Η καταγραφή κινήσεων στις συναντήσεις αποτελεί ουσιαστικό μέρος της διαδικασίας διαχείρισης κάθε οργανισμού. Το έργο μπορεί να είναι κουραστικό, αλλά σημαντικό. Εναπόκειται στον γραμματέα της συνάντησης να αναγνωρίσει ότι δεν είναι σημαντικό να καταγράψουμε όλα όσα ειπώθηκαν, μόνο ό, τι έγινε ή αποφασίστηκε στη συνάντηση. Οι κινήσεις είναι ιδιαίτερα σημαντικές επειδή παρέχουν μια σταθερή βάση για μεταγενέστερη δράση και ακόμη και οι άνθρωποι που συμμετείχαν στη συνάντηση ενδέχεται να χρειαστεί να επιστρέψουν και να συμβουλευτούν τα πρακτικά για να θυμούνται ακριβώς τι συμφώνησαν να κάνουν.
Καταγράψτε τα βασικά δεδομένα σχετικά με τη σύσκεψη, ιδίως την ημερομηνία και τα ονόματα των συμμετεχόντων. Σημειώστε όποιον απουσίαζε και την παρουσία οποιουδήποτε με πληρεξουσιότητα εξουσίας που εκπροσωπεί εκείνα τα απούσα μέλη της επιτροπής.
Καταγράψτε τις τυπικές διαδικασίες που ακολουθεί η επιτροπή, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως επιβεβαίωση των πρακτικών της προηγούμενης συνεδρίασης, ένα άνοιγμα μηνύματος (σημειώστε ποιος έδωσε το μήνυμα, όχι το περιεχόμενο του μηνύματος) και ούτω καθεξής. Σημειώστε επίσης εάν αυτή ήταν μια τακτική προγραμματισμένη συνάντηση ή αν ήταν μια ειδική σύνοδος που συγκλήθηκε για ασυνήθιστο σκοπό όπως μια συνάντηση έκτακτης ανάγκης για τον προϋπολογισμό.
Επισημάνετε την αρχή μιας κίνησης τοποθετώντας με κεφαλαία γράμματα ή υπογραμμίζοντας τη λέξη "MOTION", ακολουθούμενη από το όνομα του προσώπου που πρότεινε την κίνηση (για παράδειγμα, "MOTION by Colonel Mustard").
Καταγράψτε την κίνηση ακριβώς όπως αναφέρθηκε. Η κίνηση μπορεί να παρουσιαστεί με πλάγιους χαρακτήρες. Εάν υπάρχει συζήτηση σχετικά με την ακριβή διατύπωση της πρότασης πριν από την ψηφοφορία, δεν καταγράφεται η συζήτηση, απλώς παρουσιάστε την ακριβή γλώσσα της τελικής έκδοσης της πρότασης (για παράδειγμα, "MOTION από τον συνταγματάρχη Mustard: η επιτροπή αποφασίζει να επίσημα καταδικάζει τον καθηγητή Plum για την απειλή του κ. Green με το κηροπήγιο. ")
Καταγράψτε τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας. Οι επιτροπές μπορούν να επιλέξουν να καταγράψουν τον τρόπο με τον οποίο όλοι στην επιτροπή ψήφισαν (ναι, κανείς, απέχουν), τον αριθμό χωρίς ατομικές αποφάσεις (πέρασαν από 5 σε 3) ή απλώς το αποτέλεσμα.
