Μια επιστολή πρότασης είναι μια συντομότερη έκδοση μιας συνολικής πρότασης που είναι γραμμένη σε μορφή επιστολής. Σύμφωνα με το Γραφείο Επιχορηγήσεων του Κολλεγίου William & Mary, αποστέλλεται συνήθως να επιλέξει ιδιωτικούς χορηγούς. Μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως μια προκαταρκτική πρόταση για κυβερνητικούς οργανισμούς χρηματοδότησης, οι οποίοι συχνά εκδίδουν αιτήματα για προτάσεις επιστολών για να εκτιμήσουν το ενδιαφέρον και τις ικανότητες των εργολάβων. Η επιστολή της πρότασης θα πρέπει να συλλάβει το ενδιαφέρον του δυνητικού πελάτη, ξεκινώντας από την εισαγωγή.
Προσδιορίστε τον οργανισμό σας. Αναφέρετε συνοπτικά γιατί θα είχατε τα προσόντα να εργαστείτε στο έργο του πελάτη. Για παράδειγμα, αν η επιστολή σας αφορά σχέδιο κατασκευής, μιλήστε για το ρόλο σας ως υπεργολάβου σε ένα ή δύο πρόσφατα έργα. Εάν η επιστολή σας αφορά ερευνητική επιχορήγηση, δηλώστε την εμπειρία σας. Για παράδειγμα, εάν υποβάλετε αίτηση για επιχορήγηση από πρακτορείο μεταφορών, παραθέστε την εμπειρία σας σε συναφή ερευνητικά έργα, όπως ασφάλεια γέφυρας και ασφάλεια αυτοκινητοδρόμων.
Αρχίστε με ένα ενδιαφέρον γεγονός ή στατιστικό. Αυτή η τεχνική είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν υποβάλλετε αίτηση χρηματοδότησης της έρευνας. Ωστόσο, πρέπει να έχει σημασία. Για παράδειγμα, εάν η επιστολή της πρότασής σας σχετίζεται με έρευνα σχετικά με τη χρήση κινητού τηλεφώνου, δεν αναφέρουμε στατιστικά στοιχεία για την υπερθέρμανση του πλανήτη. Χρησιμοποιήστε αξιόπιστες πηγές για τα δεδομένα σας, όπως κυβερνητικές ιστοσελίδες και επιστημονικά περιοδικά.
Ξεκινήστε με ερωτήσεις που θα απαντήσει η πρότασή σας. Η εισαγωγή είναι η πρώτη και ενδεχομένως η καλύτερη πιθανότητα να πεισθούν οι πιθανοί φορείς χρηματοδότησης ότι η έρευνά σας θα καλύψει μια απτή ανάγκη στην επιστημονική κοινότητα. Αν υποβάλετε μια επιστολή που δεν ζητήθηκε από έναν δυνητικό πελάτη του ιδιωτικού τομέα, θέστε ερωτήματα, όπως "Θα θέλατε να μειωθεί το κόστος προμηθειών κατά 10 τοις εκατό;" ή "Πώς θα επωφεληθεί η επιχείρησή σας από 24 ώρες το 24ωρο κατά την παραγγελία εκπαίδευση;" Στη συνέχεια, περιγράψτε πώς μπορεί η εταιρεία σας να χρησιμοποιήσει την τεχνογνωσία της για να απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις.
Γράψτε στο πρώτο πρόσωπο. Για παράδειγμα, γράψτε "Η εταιρεία μας έχει εμπειρία στο σχεδιασμό προγραμμάτων κατάρτισης μέσω διαδικτύου για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Μπορούμε να βοηθήσουμε την εταιρεία σας να επιτύχει οικονομικά αποδοτική 24ωρη υπηρεσία κατά παραγγελία για τους υπαλλήλους και τους πελάτες σας."
Να είστε σύντομος. Σύμφωνα με την ιστοθέση του Ινστιτούτου Τεχνολογίας του Massachusetts για την γραφή και τις ανθρωπιστικές μελέτες, μια συζήτηση σχετικά με υλικό που σχετίζεται με απομακρυσμένες περιοχές μπορεί να συγχέει και να φέρει τους αναγνώστες σας.
