση για εργασία, ζητώντας μια συνάντηση ή αποστέλλοντας μια πρόταση, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε χρησιμοποιήσει τη σωστή μορφή επιστολής επιχείρησης και ότι η επιστολή σας είναι χωρίς λάθη και είναι σαφώς γραμμένη. Θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι φτάνει στο σωστό άτομο. Ένας καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να προσθέσετε μια "γραμμή προσοχής" στην επιστολή σας.
Πού πηγαίνει η γραμμή προσοχής;
Ένα επίσημο επιχειρησιακό γράμμα ξεκινά με το όνομα και τη διεύθυνσή σας στην επάνω αριστερή γωνία, μετά την ημερομηνία και στη συνέχεια τη διεύθυνση του παραλήπτη. Αν αποφασίσετε να συμπεριλάβετε μια γραμμή προσοχής, εισαγάγετε την αμέσως μετά τη δεύτερη διεύθυνση.
Μια γραμμή προσοχής είναι διαφορετική από μια γραμμή θέματος. Μια γραμμή προσοχής κατευθύνει το γράμμα σε έναν παραλήπτη είτε χρησιμοποιώντας το πλήρες όνομα τους είτε τον τίτλο τους. Είναι πολύ λογικό να χρησιμοποιείτε μια γραμμή προσοχής όταν γνωρίζετε μόνο τον τίτλο του παραλήπτη και όχι το πλήρες όνομά του.
Μια γραμμή θέματος, από την άλλη πλευρά, δηλώνει την πρόθεση της επιστολής. Ενίοτε, αυτά είναι χρήσιμα αν δεν γνωρίζετε το όνομα ή τον τίτλο του παραλήπτη. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή θέματος όπως: Θέμα: Επιστολή αίτησης για έναν διαχειριστή μάρκετινγκ.
Παράδειγμα γραμμής προσοχής
Η διάταξη μιας επιχειρηματικής επιστολής με μια γραμμή προσοχής μοιάζει με αυτό:
Παράδειγμα:
Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η σημερινή ημερομηνία
Το όνομα της εταιρείας
Διεύθυνση εταιρίας
Προσοχή: Διευθυντής Marketing
Η επιστολή θα ακολουθήσει.
Όταν χρειάζεστε μια γραμμή προσοχής
Υπάρχουν μερικοί λόγοι για τους οποίους μια γραμμή προσοχής είναι μια καλή ιδέα για μια επιχειρησιακή επιστολή.
- Δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που θα πρέπει να λάβει το γράμμα αλλά γνωρίζετε τον τίτλο του. Στην περίπτωση αυτή, η γραμμή προσοχής θα περιέχει μόνο τον τίτλο. Προσοχή: Διευθυντής Marketing
- Θέλετε την επιστολή να παραδοθεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο σε μια εταιρεία.
- Θέλετε η επιστολή να φτάσει πιο γρήγορα στον παραλήπτη.
Όταν μια γραμμή προσοχής δεν είναι απαραίτητη
Οι γραμμές προσοχής είναι πιο χρήσιμες αν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που θα πρέπει να λάβει την επιστολή σας. Στη συνέχεια, είναι λογικό να γράψετε Προσοχή: Διευθυντής Marketing. Θα φαινόταν ανόητο να γράψω Αγαπητέ Διευθυντή Μάρκετινγκ. Μια γραμμή προσοχής έχει μεγαλύτερη σημασία όταν χρησιμοποιείτε μόνο τον τίτλο.
Όταν γνωρίζετε το πλήρες όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη, είναι τυποποιημένο να παραλείψετε τη γραμμή προσοχής και να συμπεριλάβετε απλώς το όνομά τους και τον τίτλο τόσο στη γραμμή διευθύνσεων της εταιρείας όσο και στο χαιρετισμό.
Παράδειγμα:
Το όνομα και η διεύθυνσή σας
Ημερομηνία
Barry Botts
Διευθυντής Marketing
Όνομα και διεύθυνση της εταιρείας
Αγαπητέ κ. Botts:
Χρησιμοποιείτε μόνο γραμμές προσοχής όταν χρειάζεται. Δεν είναι συνήθης πρακτική, αλλά μπορεί να λειτουργήσει καλά αν δεν γνωρίζετε το όνομα ενός παραλήπτη αλλά γνωρίζετε τον τίτλο του.
