Οι επιστολές προτάσεων μπορούν να χρησιμεύσουν ως σημαντικά εργαλεία για την απόκτηση νέων πελατών, την έναρξη νέων έργων και την ανάπτυξη μιας επιχείρησης. Από τη διάταξη και τη σχεδίαση έως τη γλώσσα που χρησιμοποιείται στο έγγραφο, οι επιχειρηματίες πρέπει να εξετάσουν όλες τις πτυχές μιας πρότασης πριν την αποστείλουν στον προοριζόμενο παραλήπτη για να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα του εγγράφου. Ακριβώς όπως το άνοιγμα μιας τέτοιας επιστολής είναι κρίσιμο για να πάρει έναν αναγνώστη να διαβάσει ολόκληρο το περιεχόμενο, οι τελευταίες προτάσεις μιας επιστολής προτάσεων έχουν επίσης ιδιαίτερη σημασία, καθώς αυτές είναι οι τελευταίες λέξεις που ο αναγνώστης θα διαβάσει προτού να πάρει πιθανώς μια απόφαση.
Γράφοντας μια αποτελεσματική πρόταση
Για να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή προτάσεων, είναι χρήσιμο να ξεκινήσετε συγκεντρώνοντας όλες τις σχετικές πληροφορίες που σκοπεύετε να συμπεριλάβετε στο έγγραφο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει στατιστικά στοιχεία, στοιχεία προϋπολογισμού, ημερομηνίες, ορισμούς και τα διαπιστευτήρια της εταιρείας σας. Ίσως θελήσετε επίσης να ξεκινήσετε με ένα περίγραμμα, το οποίο είναι ένα εργαλείο γραφής που μπορεί να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε τις διάφορες κατηγορίες της πρότασής σας.
Η εισαγωγή της πρότασής σας πρέπει να προκαλέσει το ενδιαφέρον του αναγνώστη και πιθανόν να περιλαμβάνει ορισμένες βασικές πληροφορίες για την επιχείρησή σας και γιατί είναι ικανός να εκτελέσει το συγκεκριμένο έργο. Η εισαγωγή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια ευρεία επισκόπηση του θέματος της πρότασης, έτσι ώστε οι παραλήπτες να καταλάβουν τι πρόκειται να διαβάσουν και γιατί πρέπει να συνεχίσουν να διαβάζουν. Ορισμένες προτάσεις μπορούν επίσης να ξεκινήσουν με μια συνοπτική παρουσίαση, μια σύντομη επισκόπηση που συνοψίζει τα βασικά σημεία της πρότασης. Η συνοπτική παρουσίαση είναι χρήσιμη για τους παραλήπτες που είναι σύντομα στην ώρα τους, αλλά θέλουν να αποκτήσουν την αίσθηση της πρότασης.
Τα κύρια τμήματα της πρότασής σας θα διαφέρουν ανάλογα με το έργο, αλλά ενδέχεται να περιλαμβάνουν τμήματα που συζητούν τον προϋπολογισμό ή τις τιμές του έργου, το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα για το έργο και τους κινδύνους που σχετίζονται με το έργο. Μπορείτε επίσης να συζητήσετε τα υλικά που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου, το εργατικό δυναμικό ή τους τύπους εργαζομένων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου και τα προβλεπόμενα έσοδα ή τα αποτελέσματα που προκύπτουν από το έργο.
Είναι σημαντικό να προσαρμόσετε το έγγραφό σας στο συγκεκριμένο κοινό σας ενώ γράφετε μια πρόταση. Η γλώσσα που χρησιμοποιείτε ποικίλλει ανάλογα με την εμπειρογνωμοσύνη του κοινού καθώς και με το πόσο εξοικειωμένοι είναι με τις τεχνικές πτυχές του έργου.
Πριν αποστείλετε την πρόταση σε έναν αναγνώστη, επεξεργαστείτε προσεκτικά το έγγραφο και αφαιρέστε τυχόν ορθογραφικά λάθη, γραμματικά λάθη και πραγματικές ανακρίβειες. Ο τύπος και άλλα λάθη μπορούν να θεωρηθούν ως μη επαγγελματικά και μπορεί να οδηγήσουν στην απόρριψη της πρότασης.
Κλείνοντας μια Επιστολή Πρότασης
Η σύναψη μιας πρότασης είναι ένα κρίσιμο στοιχείο του γενικού εγγράφου. Όταν ο παραλήπτης τελειώσει την ανάγνωση της πρότασης, οι τελευταίες προτάσεις ή παραγράφους πρέπει να παραμείνουν στο μυαλό της. Ένα αποτελεσματικό συμπέρασμα μπορεί να βοηθήσει στη σφράγιση της συμφωνίας και να οδηγήσει τον αναγνώστη να συνεργαστεί με την εταιρεία σας. Ενώ άλλα μέρη της πρότασης είναι επίσης σημαντικά για να πάρουν την έγκριση για να προχωρήσουν μπροστά, είναι λογικό να αφιερώσουμε επιπλέον χρόνο στις τελευταίες προτάσεις για να διασφαλίσουμε ότι η πρόταση είναι πειστική.
Στο συμπέρασμα, εξετάστε την επανάληψη των σημείων κορυφής της πρότασης για να τονίσετε τις κύριες έννοιες, φροντίζοντας να μην επαναλάβετε κατά γράμμα αυτό που έχετε ήδη γράψει. Αυτή η τελική περίληψη πρέπει να παρέχει μια ανάλυση ή μια εξήγηση που να συνδέει όλα τα κύρια σημεία. Ίσως θελήσετε επίσης να ενθαρρύνετε τον παραλήπτη να συνεχίσει τη συνομιλία προσφέροντας απαντήσεις σε τυχόν ερωτήσεις ή να συζητήσετε την ιδέα σε βάθος αργότερα. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Παρακαλώ ενημερώστε μας αν έχετε επιπλέον ερωτήσεις - Θα ήμουν ευτυχής να απαντήσω σε αυτές." Ορισμένες προτάσεις αποτελεσματικών προτάσεων τελειώνουν επίσης με μια έκκληση για δράση, η οποία μπορεί να δημιουργήσει μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης και έναν λόγο για τον παραλήπτη να προχωρήσει με την πρόταση. Ένα παράδειγμα παρότρυνσης για δράση είναι: "Ξεκινήστε σήμερα το έργο αυτό, επικοινωνώντας με την ομάδα μας".
