Πολλές επιχειρήσεις που δεν είναι σε μετρητά μεταφέρουν λογαριασμούς εισπρακτέους στα βιβλία τους. Πρόκειται για ποσά που οι πελάτες οφείλουν στην επιχείρηση και συνήθως αναγνωρίζονται ως έσοδα στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι δύσκολη και συχνά λαμβάνουν χρήματα που δεν μπορούν εύκολα να εφαρμοστούν σε έναν λογαριασμό πελάτη. Οι διαδικασίες σε αυτόν τον τομέα καθορίζουν τεχνικές για να καταστήσουν το έργο αυτό πιο εξορθολογισμένο και λιγότερο χρονοβόρο.
Διαδικασία 1: Ταμεία κατάθεσης
Καταθέστε όλες τις επιταγές και τα μετρητά που έχετε εισπράξει, ακόμα και αν δεν μπορούν να ταυτοποιηθούν με τους πελάτες στο σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών. Διαδικασία πληρωμής πιστωτικών καρτών αμέσως. Θα μπορούσατε να σημειώσετε στο δελτίο κατάθεσης σχετικά με την άγνωστη επιταγή για να τεκμηριώσετε την κατάσταση. Αντίγραφα των δελτίων κατάθεσης είναι συνήθως διαθέσιμα στο διαδίκτυο, αλλά όχι τα στοιχεία κατάθεσης. Δημιουργήστε αντίγραφα των στοιχείων που δεν μπορούν να εντοπιστούν αμέσως και καταγράψτε τα κατά ημερομηνία παραλαβής.
Διαδικασία 2: Έρευνα
Σηκώστε το αρχείο με τα παλαιότερα αντικείμενα και επεξεργαστείτε τα πρώτα. Προσπαθήστε να βρείτε παρόμοια ονόματα στο σύστημα. το όνομα του πελάτη θα μπορούσε να έχει ορθογραφικά. Θα μπορούσατε να αναζητήσετε όλα τα ανοικτά τιμολόγια που αντιστοιχούν στο ποσό της πληρωμής ή κάποια άλλη συγκεκριμένη λεπτομέρεια σχετικά με την πληρωμή. Ορισμένα τμήματα λογιστικής έχουν αρχεία για μη αναγνωρισμένα στοιχεία που έχουν επιλυθεί, ώστε εάν λάβετε άλλο έλεγχο από τον ίδιο πελάτη, δεν χρειάζεται να χάσετε το χρόνο σας με προβλήματα ταυτοποίησης.
Διαδικασία 3: Επικοινωνήστε με το Τμήμα Πωλήσεων
Επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους του τμήματος πωλήσεων και ζητήστε πληροφορίες σχετικά με πληρωμές που δεν μπορούν να αντιστοιχιστούν στο σύστημα. Δεδομένου ότι οι απαιτήσεις προέρχονται από το τμήμα πωλήσεων, οι πωλητές είναι πιθανό να θυμούνται την πώληση και να είναι σε θέση να σας παρέχουν κάποιες χρήσιμες πληροφορίες.Τα χρήματα θα μπορούσαν να είναι μια προκαταβολή επί μιας πώλησης που δεν έχει ακόμη αναγνωριστεί και, εάν συμβαίνει αυτό, το τμήμα πωλήσεων πρέπει να δημιουργήσει την απαίτηση στο σύστημα. Εάν διαπιστώσετε ότι εισπράχθηκαν κεφάλαια για πώληση που δεν συνδέεται με το τμήμα πωλήσεων, ενημερώστε την εμπλεκόμενη υπηρεσία και τον υπεύθυνο λογιστών.
Διαδικασία 4: Ειδικός λογαριασμός
Δημιουργήστε έναν ειδικό λογαριασμό γενικού μητρώου που θα χρησιμοποιείται για τις μη αναγνωρισμένες απαιτήσεις. Αυτός ο λογαριασμός δημιουργείται συχνά ως υποχρέωση με πιστωτικό υπόλοιπο. Όταν λαμβάνετε μια άγνωστη πληρωμή, χρεώνετε μετρητά και πιστώνετε τον λογαριασμό μη αναγνωρισμένων εισπρακτέων. Αφού προσδιορίσετε τον πελάτη που θα χρησιμοποιήσει τα χρήματα, θα μπορούσατε να αντιστρέψετε την καταχώριση του ημερολογίου και να εισάγετε τα δεδομένα στην ενότητα εισπρακτέα. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πιστωτικό σημείωμα για να πιστώσετε την απαίτηση και να μηδενίσετε την υποχρέωση.
Διαδικασία 5: Επικοινωνήστε με τον Πελάτη
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε απαίτηση στο τμήμα πωλήσεων, το επόμενο βήμα είναι να επικοινωνήσετε με τον πελάτη και να προσπαθήσετε να λάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τις πωλήσεις. Μερικές φορές ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης μπορεί να χρησιμοποιήσει το δικό του όνομα για την πώληση αλλά πληρώνει με επιταγή επιχείρησης, η οποία δεν μπορεί να συνδυαστεί με κανένα λογαριασμό. Εάν ένας αριθμός τηλεφώνου δεν βρίσκεται στον έλεγχο, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το Internet για να βρείτε πληροφορίες επικοινωνίας. Να είστε βέβαιος να έχετε τον έλεγχο ή ένα αντίγραφο της επιταγής μπροστά σας όταν μιλάτε στον πελάτη για να σας επιτρέψει να δώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες.
Διαδικασία 6: Νέα εισπρακτέα
Εάν μετά από εύλογο χρονικό διάστημα δεν μπορείτε να βρείτε τον πελάτη στο σύστημά σας, ζητήστε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας άδεια για να δημιουργήσετε μια νέα απαίτηση στο σύστημα, προσθέστε μια σημείωση σχετικά με την κατάσταση και εφαρμόστε την επιταγή προς αυτόν τον νέο λογαριασμό. Ανάλογα με το ποσό της επιταγής, δεν αξίζει να δαπανηθείτε περισσότερο από μία ώρα προσπαθώντας να χρησιμοποιήσετε τα χρήματα στον κατάλληλο λογαριασμό. Αν έχετε πάρα πολλά από αυτά τα στοιχεία, συναντήστε με το προσωπικό του τμήματος πωλήσεων για να προσδιορίσετε τι είναι πίσω από αυτό το πρόβλημα και προσπαθήστε να το διορθώσετε.
