Οι υπάλληλοι λογιστών χειρίζονται πολλή γραφική εργασία και χωρίς σύστημα αρχειοθέτησης, το γραφείο μπορεί να γίνει γρήγορα ένα χάος. Είναι κοινό για τα λογιστικά τμήματα να έχουν πολλά καταψύκτες αρχειοθέτησης, συμπεριλαμβανομένων κλειδωμένων, για τη διαφύλαξη μισθοδοσίας και άλλων εμπιστευτικών πληροφοριών. Η πρόσβαση σε οικονομικούς φακέλους και δεδομένα πρέπει να είναι περιορισμένη - τα γραφεία δεν πρέπει να βρίσκονται σε δημόσιους χώρους. Η εφαρμογή ενός συστήματος αρχειοθέτησης στο γραφείο λογιστικής παρουσιάζει ορισμένες προκλήσεις, αλλά μπορεί να γίνει με επιτυχία και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα του τμήματος.
Ρυθμίστε δύο είδη αρχείων. Ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης ή συρτάρι είναι για καθημερινά αρχεία, τα οποία συνήθως αποθηκεύονται μακριά μετά το τέλος του έτους. Αυτοί οι φάκελοι περιλαμβάνουν τα περισσότερα από τα έξοδα και τα έσοδα σας. Ο δεύτερος τύπος αρχείων αφορά την αποθήκευση μόνιμων ή μακροπρόθεσμων αντικειμένων που πρέπει να έχουν πρόσβαση με την πάροδο του χρόνου. Παραδείγματα θα είναι τα αρχεία για τις πολιτικές και τις διαδικασίες, τα συμβόλαια, τα πάγια περιουσιακά στοιχεία, τα ασφαλιστήρια συμβόλαια και άλλα έγγραφα που δεν μπορούν να αποσυρθούν μετά το τέλος του έτους.
Τεκμηρίωση αρχείων ανά τύπο. Τα έξοδα κατατίθενται χωριστά από την υπηρεσία μισθοδοσίας και άλλους τομείς λογιστικής. Μην αναμιγνύετε και ταιριάζετε. Εάν ορισμένες συναλλαγές ανήκουν σε περισσότερες από μία περιοχές, όπως δαπάνες και πάγια περιουσιακά στοιχεία, δημιουργήστε αντίγραφα των εγγράφων και τοποθετήστε την τεκμηρίωση και στα δύο αρχεία. Τα έξοδα μπορούν να κατατεθούν αλφαβητικά, από τα ονόματα των πωλητών, ενώ τα αρχεία παγίων στοιχείων μπορούν να ταξινομηθούν ανά ημερομηνίες αγοράς. Ανάλογα με την επιχείρησή σας, το αντίτιμο εισοδήματος κατατίθεται βάσει ημερομηνίας παραλαβής ή ημερομηνίας κατάθεσης για τη διευκόλυνση των τραπεζικών συμφωνιών αργότερα.
Χρησιμοποιήστε διαφορετικά χρώματα με τα αρχεία σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταθέσετε όλες τις δαπάνες σας σε κόκκινους φακέλους, εισοδήματα με πράσινο χρώμα και συμβόλαια σε κίτρινους φακέλους. Αν ψάχνετε για ένα στοιχείο εισοδήματος, πηγαίνετε κατ 'ευθείαν στους πράσινους φακέλους, εξοικονομώντας χρόνο και ενέργεια. Εάν βλέπετε ένα κόκκινο αρχείο γύρω, μπορείτε να το μετακινήσετε στο σωστό ντουλάπι αρχειοθέτησης χωρίς προβλήματα ή καθυστερήσεις. Ο συντονισμός χρώματος καθιστά εύκολη την αρχειοθέτηση.
Συμβουλές
-
Δημιουργήστε ένα καυτό αρχείο όπου τοποθετείτε αντικείμενα που χρειάζονται την άμεση προσοχή σας και κρατήστε τα στο γραφείο σας.
