Σύμφωνα με το Business Dictionary, ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένα "ηλεκτρονικό σύστημα σχεδιασμένο να οργανώνει και να διαχειρίζεται έγγραφα. Αυτά τα έγγραφα συνήθως οργανώνονται με λογισμικό, το οποίο παρέχει στον χρήστη τη δυνατότητα πρόσβασης, τροποποίησης και κεντρικής αποθήκευσης των εγγράφων. "Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συχνά αυτά τα συστήματα για να μετατρέψουν τα ιστορικά έγγραφα σε ηλεκτρονικά αρχεία για εύκολη αναφορά και να μειώσουν το χώρο αποθήκευσης. Οι περισσότερες εταιρείες παράγουν κάποιο είδος γραφικής εργασίας που σχετίζεται με τις δραστηριότητές τους. Η εύρεση του καλύτερου τρόπου διαχείρισης αυτών των εγγράφων μπορεί να βελτιώσει την εσωτερική ροή εργασίας της εταιρείας.
Ελέγξτε τα εισερχόμενα σημεία για επιχειρηματικά έγγραφα. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές θα πρέπει να καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο τα έγγραφα εισέρχονται στην εταιρεία τους και να αποφασίσουν πώς να τα καταγράψουν καλύτερα ηλεκτρονικά.
Εφαρμογή λογισμικού για την καταγραφή πληροφοριών ηλεκτρονικά. Οι εταιρείες μπορούν να ζητήσουν από εξωτερικά μέρη - όπως πωλητές, προμηθευτές ή παρόμοιες ομάδες - να στέλνουν πληροφορίες ηλεκτρονικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ιστοσελίδων. Αυτό επιτρέπει στις εταιρείες να φορτώσουν απευθείας τις πληροφορίες σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να σαρώσουν έγγραφα χαρτιού σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης. Αφού ο υπάλληλος ολοκληρώσει την αποστολή του, οι διαχειριστές μπορούν να απαιτήσουν να σαρώσει όλες τις σχετικές πληροφορίες στον υπολογιστή ή την αποθήκευση του διακομιστή της εταιρείας. Ο εργαζόμενος μπορεί στη συνέχεια να αποκόψει το πρωτότυπο για τη διάθεση ευαίσθητων πληροφοριών.
Δημιουργήστε ένα σύστημα εύρεσης εγγράφων. Η δυνατότητα ταχείας ανεύρεσης αποθηκευμένων εγγράφων μπορεί να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνει ένας εργαζόμενος στην αναζήτηση ιστορικών πληροφοριών. Οι εταιρείες θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα πρότυπο ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης για άτομα που θα αποθηκεύουν και θα βρίσκουν πληροφορίες αργότερα.
Συμβουλές
-
Οι εταιρείες μπορούν να αποφασίσουν να αναθέσουν σε τρίτους το σύστημα διαχείρισης εγγράφων τους. Οι επιχειρήσεις μπορούν να ειδικεύονται στην αποθήκευση πληροφοριών, έτσι ώστε μια επιχείρηση δεν χρειάζεται άφθονο χώρο για φυσικό αποθηκευτικό χώρο για έγγραφα.
Προειδοποίηση
Ενώ τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων παρέχουν πολλά οφέλη για μια εταιρεία, μπορούν επίσης να έχουν μειονεκτήματα. Οι εταιρείες πρέπει να είναι σε θέση να εξασφαλίζουν ηλεκτρονικές πληροφορίες από κατάχρηση ή απάτη κατά τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των πληροφοριών για την προστασία από την αποτυχία του υπολογιστή ή του διακομιστή.
