Όταν εκτελείτε μια επιχείρηση, είναι σημαντικό να έχετε μια σαφή κατανόηση του ισολογισμού της εταιρείας σας. Η προπληρωμένη ασφάλιση, για παράδειγμα, θα καταχωρηθεί στην κατηγορία Ενεργητικό. Αντιπροσωπεύει τα ασφάλιστρα που έχουν καταβληθεί εκ των προτέρων. Δεδομένου ότι το κόστος κάλυψης κατανέμεται σε πολλά χρόνια, μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Για το λόγο αυτό, πολλοί λογιστές χρησιμοποιούν φύλλα εργασίας για να παρακολουθούν αυτούς τους αριθμούς και να αποτρέπουν τυχόν σφάλματα στον ισολογισμό των προπληρωμένων εξόδων.
Τι είναι η προπληρωμένη ασφάλιση;
Ορισμένες εταιρείες επιλέγουν να πληρώσουν ασφάλιστρα εκ των προτέρων, όπως για το επόμενο έτος. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά επιλέγουν αυτήν την επιλογή επειδή τους επιτρέπουν να πραγματοποιήσουν εξοικονόμηση πόρων. Το ίδιο ισχύει για τα περισσότερα προπληρωμένα έξοδα, όπως το μίσθωμα. Για παράδειγμα, εάν πληρώνετε μίσθωμα για το γραφείο σας εκ των προτέρων, ενδέχεται να λάβετε έκπτωση ή να επωφεληθείτε από πρόσθετες κρατήσεις.
Σε περίπτωση προπληρωμής ασφάλισης, το ποσό αυτό καταχωρείται συνήθως στον ισολογισμό της εταιρείας. Σε αυτήν την περίπτωση, ο λογιστής σας θα δημιουργήσει μια καταχώρηση περιοδικού ενοικίου που περιλαμβάνει:
- Λογαριασμός προπληρωμένου ενοικίου (ως χρέωση)
- Μετρητά (ως πίστωση)
Αρχικά, το προπληρωμένο μίσθωμα ή η ασφάλιση θα καταγράφονται ως περιουσιακό στοιχείο. Καθώς λήγει, θα καταγράφεται ως έξοδο.
Πώς λειτουργεί η λογιστική προπληρωμής
Η προπληρωμένη ασφάλιση καταχωρείται ως τρέχον περιουσιακό στοιχείο αφού δεν θα καταναλωθεί μέχρι την επόμενη περίοδο. Αν έχετε πληρώσει για αρκετά χρόνια εκ των προτέρων, θεωρείται μακροπρόθεσμο στοιχείο. Καθώς η κάλυψη "καταναλώνεται" κάθε μήνα ή κάθε λογιστική περίοδο, θα μεταφερθεί σταδιακά στην καταχώρηση περιοδικών προπληρωμένων εξόδων. Βασικά, δεν θα θεωρείται πλεονέκτημα, αλλά δαπάνη.
Οι περισσότεροι λογιστές προτιμούν να μην καταγράφουν μικρές δαπάνες στον ισολογισμό των προπληρωμένων εξόδων, καθώς είναι δύσκολο να εντοπιστούν με την πάροδο του χρόνου. Αντίθετα, χρεώνουν τα εναπομένοντα υπόλοιπα μόλις φτάσουν σε κάποιο ελάχιστο επίπεδο ή στο τέλος κάθε λογιστικής περιόδου.
Καταγραφή σε ισολογισμό
Δεδομένου ότι τα προπληρωμένα έξοδα δεν έχουν ακόμη πραγματοποιηθεί, καταχωρούνται ως στοιχεία ενεργητικού. Ο λογιστής σας θα δημιουργήσει μια εγγραφή προσαρμογής για αυτές τις δαπάνες για να τις μετακινήσετε από την ενότητα Στοιχεία ενεργητικού σε Έξοδα. Η προπληρωμένη ασφάλιση και το προπληρωμένο ενοίκιο, για παράδειγμα, εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή.
Μπορείτε επίσης να πληρώσετε εκ των προτέρων για ηλεκτρικό ή γραφείο και να τα καταγράψετε ως περιουσιακά στοιχεία. Καθώς χρησιμοποιείτε αυτές τις υπηρεσίες, πρέπει να τις μεταφέρετε στον ισολογισμό των προπληρωμένων εξόδων. Οι οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας σας δεν επηρεάζονται από την αρχική εγγραφή για προπληρωμένα έξοδα.
Παράδειγμα προπληρωμένης ασφάλισης
Τα Widgets της Wilson απασχολούν 10 άτομα. Η ασφαλιστική εταιρεία τους δίνει μια έκπτωση για την προπληρωμή των ασφαλίστρων τους. Πληρώστε νωρίτερα και το κόστος είναι $ 1.000 / έτος. Αυτό τους εξοικονομεί $ 300 ανά υπάλληλο ετησίως, οπότε ο Wilson πληρώνει τον λογαριασμό των 10.000 δολαρίων κάθε οικονομικό έτος. Στις αρχές του έτους, ο Wilson καταγράφει 10.000 δολάρια ως τρέχον περιουσιακό στοιχείο. Κάθε μήνα μεταφέρει $ 834, ή το 1/12 του συνόλου, στην καταχώριση των προπληρωμένων εξόδων και καταργεί το ίδιο ποσό από τη στήλη των τρεχόντων στοιχείων.
