Κατά τη δημιουργία ενός λογιστικού συστήματος, οι επιχειρήσεις και οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις πρέπει να δημιουργήσουν ένα πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου. Η εσωτερική διαδικασία ελέγχου βοηθά να διασφαλιστεί ότι το σύστημα λειτουργεί καλά και ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι υπάλληλοι εκτελούν όπως αναμένεται. Έχοντας μια τέτοια βασική επιχειρηματική λειτουργία παρέχει εύλογη βεβαιότητα μειώνοντας την πιθανότητα των λαθών και διασφαλίζοντας τα περιουσιακά στοιχεία του οργανισμού. Λόγω της σπουδαιότητάς τους, οι εταιρείες κάνουν καλά να εξετάσουν τις θεμελιώδεις αρχές του εσωτερικού ελέγχου.
Ευθύνες
Οι επιχειρήσεις πρέπει να καθορίζουν σαφώς τις ευθύνες. Η ανάθεση συγκεκριμένων αρμοδιοτήτων στα άτομα εξασφαλίζει ότι κατανοούν το ρόλο τους στη διατήρηση του εσωτερικού ελέγχου. Αν μια ευθύνη εσωτερικού ελέγχου παραβλέπεται με συνέπεια, ένα αποτελεσματικό σύστημα εσωτερικού ελέγχου θα καταστήσει σαφές ποιος δεν εκπληρώνει μια αποστολή.
Τήρηση αρχείων
Η μνήμη δεν είναι ένα αλάθητο εργαλείο, ειδικά όταν πρόκειται για μεγάλες ποσότητες πληροφοριών ή συναλλαγών. Η ύπαρξη σωστών διαδικασιών τήρησης αρχείων θα επιτρέψει στις εταιρείες να έχουν ακριβές ιστορικό συναλλαγών στο χέρι. Τέτοια ιστορικά δεδομένα επιτρέπουν στην εταιρεία να αναφερθεί σε αυτήν αργότερα, εάν ανακαλυφθεί κάποιο πρόβλημα ή εάν χρειάζεται διευκρίνιση.
Ασφάλιση και Σύνδεση
Δυστυχώς, ακόμη και το καλύτερο σύστημα εσωτερικού ελέγχου δεν μπορεί να αποτρέψει την απώλεια ενός περιουσιακού στοιχείου. Με την ασφάλιση των περιουσιακών στοιχείων και τη σύνδεση των εργαζομένων, ένας οργανισμός μπορεί να είναι σίγουρος ότι θα επιστραφεί για την αξία ενός περιουσιακού στοιχείου εάν το περιουσιακό στοιχείο κλαπεί ή άλλως υπεξαιρεθεί.
Εγγραφές στοιχείων και φύλαξη περιουσιακών στοιχείων
Σε ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου, τα άτομα που έχουν φυσική πρόσβαση σε μετρητά και άλλα περιουσιακά στοιχεία δεν είναι τα ίδια άτομα που τηρούν τα αρχεία που σχετίζονται με αυτό το περιουσιακό στοιχείο. Εάν, για παράδειγμα, ο υπεύθυνος για τη διατήρηση των μικροσκοπικών ταμειακών εγγραφών ήταν το ίδιο πρόσωπο που είχε το κλειδί για το μικροσκοπικό κουτί, θα ήταν εύκολο για το πρόσωπο αυτό να βοηθήσει τον εαυτό του με τα μετρητά παράλληλα με την παραποίηση του ρεκόρ μετρητών. Το άτομο που τηρεί μητρώα περιουσιακών στοιχείων δεν πρέπει να μπορεί να έχει πρόσβαση φυσικά στα στοιχεία που παρακολουθεί.
Ευθύνη Σχετικών Συναλλαγών
Μερικές φορές, πρέπει να ολοκληρωθούν πολλές εργασίες για να ολοκληρωθεί μια ενιαία συναλλαγή. Σε αυτή την περίπτωση, είναι σημαντικό οι διαφορετικοί υπάλληλοι να εκτελούν κάθε μία ξεχωριστά καθήκοντα που συνθέτουν τη συναλλαγή. Αυτό εξασφαλίζει ότι περισσότερα από ένα άτομα συμμετείχαν στην ολοκλήρωση της εργασίας, αυξάνοντας τις πιθανότητες να ανακαλυφθούν τυχόν λάθη ή δόλιες πράξεις.
Τεχνολογικοί έλεγχοι
Οι συναγερμοί συναγερμού, τα ηλεκτρονικά πληκτρολόγια και άλλα χαρακτηριστικά ασφαλείας που βασίζονται στην τεχνολογία μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να προστατεύσουν τα περιουσιακά τους στοιχεία. Η τεχνολογία μπορεί συχνά να πάει εκεί όπου οι άνθρωποι δεν μπορούν και μπορούν να είναι στη δουλειά 24 ώρες την ημέρα χωρίς να απαιτούν επιπλέον αμοιβές ή διαλείμματα. Οι έξυπνες εταιρείες αυξάνουν τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου τους με κατάλληλη και οικονομικά αποδοτική τεχνολογία.
Ανεξάρτητη επισκόπηση
Οι εταιρείες πρέπει να επανεξετάζουν τακτικά τα συστήματά τους εσωτερικού ελέγχου. Αυτό θα πρέπει να γίνει από ένα άτομο που δεν εκτέλεσε κανένα από τα έργα που ελέγχονται. Ένας ανεξάρτητος εκτιμητής μπορεί να αναφέρει αντικειμενικά το έργο που επιτελείται καθ 'όλη τη διαδικασία εσωτερικού ελέγχου και δεν έχει λόγο να καλύψει τα λάθη ή να είναι υπερβολικά αισιόδοξος σχετικά με τις διαδικασίες ελέγχου.
